Trọng tài thương mại và bảo mật thông tin

Tháng tám 6, 2024

1. Quy định về bảo mật trong Trọng tài thương mại

Tính bảo mật cũng là tập quán trọng tài truyền thống và được tôn trọng rộng rãi ở các quốc gia khác nhau, đã được quy định tại văn bản pháp luật liên quan và tại hầu hết quy tắc tố tụng trọng tài của các tổ chức trọng tài trong nước và quốc tế. Tại Việt Nam, về quy định của luật, điều 4 “Nguyên tắc giải quyết tranh chấp bằng trọng tài” của Luật trọng tài thương mại năm 2010 (LTTTM), khoản 4 quy định: “Giải quyết tranh chấp bằng Trọng tài được tiến hành không công khai, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác”, và tại khoản 5 điều 21 “Quyền và nghĩa vụ của Trọng tài viên” quy định trọng tài viên có nghĩa vụ: “Giữ bí mật nội dung vụ tranh chấp mà mình giải quyết, trừ trường hợp phải cung cấp thông tin cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật”.

Nội dung bảo mật trong trọng tài có thể hiểu bao gồm: (1) Các bên tranh chấp là cá nhân, cơ quan, tổ chức Việt Nam hoặc nước ngoài tham gia tố tụng trọng tài với tư cách nguyên đơn, bị đơn. Tố tụng trọng tài không có bên có quyền và nghĩa vụ có liên quan, không có bên thứ ba; (2) Tổ chức trọng tài quy chế hoặc hội đồng trọng tài vụ việc, trọng tài viên, các bên trong vụ tranh chấp có nghĩa vụ bảo mật toàn bộ quá trình tố tụng trọng tài, không công khai. Bao gồm đơn khởi kiện, hồ sơ khởi kiện của nguyên đơn, bản tự bảo vệ, đơn kiện lại của bị đơn chỉ được gửi đến bên kia (bị đơn hoặc nguyên đơn), gửi đến hội đồng trọng tài giải quyết vụ tranh chấp thông qua ban thư ký của tổ chức trọng tài; (3) Thành phần tham dự phiên họp giải quyết vụ tranh chấp chỉ có nguyên đơn, bị đơn và/hoặc người đại diện của họ. Các bên có quyền mời người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp, mời người làm chứng tham gia phiên họp giải quyết vụ tranh chấp, nhưng phải thông báo cho hội đồng trọng tài giải quyết vụ tranh chấp vào trước ngày mở phiên họp giải quyết vụ tranh chấp. Hội đồng trọng tài tự mình hoặc theo yêu cầu của các bên, có quyền mời tổ chức, cá nhân giám định, định giá tài sản và chuyên gia tham dự phiên họp giải quyết vụ tranh chấp. Trong trường hợp có sự đồng ý của các bên, hội đồng trọng tài có thể cho phép những người khác tham dự phiên họp giải quyết vụ tranh chấp. Nội dung này thể hiện, hội đồng trọng tài tôn trọng quyền bảo mật thông tin theo thỏa thuận của các bên trong quá trình tố tụng trọng tài; (4) Trọng tài viên có nghĩa vụ bảo mật nội dung vụ tranh chấp mà mình giải quyết, trừ trường hợp phải cung cấp thông tin cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Trọng tài viên phải tuyên bố về tính độc lập, vô tư của mình trong quá trình giải quyết vụ tranh chấp. Trong quá trình tố tụng trọng tài, trọng tài viên không được gặp hoặc liên lạc riêng với bất kỳ bên nào; không bên nào được gặp hoặc liên lạc riêng với trọng tài viên để trao đổi các vấn đề liên quan đến vụ tranh chấp. Qui định này giúp cho tố tụng trọng tài được bảo mật hơn, vô tư và minh bạch hơn. Đây cũng là điểm khác biệt căn bản với tố tụng dân sự tại tòa án, theo Bộ luật tố tụng dân sự hiện hành thẩm phán được gặp gỡ, ghi lời khai, yêu cầu giao nộp chứng cứ, tiếp xúc trực tiếp… với tất cả những người tham gia tố tụng, như nguyên đơn, bị đơn, người có quyền và nghĩa vụ liên quan, người có yêu cầu độc lập…; (5) Các phiên họp giải quyết vụ tranh chấp, bao gồm cả phiên họp cuối cùng đều không công khai, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác; (6) Phán quyết trọng tài chỉ được gửi cho nguyên đơn và bị đơn, có hiệu lực chung thẩm và buộc nguyên đơn và bị đơn phải thực hiện. Điều 34 của Bộ quy tắc trọng tài của Uncitral cũng quy định: “Phán quyết trọng tài chỉ được công khai nếu có sự nhất trí của các bên tham gia”.

Tính bảo mật trong trọng tài có ý nghĩa với các bên tranh chấp trên các khía cạnh sau:

Duy trì uy tín kinh doanh: Doanh nghiệp lựa chọn trọng tài để tránh tranh chấp bị công khai, qua đó có thể gây tổn hại đến uy tín kinh doanh của chính họ hoặc có lợi cho đối thủ cạnh tranh của họ. Không phải lúc nào công chúng cũng có thái độ vô tư và khách quan đối với các bên tranh chấp. Uy tín trong kinh doanh của doanh nghiệp liên quan chặt chẽ với thị trường tài chính, chứng khoán, giá cổ phiếu và việc cung cấp tài trợ tín dụng từ ngân hàng. Tính bảo mật trong trọng tài cho phép các bên giải quyết tranh chấp một cách riêng tư đối với các yêu cầu và kết quả giải quyết vụ kiện, tránh được việc đưa tin hoặc bình luận của truyền thông báo chí. Một bên khi thua kiện vẫn giữ được uy tín, bí mật kinh doanh, nội dung tranh chấp…, điều này giúp ích cho doanh nghiệp giữ được uy tín kinh doanh của mình.

Tránh để doanh nghiệp phát sinh nhiều tranh chấp hơn: Doanh nghiệp rất có thể sẽ có những tranh chấp tương tự trong quá trình đầu tư kinh doanh. Nếu một trong những tranh chấp đã bị khởi kiện, nếu không phải là giải quyết bằng trọng tài mà tại tòa án, thì các yêu cầu, tình tiết và nội dung của vụ tranh chấp đó rất có thể bị các bên khác trong các tranh chấp tương tự biết, họ có thể dễ dàng sử dụng các nhận định, bằng chứng, quyết định trong bản án đã có để bắt đầu một vụ kiện tương tự. Tính bảo mật của phương thức giải quyết tranh chấp bằng trọng tài có thể làm giảm đơn khởi kiện, yêu cầu khởi kiện của các vụ kiện tương tự.

Ý nghĩa chính trị: Nguồn gốc thành lập các doanh nghiệp nhà nước thường có có yếu tố chính trị, nhằm thực hiện nhiệm vụ chính trị, do đó tính bảo mật quá trình đầu tư kinh doanh thường được đặt biệt chú ý. Trường hợp phát sinh tranh chấp từ dự án liên quan đến quốc kế dân sinh, rất có thể sẽ ảnh hưởng xấu đến kinh tế chính trị trong nước. Do đó, phương thức giải quyết tranh chấp bằng trọng tài với tính bảo mật vốn có thường được các doanh nghiệp nhà nước đầu tư kinh doanh ở nước ngoài lựa chọn.

2. Cách đảm bảo tính bảo mật thông tin trong trọng tài thương mại

Để đảm bảo tính bảo mật thông tin trong quá trình trọng tài thương mại, việc thực hiện một loạt các biện pháp đồng bộ và hiệu quả là rất cần thiết. Đầu tiên, các bên tham gia nên ký kết các thỏa thuận bảo mật riêng biệt hoặc tích hợp các điều khoản bảo mật trong hợp đồng trọng tài. Thỏa thuận này cần được soạn thảo một cách chi tiết, quy định rõ ràng về cách thức thu thập, sử dụng và bảo vệ thông tin vì việc có một khung pháp lý rõ ràng sẽ tạo ra nền tảng vững chắc để bảo vệ quyền lợi của tất cả các bên liên quan.

Tiếp theo, lựa chọn cơ quan trọng tài cũng đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ thông tin. Các cơ quan trọng tài thường có quy định bảo mật riêng, và việc chọn một cơ quan có tiêu chuẩn bảo mật cao sẽ giúp tăng cường sự an toàn cho thông tin. Các bên cần tìm hiểu kỹ về các chính sách và quy định của cơ quan trọng tài mà họ dự định lựa chọn, đảm bảo rằng các quy trình bảo mật được tuân thủ nghiêm ngặt.

Trong quá trình diễn ra trọng tài, các biện pháp bảo mật cụ thể như mã hóa thông tin, xác thực người dùng và kiểm soát truy cập cũng cần được áp dụng. Mã hóa là một phương pháp hiệu quả để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm, ngăn chặn việc truy cập trái phép. Các bên cũng nên thiết lập các lớp bảo mật bổ sung, như xác thực đa yếu tố, để đảm bảo rằng chỉ những người có thẩm quyền mới được phép truy cập vào thông tin quan trọng.

Ngoài ra, việc tổ chức các phiên xử kín là một trong những biện pháp thiết thực để bảo vệ thông tin. Khi các phiên xử được tổ chức kín, chỉ những người liên quan trực tiếp như luật sư, chuyên gia và các bên tham gia mới được phép tham dự, giúp hạn chế tối đa việc lộ thông tin ra bên ngoài. Để làm được điều này, cần có các biện pháp kiểm soát chặt chẽ đối với việc ra vào phòng xử án.

Bên cạnh đó, việc hạn chế quyền truy cập thông tin cũng là một vấn đề quan trọng. Các bên cần đảm bảo rằng chỉ những người thực sự cần thiết mới được tiếp cận thông tin liên quan đến vụ việc. Việc này không chỉ giúp bảo vệ thông tin mà còn ngăn chặn việc sử dụng thông tin vào các mục đích không đúng đắn.

Đào tạo và nâng cao nhận thức về bảo mật thông tin cho tất cả những người tham gia vào quá trình trọng tài cũng rất quan trọng. Việc này giúp họ hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của việc bảo mật thông tin và biết cách thực hiện các biện pháp bảo mật cần thiết. Các buổi hội thảo, đào tạo và hướng dẫn nên được tổ chức định kỳ để đảm bảo tất cả mọi người đều được cập nhật về những thay đổi trong chính sách bảo mật và các quy định liên quan.

Việc sử dụng các công cụ và dịch vụ bảo mật hiện đại cũng rất quan trọng trong việc bảo vệ thông tin. Các công nghệ mới, như lưu trữ đám mây an toàn và các hệ thống truyền tải dữ liệu mã hóa, có thể giúp bảo vệ dữ liệu nhạy cảm khỏi sự truy cập trái phép. Các bên cần thường xuyên đánh giá và cập nhật các công cụ bảo mật mà họ đang sử dụng để đảm bảo rằng chúng luôn hiệu quả. Hơn nữa, việc thực hiện kiểm tra và đánh giá bảo mật định kỳ cũng rất cần thiết. Các bên nên tiến hành đánh giá thường xuyên để xác định các lỗ hổng bảo mật và có kế hoạch khắc phục kịp thời. Điều này không chỉ giúp bảo vệ thông tin mà còn tạo ra một môi trường an toàn và đáng tin cậy cho tất cả các bên tham gia.

Cuối cùng, áp dụng chế tài xử phạt nghiêm khắc đối với những vi phạm về bảo mật thông tin là một yếu tố không thể thiếu. Việc có các chế tài rõ ràng sẽ tạo ra sự răn đe và đảm bảo rằng các bên tuân thủ nghiêm ngặt các quy định bảo mật. Điều này không chỉ bảo vệ lợi ích của các bên mà còn bảo vệ uy tín của toàn bộ quá trình trọng tài.

Tóm lại, việc kết hợp tất cả các biện pháp trên sẽ giúp đảm bảo tính bảo mật thông tin trong trọng tài thương mại. Khi thông tin được bảo vệ một cách an toàn, các bên sẽ yên tâm hơn trong quá trình giải quyết tranh chấp và từ đó đạt được sự công bằng và minh bạch trong các quyết định trọng tài.

Trọng tài thương mại và bảo mật thông tin

3. Những rủi ro bảo mật có thể gặp phải trong trọng tài thương mại

Trong quá trình tranh chấp trọng tài, các bên tham gia có thể phải đối mặt với nhiều rủi ro bảo mật khác nhau. Trước hết, một trong những rủi ro lớn nhất là rò rỉ thông tin nhạy cảm. Các thông tin như chiến lược kinh doanh, dữ liệu tài chính, và các thỏa thuận bí mật nếu bị lộ ra ngoài có thể gây thiệt hại nghiêm trọng cho các bên liên quan.

Rủi ro tiếp theo là truy cập trái phép. Nếu không có các biện pháp bảo mật hiệu quả, dữ liệu trọng tài có thể bị truy cập bởi những người không có thẩm quyền. Điều này có thể xảy ra qua việc xâm nhập hệ thống máy tính, hack email, hoặc qua các phương tiện truyền thông điện tử khác. Các cuộc tấn công mạng như phishing, malware, hoặc ransomware cũng là mối đe dọa thường trực đối với các hệ thống lưu trữ và truyền tải thông tin trọng tài, gây ra mất mát dữ liệu, hủy hoại thông tin hoặc thậm chí là tống tiền.

Một rủi ro khác đến từ nhân viên nội bộ. Nhân viên hoặc những người tham gia vào quá trình trọng tài có thể vô tình hoặc cố ý làm lộ thông tin nhạy cảm. Điều này có thể xảy ra qua việc chia sẻ thông tin không đúng cách hoặc do không tuân thủ quy định bảo mật. Sử dụng các công cụ và dịch vụ không an toàn cũng là một nguy cơ. Nếu các bên sử dụng phần mềm, dịch vụ lưu trữ hoặc truyền tải dữ liệu không được bảo mật, thông tin có thể bị mất mát hoặc lộ ra ngoài. Điều này đặc biệt nguy hiểm khi sử dụng các dịch vụ đám mây hoặc các nền tảng truyền thông không được mã hóa.

Rủi ro bảo mật cũng có thể đến từ việc xử lý thông tin không an toàn. Nếu không có các biện pháp bảo mật đúng đắn khi xử lý thông tin, bao gồm việc lưu trữ, truyền tải và tiêu hủy dữ liệu, thông tin có thể bị đánh cắp hoặc truy cập trái phép. Thiếu kiến thức và đào tạo về bảo mật cũng là một vấn đề lớn. Nhân viên và các bên tham gia không được đào tạo đầy đủ về các biện pháp bảo mật có thể thực hiện sai quy trình, dẫn đến rủi ro bảo mật. Thiếu hiểu biết về các mối đe dọa bảo mật cũng làm tăng khả năng gặp rủi ro.

Hệ thống IT của các bên tham gia cũng có thể chứa các lỗ hổng bảo mật, cho phép kẻ tấn công khai thác và truy cập vào thông tin nhạy cảm. Việc không cập nhật phần mềm và không kiểm tra bảo mật định kỳ cũng góp phần tăng rủi ro này. Bên cạnh đó, không tuân thủ các quy định bảo mật có thể dẫn đến rủi ro thông tin bị lộ. Điều này có thể xảy ra do thiếu các quy trình bảo mật rõ ràng hoặc do việc thực thi không nghiêm ngặt các chính sách bảo mật hiện có.

Cuối cùng, rủi ro cũng có thể đến từ bên thứ ba. Các bên thứ ba tham gia vào quá trình trọng tài như luật sư, chuyên gia, và các nhà cung cấp dịch vụ cũng có thể gây ra rủi ro bảo mật nếu họ không tuân thủ các biện pháp bảo mật hoặc không có hệ thống bảo mật đủ mạnh.

Những rủi ro trên đòi hỏi các bên tham gia trọng tài cần phải có các biện pháp bảo mật toàn diện và hiệu quả để bảo vệ thông tin nhạy cảm và đảm bảo quá trình giải quyết tranh chấp diễn ra an toàn và bảo mật.

4. Cách để giải quyết tranh chấp bằng Trung tâm trọng tài thương mại quốc tế Bigboss

Để giải quyết tranh chấp bằng phương pháp trọng tài thương mại tại BBIAC. Quý khách hàng có thể ghi vào hợp đồng 1 trong 2 nội dung sau:

4.1. Điều khoản Trọng tài mẫu

Ngoài ra, các bên có thể bổ sung:

(a) số lượng trọng tài viên là [một hoặc ba].

(b) địa điểm trọng tài là [thành phố và/hoặc quốc gia].

(d) ngôn ngữ trọng tài là [ ].** Ghi chú: *

Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài **

Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài hoặc tranh chấp có ít nhất một bên là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

4.2. Điều khoản trọng tài mẫu áp dụng cho thủ tục rút gọn

“Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương mại Quốc tế BIGBOSS (BBIAC) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này. Các bên thỏa thuận rằng tố tụng trọng tài sẽ được tiến hành theo Thủ tục rút gọn quy định tại Điều 37 của Quy tắc tố tụng trọng tài của BBIAC.”

Ngoài ra, các bên có thể bổ sung:

(a) địa điểm trọng tài là [thành phố và/hoặc quốc gia].

(b) luật áp dụng cho hợp đồng là [ ].*

Ghi chú:

* Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài

** Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài hoặc tranh chấp có ít nhất một bên là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài