Những lưu ý khi ký kết thỏa thuận trọng tài

Tháng tám 15, 2024

1. Yếu tố cần kiểm tra trước khi ký thỏa thuận

Để một tranh chấp được giải quyết bởi Trọng tài thì các bên phải có thỏa thuận trọng tài (1). Căn cứ theo quy định tại Điều 16 Luật Trọng tài thương mại năm 2010 thì thỏa thuận trọng tài phải được xác lập dưới dạng văn bản, với hình thức là điều khoản trong hợp đồng giữa các bên hoặc dưới một hình thức thỏa thuận riêng.

Ví dụ: Pháp nhân A cùng cá nhân B ký kết một Hợp đồng mua bán hàng hóa, điều khoản về giải quyết tranh chấp trong Hợp đồng như sau: “Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến Hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương mại Quốc tế BigBoss (BBIAC) theo Quy tắc Tố tụng trọng tài của Trung tâm này”.

Trong thực tế có nhiều trường hợp mà thỏa thuận trọng tài giữa các bên tranh chấp có thể bị coi là không rõ ràng, cụ thể như sau:

Thứ nhất là các bên đã có Thỏa thuận trọng tài, tuy nhiên chưa chỉ rõ hình thức Trọng tài hoặc không xác định đích danh tổ chức trọng tài sẽ giải quyết tranh chấp.

Ví dụ: Điều khoản về giải quyết tranh chấp trong một Hợp đồng xây dựng giữa hai pháp nhân như sau: “Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến Hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài”.

Đối với trường hợp này pháp luật quy định rằng khi có tranh chấp phát sinh, các bên phải tiến hành thỏa thuận lại về hình thức Trọng tài hoặc chỉ định tổ chức trọng tài để đứng ra giải quyết tranh chấp. Nếu hai bên vẫn không đạt được thỏa thuận chung, việc lựa chọn tổ chức trọng tài giải quyết tranh chấp được thực hiện theo yêu cầu từ phía Nguyên đơn.

Thứ hai là các bên vừa chọn trọng tài, vừa chọn tòa án để giải quyết tranh chấp.

Ví dụ: Thỏa thuận trọng tài giữa các bên tranh chấp được xác lập với nội dung như sau: “Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến Hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài hoặc Toà án theo quy định của pháp luật”; hoặc trường hợp trong hợp đồng các bên lựa chọn Toà án là nơi giải quyết tranh chấp, nhưng trong phụ lục hợp đồng hoặc văn bản khác giữa hai bên thì lại chọn Trọng tài (không thay thế điều khoản chọn Toà án).

Trong trường hợp này, căn cứ theo khoàn 4 Điều 2 Nghị quyết số 01/2014/NQ-HĐTP ngày 20/03/2014 về Hướng dẫn thi hành một số quy đinh Luật Trọng tài thương mại năm 2010 thì xử lý như sau:

Trường hợp người khởi kiện yêu cầu Trọng tài giải quyết tranh chấp trước khi yêu cầu Tòa án giải quyết tranh chấp hoặc yêu cầu Trọng tài giải quyết tranh chấp khi Tòa án chưa thụ lý vụ án quy định tại điểm b khoản 4 Điều này thì Tòa án căn cứ quy định tại Điều 6 Luật TTTM để từ chối thụ lý, giải quyết. Trong trường hợp này, khi nhận được đơn khởi kiện Tòa án phải trả lại đơn khởi kiện, nếu đã thụ lý vụ án thì căn cứ quy định tại điểm i khoản 1 Điều 192 BLTTDS ra quyết định đình chỉ việc giải quyết vụ án vì không thuộc thẩm quyền của Tòa án, trả lại đơn khởi kiện và các tài liệu gửi kèm theo đơn khởi kiện.

Trường hợp người khởi kiện yêu cầu Tòa án giải quyết tranh chấp, thì ngay sau khi nhận được đơn khởi kiện, Tòa án phải xác định một trong các bên đã yêu cầu Trọng tài giải quyết hay chưa.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đơn khởi kiện mà Tòa án xác định người bị kiện, người khởi kiện đã yêu cầu Trọng tài giải quyết tranh chấp thì Tòa án trả lại đơn khởi kiện cho người khởi kiện, trường hợp người bị kiện, người khởi kiện chưa yêu cầu Trọng tài giải quyết tranh chấp thì Tòa án xem xét thụ lý giải quyết theo thủ tục chung.

Trường hợp Tòa án đã thụ lý vụ án mà phát hiện tranh chấp đã có yêu cầu Trọng tài giải quyết trước thời điểm Tòa án thụ lý vụ án thì Tòa án căn cứ quy định tại điểm i khoản 1 Điều 192 BLTTDS ra quyết định đình chỉ việc giải quyết vụ án vì không thuộc thẩm quyền của Tòa án, trả lại đơn khởi kiện và các tài liệu gửi kèm theo đơn khởi kiện.

Vì vậy, cần phải xem xét kỹ lưỡng nhiều yếu tố quan trọng để đảm bảo rằng các quyền lợi và nghĩa vụ của mình được bảo vệ và rủi ro được giảm thiểu.

Đầu tiên, nội dung chi tiết của thỏa thuận cần được đọc kỹ từng điều khoản và điều kiện. Mọi điều khoản quan trọng phải được ghi rõ ràng và không có điểm nào mơ hồ. Đặc biệt, các quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên cần được xem xét để đảm bảo sự công bằng. Bạn phải chắc chắn rằng các quyền lợi của mình được bảo vệ và các nghĩa vụ của mình có thể thực hiện được.

Tiếp theo, các điều khoản về tài chính cần được kiểm tra kỹ lưỡng. Điều này bao gồm các điều khoản liên quan đến thanh toán, như số tiền, thời hạn thanh toán, và hình thức thanh toán. Ngoài ra, các điều khoản liên quan đến phạt vi phạm hoặc lãi suất cũng cần được xem xét cẩn thận.

Các điều khoản về chấm dứt và giải quyết tranh chấp cũng là yếu tố không thể bỏ qua. Bạn cần đọc kỹ các điều kiện để chấm dứt hợp đồng và hậu quả của việc chấm dứt. Phương thức giải quyết tranh chấp như hòa giải, trọng tài, hay tòa án cũng cần được kiểm tra.

Đảm bảo rằng thỏa thuận tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành là yếu tố quan trọng. Nếu cần, bạn nên nhờ tư vấn pháp lý để kiểm tra các điều khoản có phù hợp với pháp luật hay không. Các cam kết của từng bên trong thỏa thuận cũng cần được xem xét kỹ lưỡng và đảm bảo rằng chúng có thể thực hiện được.

Thời hạn hiệu lực của thỏa thuận và các điều khoản gia hạn cũng cần được kiểm tra. Ngoài ra, bạn nên kiểm tra tình trạng pháp lý và khả năng tài chính của đối tác để đảm bảo họ có thể thực hiện được các cam kết trong thỏa thuận.

Trước khi ký kết, thỏa thuận cần được phê duyệt bởi các bên liên quan và bạn nên kiểm tra chữ ký của các bên có đầy đủ và hợp pháp. Cuối cùng, các điều khoản về bảo mật thông tin và dữ liệu nếu có cũng cần được xem xét để bảo vệ quyền lợi của mình.

Những yếu tố trên sẽ giúp bạn nắm rõ và kiểm soát được các rủi ro trước khi ký kết thỏa thuận, đảm bảo mọi điều kiện đều minh bạch và hợp lý.

Những lưu ý khi ký kết thỏa thuận trọng tài

2. Cách đảm bảo thỏa thuận hợp pháp và công bằng

Để đảm bảo thỏa thuận trọng tài một cách hợp pháp và công bằng, cần thực hiện các bước sau đây một cách cẩn thận và chi tiết.

Trước tiên, thỏa thuận trọng tài cần được soạn thảo rõ ràng và chi tiết. Các điều khoản phải dễ hiểu, không chứa bất kỳ điểm mơ hồ nào và bao gồm các quy trình trọng tài, địa điểm, ngôn ngữ và luật áp dụng.

Tiếp theo, việc chọn trung tâm trọng tài uy tín là rất quan trọng. Trung tâm này nên có danh tiếng tốt, được công nhận và có kinh nghiệm trong việc giải quyết tranh chấp. Ngoài ra, quy trình trọng tài của trung tâm cũng cần phải rõ ràng và công bằng để đảm bảo quyền lợi của cả hai bên. Quy trình trọng tài cần được quy định một cách minh bạch. Từ cách thức nộp đơn yêu cầu, quá trình xử lý, thời gian biểu đến các bước tiến hành trọng tài, tất cả phải được mô tả rõ ràng. Đồng thời, quyền lợi và nghĩa vụ của các bên trong quá trình trọng tài cũng cần được quy định cụ thể.

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng cần chọn trọng tài viên với sự cân nhắc kỹ lưỡng. Các trọng tài viên nên được chọn dựa trên năng lực, kinh nghiệm và tính trung lập, đảm bảo không có xung đột lợi ích với bất kỳ bên nào.

Một yếu tố quan trọng khác là quyền được đại diện. Các bên nên có quyền được đại diện bởi luật sư hoặc người đại diện pháp lý trong suốt quá trình trọng tài, đảm bảo họ có đủ thời gian và cơ hội để trình bày và bảo vệ quan điểm của mình.

Về bảo mật thông tin, thỏa thuận trọng tài cần quy định rõ ràng để bảo vệ quyền lợi của các bên. Các thông tin nhạy cảm và tài liệu liên quan đến tranh chấp phải được giữ bí mật. Để đảm bảo tính hợp pháp, thỏa thuận trọng tài phải tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành của quốc gia và quốc tế. Các điều khoản trọng tài cần phù hợp với các quy định pháp luật liên quan và không vi phạm các nguyên tắc cơ bản về quyền con người và công lý. Ngoài ra, việc xác nhận thỏa thuận bởi các bên cũng rất quan trọng. Thỏa thuận trọng tài cần được ký kết và xác nhận bởi các bên liên quan một cách tự nguyện, không có sự ép buộc. Các bên cần hiểu rõ quyền lợi và nghĩa vụ của mình trong thỏa thuận.

Cuối cùng, cần quy định rõ ràng về việc giám sát và thực hiện kết quả trọng tài. Các bên phải cam kết tuân thủ quyết định trọng tài và có biện pháp xử lý nếu một bên không tuân thủ.

Doanh nghiệp nên thực hiện những bước trên sẽ giúp đảm bảo thỏa thuận trọng tài được thực hiện một cách hợp pháp và công bằng, bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ của tất cả các bên liên quan.

3. Rủi ro và biện pháp phòng tránh

Khi tham gia vào một thỏa thuận trọng tài, các bên cần lưu ý đến nhiều rủi ro tiềm ẩn và áp dụng các biện pháp phòng tránh thích hợp để bảo vệ quyền lợi của mình.

Một trong những rủi ro lớn nhất là trọng tài viên không trung lập. Trọng tài viên có thể thiên vị hoặc có xung đột lợi ích với một trong các bên, dẫn đến quyết định không công bằng. Để tránh điều này, các bên cần chọn trọng tài viên có danh tiếng tốt, không có xung đột lợi ích và có thể yêu cầu họ ký cam kết về tính trung lập.

Rủi ro thứ hai là quy trình trọng tài không minh bạch. Nếu quy trình thiếu rõ ràng, các bên có thể gặp khó khăn trong việc theo dõi và thực hiện. Do đó, cần thiết lập quy trình trọng tài minh bạch, quy định rõ ràng và chi tiết từ việc nộp đơn yêu cầu đến việc ra phán quyết, đảm bảo tất cả các bước đều được thông báo và thực hiện minh bạch.

Thiếu tính pháp lý của thỏa thuận là một rủi ro khác. Nếu thỏa thuận không tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành, nó có thể không thể thực thi. Để phòng tránh, cần kiểm tra thỏa thuận với luật sư để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành và đảm bảo thỏa thuận có thể thực thi tại các quốc gia liên quan.

Ngoài ra, việc chọn trọng tài viên không công bằng cũng là một rủi ro cần lưu ý. Một bên có thể có ưu thế hơn trong việc chọn lựa trọng tài viên, dẫn đến quyết định không công bằng. Để đảm bảo tính công bằng, các bên có thể thống nhất về danh sách các trọng tài viên tiềm năng hoặc đồng ý về một cơ quan chọn trọng tài viên trung lập, hoặc áp dụng phương thức chọn trọng tài viên từ một danh sách được cả hai bên chấp thuận.

Chi phí trọng tài cao cũng là một yếu tố cần cân nhắc. Quy trình trọng tài có thể tốn kém hơn so với dự kiến, gây áp lực tài chính cho các bên. Để quản lý chi phí, các bên cần thỏa thuận về mức phí trọng tài và các khoản chi phí khác liên quan, đảm bảo rằng các điều khoản về chi phí được quy định rõ ràng trong thỏa thuận.

Cuối cùng, không thực thi được phán quyết trọng tài là một rủi ro nghiêm trọng. Một bên có thể không tuân thủ phán quyết, và phán quyết trọng tài có thể không được công nhận tại một số quốc gia. Để đảm bảo khả năng thực thi, cần kiểm tra và đảm bảo rằng phán quyết sẽ được công nhận và thực thi tại các quốc gia liên quan, có thể thỏa thuận trước về các biện pháp đảm bảo thực thi phán quyết, chẳng hạn như đặt cọc hoặc bảo lãnh.

Nhận diện các rủi ro và áp dụng các biện pháp phòng tránh thích hợp sẽ giúp bảo vệ quyền lợi của các bên và đảm bảo rằng thỏa thuận trọng tài được thực hiện một cách công bằng và hiệu quả.

4. Cách để giải quyết tranh chấp bằng Trung tâm trọng tài thương mại quốc tế Bigboss

Để giải quyết tranh chấp bằng phương pháp trọng tài thương mại tại BBIAC. Quý khách hàng có thể ghi vào hợp đồng 1 trong 2 nội dung sau:

4.1. Điều khoản trọng tài mẫu

Ngoài ra, các bên có thể bổ sung:

(a) số lượng trọng tài viên là [một hoặc ba].

(b) địa điểm trọng tài là [thành phố và/hoặc quốc gia].

(d) ngôn ngữ trọng tài là [ ].** Ghi chú: *

Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài **

Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài hoặc tranh chấp có ít nhất một bên là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

4.2. Điều khoản Trọng tài mẫu áp dụng cho thủ tục rút gọn

“Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương mại Quốc tế BIGBOSS (BBIAC) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này. Các bên thỏa thuận rằng tố tụng trọng tài sẽ được tiến hành theo Thủ tục rút gọn quy định tại Điều 37 của Quy tắc tố tụng trọng tài của BBIAC.”

Ngoài ra, các bên có thể bổ sung:

(a) địa điểm trọng tài là [thành phố và/hoặc quốc gia].

(b) luật áp dụng cho hợp đồng là [ ].*

Ghi chú:

* Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài

** Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài hoặc tranh chấp có ít nhất một bên là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài