Phiên họp giải quyết tranh chấp trọng tài thương mại

Bài viết trình bày chi tiết về quy trình tổ chức phiên họp giải quyết tranh chấp trong tố tụng trọng tài thương mại, từ cách xác định thời điểm và địa điểm phiên họp, thủ tục hành chính chuẩn bị, đến các vấn đề phát sinh như quyền tham dự phiên họp, quyền yêu cầu hoãn, và khả năng tổ chức phiên họp vắng mặt các bên. Nội dung cũng phân tích vai trò của phiên họp trọng tài, các lưu ý về chi phí, hiệu quả tổ chức và nguyên tắc công bằng trong xét xử, đồng thời đối chiếu với quy định tại Luật Mẫu UNCITRAL 2006 và Luật Trọng tài thương mại Việt Nam 2010. 

1. Tổ chức phiên họp giải quyết tranh chấp

Thông thường một thủ tục trọng tài để giải quyết tranh chấp sẽ không kết thúc mà không có ít nhất một phiên họp ngắn trong đó các bên trình bày trực tiếp trước hội đồng trọng tài và hội đồng trọng tài làm rõ các vấn đề được đệ trình trong các chứng cứ, văn bản của người làm chứng. Các phiên họp giải quyết tranh chấp thường được tổ chức vào một ngày do hội đồng trọng tài ấn định, có thể theo yêu cầu của một hoặc cả hai bên hoặc theo ý kiến riêng của hội đồng trọng tài. Việc sắp xếp hành chính sẽ do một trong các bên thực hiện, thường là nguyên đơn, sau khi đã thống nhất với bên còn lại; hoặc việc sắp xếp này có thể do trọng tài viên duy nhất, hay chủ tịch hội đồng trọng tài, hoặc do thư ký trọng tài (nếu có) tiến hành.

Không nên đánh giá thấp công tác tổ chức phiên họp giải quyết tranh chấp cho các vụ tranh chấp thương mại quốc tế cũng như chi phí cho việc tổ chức này. Cần phải có một phòng họp phù hợp, có thêm phòng họp riêng và các trang thiết bị phụ trợ cho các bên và hội đồng trọng tài: thiết bị in ấn, wifi, thiết bị ghi chép và ghi âm (court-reporter facilities); ngoài ra cũng cần phòng riêng cho những người làm chứng và chuyên gia, và các bên cùng luật sư của họ. Phiên họp giải quyết tranh chấp là giai đoạn tốn chi phí nhất trong bất kỳ vụ tranh chấp giải quyết bằng trọng tài nào, do đó hội đồng trọng tài và các luật sư cần phải cố gắng rất nhiều để phiên họp được diễn ra hiệu quả về mặt thời gian. Một số câu hỏi cần được xem xét như sau:

• Nên có một hay nhiều phiên họp giải quyết tranh chấp?
• Có cần giới hạn thời gian các bên trình bày các luận điểm hay không?
• Có cần giới hạn thời gian cho việc phỏng vấn và thẩm tra chéo nhân chứng không?
• Có cần phần các bên tự trình bày tóm lược quan điểm chốt của mình tại cuối phiên họp giải quyết tranh chấp không hay chỉ tuyên bố kết thúc?

– Địa điểm: Đa phần các phiên họp giải quyết tranh chấp có thể được tổ chức tại bất kỳ địa điểm nào thuận lợi cho các bên liên quan. Nhìn chung, trừ khi pháp luật quốc gia tại địa điểm trọng tài quy định khác, không nhất thiết phải tiến hành tất cả các phiên họp giải quyết tranh chấp tại địa điểm trọng tài. Trong khi tổ chức phiên họp đánh giá chứng cứ chính tại địa điểm trọng tài vẫn khá phổ biến, nhưng việc không tổ chức phiên họp ở đây đi chăng nữa vẫn mang lại những lợi ích thiết thực bởi sự thuận tiện và tiết kiệm chi phí cho các bên (ví dụ trường hợp những người tham gia phiên họp lại đều đang ở các thành phố khác nhau). Do đó cần phải biết tận dụng trong những trường hợp cụ thể.

– Thảo luận trước phiên họp (Pre-hearing conference)

Trong các vụ việc lớn và phức tạp, một cuộc họp hay trao đổi được lên kế hoạch trước phiên họp giải quyết tranh chấp có thể sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc rất nhiều trong phiên họp thật sự. Cần phải lưu ý về thời gian tổ chức phiên thảo luận này: Nếu cuộc trao đổi trước phiên họp diễn ra quá sát với ngày tổ chức thì sẽ là quá muộn để có thể “định hình” được phiên họp. Nếu cuộc trao đổi này được tổ chức quá sớm, hội đồng trọng tài chưa có đầy đủ thông tin về các vấn đề tranh chấp thì lại chưa thể đưa ra được quyết định phù hợp để thiết lập cơ cấu cho phiên họp giải quyết tranh chấp. Nội dung liên quan của cuộc trao đổi có thể bao gồm thời gian tham gia của hội đồng trọng tài, phân chia thời gian giữa các bên, thứ tự trình bày, thời lượng và cách thức trình bày, phạm vi và thời lượng của thẩm vấn chéo trực tiếp, tóm tắt sau phiên họp, biên bản và chuẩn bị các tài liệu cho phiên họp. Các bên có thể thỏa thuận với nhau về các vấn đề này, trong trường hợp các bên không thống nhất được thì hội đồng trọng tài sẽ quyết định và ghi nhận lại bằng một chỉ thị về thủ tục.

2. Những ai có quyền tham dự phiên họp giải quyết vụ tranh chấp?

Phiên họp giải quyết vụ tranh chấp không công khai, trừ khi các bên có thỏa thuận khác. Các bên có quyền mời người làm chứng, mời người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp tham dự phiên họp giải quyết vụ tranh chấp và phải thông báo cho Hội đồng Trọng tài trước ngày mở phiên họp giải quyết vụ tranh chấp. Hội đồng Trọng tài tự mình hoặc theo yêu cầu của một bên, có quyền mời tổ chức, cá nhân giám định, định giá tài sản và chuyên gia theo quy định tại Điều 19 của Quy tắc tham dự phiên họp giải quyết vụ tranh chấp. Trong trường hợp có sự đồng ý của các bên, Hội đồng Trọng tài có thể cho phép những người khác tham dự phiên họp giải quyết vụ tranh chấp.

3. Trọng tài có thể tiến hành phiên họp khi một bên hoặc cả hai bên vắng mặt được không?

Hội đồng Trọng tài có thể tiến hành phiên họp giải quyết tranh chấp dựa trên hồ sơ và tài liệu mà không cần sự có mặt của các bên, nếu được các bên yêu cầu hoặc nếu một bên đề nghị vắng mặt. Phiên họp trọng tài là bước quan trọng trong tố tụng, nơi Hội đồng Trọng tài xem xét chứng cứ, lập luận của các bên và đưa ra phán quyết. Phiên họp có thể được tổ chức với sự tham dự của các bên hoặc chỉ dựa trên hồ sơ. Tuy nhiên, nếu một bên yêu cầu tổ chức phiên họp có mặt các bên mà Hội đồng Trọng tài từ chối, điều này có thể vi phạm quyền được trình bày ý kiến và dẫn đến việc phán quyết bị hủy hoặc không được công nhận. Trái lại, nếu không bên nào yêu cầu tổ chức phiên họp có mặt, thì Hội đồng không có nghĩa vụ phải mở phiên như vậy. Tương tự, Điều 24 Luật Mẫu UNCITRAL 2006 quy định rằng, trừ khi các bên có thỏa thuận loại trừ, Hội đồng Trọng tài phải tổ chức phiên họp khi có bên yêu cầu, và phải bảo đảm các bên được tiếp cận thông tin, chứng cứ một cách công bằng. Trong trường hợp nguyên đơn vắng mặt không có lý do chính đáng hoặc không nộp hồ sơ đúng hạn, vụ việc sẽ bị đình chỉ vì được coi là rút đơn; ngược lại, nếu bị đơn vắng mặt hoặc không gửi bản tự bảo vệ đúng thời hạn mà không có lý do chính đáng, Hội đồng Trọng tài vẫn có thể tiếp tục giải quyết tranh chấp theo yêu cầu của nguyên đơn.

4. Trường hợp nào thì một bên có quyền yêu cầu hoãn phiên họp?

Trường hợp nếu có lý do chính đáng, một bên hoặc các bên có thể yêu cầu Hội đồng Trọng tài hoãn phiên họp giải quyết vụ tranh chấp. Yêu cầu hoãn phiên họp giải quyết vụ tranh chấp phải bằng văn bản, nêu rõ lý do, kèm theo chứng cứ và gửi tới Trung tâm. Trong trường hợp Trung tâm không nhận được yêu cầu hoãn trước ngày mở phiên họp giải quyết vụ tranh chấp chậm nhất là 07 ngày làm việc thì bên yêu cầu hoãn phải chịu mọi chi phí phát sinh, nếu có. Hội đồng Trọng tài quyết định chấp nhận hay không chấp nhận yêu cầu hoãn, thời hạn hoãn và thông báo cho các bên.

Luật trọng tài thương mại 2010 cũng có quy định: 

“Khi có lý do chính đáng, một hoặc các bên có thể yêu cầu Hội đồng trọng tài hoãn phiên họp giải quyết tranh chấp. Yêu cầu hoãn phiên họp giải quyết tranh chấp phải được lập bằng văn bản, nêu rõ lý do kèm theo chứng cứ và được gửi đến Hội đồng trọng tài chậm nhất 07 ngày làm việc trước ngày mở phiên họp giải quyết tranh chấp. Nếu Hội đồng trọng tài không nhận được yêu cầu theo thời hạn này, bên yêu cầu hoãn phiên họp giải quyết tranh chấp phải chịu mọi chi phí phát sinh, nếu có. Hội đồng trọng tài xem xét, quyết định chấp nhận hay không chấp nhận yêu cầu hoãn phiên họp và thông báo kịp thời cho các bên.”