CHUẨN BỊ GÌ TRƯỚC MỘT PHIÊN HÒA GIẢI THƯƠNG MẠI? HƯỚNG DẪN CHI TIẾT

Tháng 1 10, 2026

Hòa giải thương mại đang dần trở thành lựa chọn được nhiều doanh nghiệp ưu tiên nhờ tính linh hoạt, bảo mật và khả năng duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài. Tuy nhiên, để một phiên hòa giải đạt được kết quả như mong muốn, khâu chuẩn bị trước phiên hòa giải đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng không chỉ giúp các bên bảo vệ tốt hơn quyền và lợi ích hợp pháp của mình mà còn góp phần nâng cao khả năng đạt được thỏa thuận trên tinh thần thiện chí và hợp tác.

1. Tầm quan trọng của việc chuẩn bị trước phiên hòa giải

Khác với tố tụng tại tòa án – nơi kết quả phụ thuộc chủ yếu vào phán quyết của cơ quan có thẩm quyền – hòa giải thương mại là quá trình các bên chủ động đàm phán dưới sự hỗ trợ của hòa giải viên trung lập. Do đó, mức độ thành công của phiên hòa giải phụ thuộc rất lớn vào sự chuẩn bị của các bên tham gia. Nếu bước vào hòa giải với tâm thế bị động, thiếu thông tin hoặc không có chiến lược rõ ràng, doanh nghiệp rất dễ rơi vào thế bất lợi, thậm chí bỏ lỡ cơ hội giải quyết tranh chấp một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Việc chuẩn bị trước phiên hòa giải giúp doanh nghiệp hiểu rõ bản chất tranh chấp, đánh giá chính xác vị thế pháp lý của mình, dự liệu các phương án thương lượng và kiểm soát tốt hơn diễn biến của quá trình hòa giải. Đồng thời, sự chuẩn bị nghiêm túc còn thể hiện thiện chí của doanh nghiệp, tạo ấn tượng tích cực đối với hòa giải viên và bên còn lại, từ đó góp phần xây dựng môi trường đối thoại mang tính xây dựng thay vì đối đầu căng thẳng.

2. Những yếu tố cần chuẩn bị trước khi bước vào hòa giải

Thu thập và tổ chức tài liệu liên quan đến tranh chấp

Một trong những bước quan trọng nhất trước phiên hòa giải là thu thập đầy đủ và hệ thống hóa các tài liệu liên quan đến tranh chấp. Các tài liệu này có thể bao gồm hợp đồng, phụ lục hợp đồng, thư từ trao đổi, email, biên bản làm việc, hóa đơn, chứng từ thanh toán, cũng như các tài liệu chứng minh thiệt hại thực tế đã phát sinh. Việc chuẩn bị tài liệu không chỉ nhằm mục đích chứng minh yêu cầu của mình là có cơ sở mà còn giúp doanh nghiệp nhìn nhận lại toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng để đánh giá một cách khách quan những điểm mạnh, điểm yếu trong lập luận của mình.

Đặc biệt, các tài liệu cần được sắp xếp khoa học, theo trình tự thời gian hoặc theo từng nhóm vấn đề tranh chấp, nhằm giúp việc trình bày tại phiên hòa giải được rõ ràng, mạch lạc. Một đoạn chuẩn bị tài liệu bài bản, logic sẽ giúp hòa giải viên nhanh chóng nắm bắt được nội dung vụ việc, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình trao đổi, phân tích và đề xuất phương án giải quyết. Trong nhiều trường hợp, chính việc các bên cùng nhìn lại tài liệu một cách toàn diện đã giúp làm rõ hiểu lầm, thu hẹp phạm vi tranh chấp và mở ra khả năng đạt được thỏa thuận mà không cần kéo dài quá trình giải quyết.

Xác định mục tiêu và chiến lược hòa giải

Bên cạnh việc chuẩn bị về mặt hồ sơ, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu khi tham gia hòa giải. Mục tiêu này không nhất thiết phải là “thắng – thua” tuyệt đối, mà có thể là tìm ra giải pháp dung hòa lợi ích, giảm thiểu rủi ro pháp lý, tiết kiệm chi phí hoặc duy trì mối quan hệ hợp tác trong tương lai. Việc xác định mục tiêu ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp có định hướng rõ ràng trong suốt quá trình hòa giải, tránh bị cuốn theo cảm xúc hoặc những đề xuất mang tính nhất thời.

Trên cơ sở mục tiêu đã xác định, doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược hòa giải phù hợp, bao gồm các phương án nhượng bộ có thể chấp nhận được và những giới hạn không thể vượt qua. Chiến lược này nên được chuẩn bị một cách linh hoạt, có tính đến khả năng phản hồi từ phía bên kia và các gợi ý của hòa giải viên. Một chiến lược hòa giải tốt không chỉ dựa trên lập luận pháp lý mà còn phải cân nhắc đến yếu tố thương mại, uy tín doanh nghiệp và tác động lâu dài của kết quả hòa giải.

Lựa chọn hòa giải viên phù hợp

Hòa giải viên đóng vai trò trung tâm trong việc dẫn dắt, hỗ trợ và tạo điều kiện cho các bên tìm được tiếng nói chung. Vì vậy, việc lựa chọn hòa giải viên phù hợp là yếu tố không thể xem nhẹ. Doanh nghiệp nên ưu tiên những hòa giải viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực tranh chấp tương ứng, có kiến thức pháp lý vững vàng và kỹ năng giao tiếp, đàm phán tốt.

Ngoài chuyên môn, tính độc lập, khách quan và uy tín của hòa giải viên cũng là những tiêu chí quan trọng. Một hòa giải viên được các bên tin tưởng sẽ dễ dàng tạo dựng không khí đối thoại cởi mở, giúp các bên trình bày quan điểm một cách thẳng thắn nhưng vẫn tôn trọng lẫn nhau. Trong nhiều trường hợp, sự khéo léo và kinh nghiệm của hòa giải viên chính là yếu tố then chốt giúp tháo gỡ bế tắc và đưa các bên đến gần hơn với thỏa thuận chung.

3. Những sai lầm cần tránh khi chuẩn bị hòa giải thương mại

Mặc dù hòa giải thương mại mang tính linh hoạt, nhưng không ít doanh nghiệp vẫn mắc phải những sai lầm phổ biến trong quá trình chuẩn bị. Một trong những sai lầm thường gặp là xem nhẹ khâu chuẩn bị, cho rằng hòa giải chỉ là buổi trao đổi mang tính hình thức. Cách tiếp cận này dễ dẫn đến việc doanh nghiệp không nắm chắc hồ sơ, thiếu lập luận thuyết phục và đánh mất lợi thế trong quá trình thương lượng.

Bên cạnh đó, việc đặt mục tiêu quá cứng nhắc hoặc thiếu thực tế cũng là một sai lầm cần tránh. Nếu doanh nghiệp chỉ tập trung vào việc bảo vệ quan điểm của mình mà không sẵn sàng lắng nghe và nhượng bộ ở mức hợp lý, khả năng hòa giải thành công sẽ bị hạn chế đáng kể. Ngoài ra, việc lựa chọn hòa giải viên không phù hợp hoặc thiếu sự thống nhất giữa các bên về vai trò của hòa giải viên cũng có thể làm giảm hiệu quả của phiên hòa giải.

Tóm lại, hòa giải thương mại chỉ thực sự phát huy ưu điểm khi các bên tham gia có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và thái độ thiện chí. Việc đầu tư thời gian và nguồn lực cho giai đoạn chuẩn bị không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng đạt được thỏa thuận mà còn góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, tôn trọng pháp luật và đối tác trong môi trường kinh doanh hiện đại.

4. Cách để giải quyết tranh chấp bằng Trung tâm trọng tài Thương mại Quốc tế Bigboss

Để áp dụng trọng tài tại BBIAC, ghi vào hợp đồng một trong hai điều khoản mẫu sau (theo Quy tắc tố tụng của BBIAC, cập nhật ):

4.1. Điều khoản trọng tài mẫu

Các bên có thể bổ sung:

(a) Số lượng trọng tài viên là [một hoặc ba].

(b) Địa điểm trọng tài là [thành phố và/hoặc quốc gia].

(c) Luật áp dụng cho hợp đồng là [ ].*

(d) Ngôn ngữ trọng tài là [ ].**

*Ghi chú: Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài.

**Ghi chú: Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài hoặc tranh chấp có ít nhất một bên là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

4.2. Điều khoản trọng tài mẫu theo thủ tục rút gọn

“Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương mại Quốc tế BIGBOSS (BBIAC) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này. Các bên thỏa thuận rằng tố tụng trọng tài sẽ được tiến hành theo Thủ tục rút gọn quy định tại Điều 37 của Quy tắc tố tụng trọng tài của BBIAC.”

Các bên có thể bổ sung:

(a) Địa điểm trọng tài là [thành phố và/hoặc quốc gia].

(b) Luật áp dụng cho hợp đồng là [ ].*

(c) Ngôn ngữ trọng tài là [ ].**

*Ghi chú: Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài.

**Ghi chú: Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài hoặc tranh chấp có ít nhất một bên là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

Liên hệ BBIAC tại Số 25 đường GS01, KP Tây B, Phường Đông Hòa, TP. Dĩ An, Bình Dương để được tư vấn miễn phí. Doanh nghiệp có thể kết hợp hòa giải trước để tối ưu hóa quy trình.