Cách chuẩn bị hồ sơ cho một vụ án tranh chấp trọng tài.

Tháng 1 13, 2026

1.Các tài liệu cần thiết khi chuẩn bị hồ sơ.

Theo quy định của Luật Trọng tài thương mại năm 2010, hồ sơ khởi kiện trọng tài cần bao gồm các tài liệu cơ bản sau:

1.1 Đơn khởi kiện trọng tài

Ngày, tháng, năm làm đơn;
Tên, địa chỉ của các bên tranh chấp;
Tóm tắt nội dung vụ tranh chấp;
Yêu cầu cụ thể của nguyên đơn và căn cứ để đưa ra yêu cầu;
Thoả thuận trọng tài;
Chữ ký của người khởi kiện hoặc người đại diện hợp pháp.

1.2 Thoả thuận trọng tài.

Theo Điều 5 và Điều 16 Luật Trọng tài thương mại 2010, trọng tài chỉ có thẩm quyền khi giữa các bên tồn tại thoả thuận trọng tài hợp lệ, có thể dưới dạng:

Điều khoản trọng tài trong hợp đồng;
Thoả thuận trọng tài riêng biệt bằng văn bản.

Đây là tài liệu mang tính quyết định đối với việc thụ lý vụ án trọng tài.

1.3 Hợp đồng và các phụ lục hợp đồng

Hợp đồng là cơ sở để xác định quyền và nghĩa vụ của các bên. Cần nộp:

Hợp đồng chính;
Phụ lục hợp đồng;
Các sửa đổi, bổ sung hợp đồng (nếu có).

1.4 Chứng cứ chứng minh yêu cầu khởi kiện

Theo Điều 33 Luật Trọng tài thương mại 2010, mỗi bên có nghĩa vụ chứng minh cho yêu cầu của mình. Chứng cứ có thể bao gồm:

Hoá đơn, chứng từ thanh toán;
Biên bản giao nhận, nghiệm thu;
Thư từ, email, tin nhắn trao đổi;
Biên bản làm việc, thông báo vi phạm hợp đồng.

1.5 Tài liệu pháp lý của các bên

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
Quyết định thành lập;
Giấy uỷ quyền cho người đại diện tham gia tố tụng trọng tài.

2. Quy trình thu thập chứng cứ.

2.1 Nguyên tắc thu thập chứng cứ

Theo Điều 25 Luật Trọng tài thương mại 2010, các bên có quyền và nghĩa vụ thu thập, cung cấp chứng cứ cho Hội đồng trọng tài.

2.2 Các bước thu thập chứng cứ

Xác định các tình tiết cần chứng minh: Dựa trên nội dung tranh chấp và yêu cầu khởi kiện.
Thu thập chứng cứ nội bộ: Hồ sơ giao dịch, kế toán, hợp đồng, tài liệu nội bộ.
Thu thập chứng cứ từ bên thứ ba: Yêu cầu đối tác, ngân hàng, cơ quan giám định cung cấp tài liệu.
Đánh giá chứng cứ: Đảm bảo chứng cứ có nguồn gốc hợp pháp, liên quan và có giá trị chứng minh.
Hệ thống hoá chứng cứ: Lập bảng kê chứng cứ, đánh số và phân loại rõ ràng.

2.3 Yêu cầu Hội đồng trọng tài hỗ trợ thu thập chứng cứ

Theo khoản 4 Điều 46 Luật Trọng tài thương mại 2010, trong trường hợp cần thiết, Hội đồng trọng tài có thể yêu cầu Toà án hỗ trợ thu thập chứng cứ.

3.Lưu ý về pháp lý khi chuẩn bị hồ sơ

3.1 Thời hiệu khởi kiện

Theo Điều 33 Luật Trọng tài thương mại 2010, thời hiệu khởi kiện trọng tài là 02 năm, kể từ ngày quyền và lợi ích hợp pháp xâm phạm, trừ trường hợp luật chuyên ngành có quy định khác.

3.2 Hiệu lực của thoả thuận trọng tài

Theo Điều 18 Luật Trọng tài thương mại 2010, thoả thuận trọng tài vô hiệu trong các trường hợp như:

Tranh chấp không thuộc thẩm quyền của trọng tài;
Người xác lập thoả thuận không có thẩm quyền;
Hình thức thoả thuận không phù hợp quy định

3.3 Hình thức và ngôn ngữ hồ sơ

Theo Điều 10 Luật Trọng tài thương mại 2010, các bên được thoả thuận về ngôn ngữ sử dụng trong tố tụng trọng tài.

3.4 Nguyên tắc bảo mật

Theo Điều 4 Luật Trọng tài thương mại 2010, giải quyết tranh chấp bằng trọng tài được tiến hành không công khai, trừ trường hợp các bên có thoả thuận khác.

4. Vai trò của luật sư trong quá trình chuẩn bị

Luật sư giữ vai trò quan trọng trong công việc:

Tư vấn lựa chọn trọng tài và chiến lược giải quyết tranh chấp;
Soạn thảo đơn khởi kiện, bản tự bảo vệ theo đúng Điều 30 và Điều 35 Luật Trọng tài thương mại 2020;
Đánh giá tính hợp pháp của chứng cứ;
Đại diện hoặc bảo vệ quyền và lợi ích

Sự tham gia của luật sư giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý và nâng cao hiệu quả bảo vệ quyền lợi cho các bên.

5. Cách thức nộp hồ sơ lên trung tâm trọng tài

Theo Điều 31 Luật Trọng tài thương mại 2010, hồ sơ khởi kiện được nộp theo các hình thức:

Nộp trực tiếp tại trung tâm trọng tài;
Gửi qua đường bưu điện;
Nộp trực tiếp (nếu trung tâm trọng tài có quy định).

Nguyên đơn phải nộp tạm ứng phí trọng tài theo thông báo của trung tâm trọng tài để vụ việc được thụ lý.

6. Cách để giải quyết tranh chấp bằng Trung tâm trọng tài thương mại quốc tế Bigboss

Để giải quyết tranh chấp bằng phương pháp trọng tài thương mại tại BBIAC. Quý khách hàng có thể ghi vào hợp đồng 1 trong 2 nội dung sau:

6.1. Điều khoản trọng tài mẫu

Ngoài ra, các bên có thể bổ sung:

(a) số lượng trọng tài viên là [một hoặc ba].

(b) địa điểm trọng tài là [thành phố và/hoặc quốc gia].

(d) ngôn ngữ trọng tài là [ ].

Ghi chú:

Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài

Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài hoặc tranh chấp có ít nhất một bên là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

6.2. Điều khoản trọng tài mẫu theo thủ tục rút gọn

“Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương mại Quốc tế BIGBOSS (BBIAC) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này. Các bên thỏa thuận rằng tố tụng trọng tài sẽ được tiến hành theo Thủ tục rút gọn quy định tại Điều 37 của Quy tắc tố tụng trọng tài của BBIAC.”