Bảo mật thông tin trong hòa giải thương mại: Doanh nghiệp có thể yên tâm không?

Tháng 4 14, 2025

Hòa giải thương mại, một phương thức giải quyết tranh chấp thay thế (ADR – Alternative Dispute Resolution), mang đến cơ hội cho các bên thương lượng với sự hỗ trợ của một bên thứ ba trung lập mà không cần đưa vụ việc ra tòa. Phương thức này không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí mà còn nổi bật với một ưu điểm quan trọng: tính bảo mật. Trong môi trường kinh doanh toàn cầu hóa ngày nay, khi các tranh chấp thương mại ngày càng phức tạp, từ vi phạm hợp đồng, tranh chấp sở hữu trí tuệ đến xung đột giữa các đối tác, vì thế, thông tin nhạy cảm không chỉ là công cụ đàm phán mà còn là tài sản chiến lược. Nếu không được bảo vệ chặt chẽ, việc tiết lộ thông tin trong quá trình giải quyết tranh chấp có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng chẳng hạn đối thủ cạnh tranh có thể lợi dụng dữ liệu để chiếm ưu thế, hoặc bên thứ ba sử dụng thông tin cho mục đích bất hợp pháp. Vậy hòa giải thương mại bảo vệ thông tin doanh nghiệp như thế nào, và quy tắc bảo mật đóng vai trò gì trong quá trình này?

1. Hòa giải thương mại giúp bảo mật thông tin doanh nghiệp như thế nào?

1.1. Quy tắc bảo mật trong quá trình hòa giải

Để hòa giải thành công, các bên cần sẵn sàng chia sẻ thông tin, từ tài liệu, bằng chứng đến nội dung thảo luận nhằm tìm ra giải pháp chung. Tuy nhiên, sự cởi mở này chỉ có thể đạt được khi có sự đảm bảo rằng thông tin sẽ không bị xâm phạm sau buổi hòa giải. Vì vậy, quy tắc bảo mật trong hòa giải không chỉ là một biện pháp kỹ thuật mà còn là yếu tố cốt lõi để xây dựng lòng tin giữa các bên. Tại Việt Nam, theo như khoản 2 Điều 4 Nghị định số 22/2017/NĐ-CP về hòa giải thương mại, các thông tin liên quan đến vụ việc hòa giải phải được giữ bí mật, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo rằng những thông tin nhạy cảm, như bí mật kinh doanh, chiến lược đàm phán, hay các tài liệu nội bộ, không bị tiết lộ ra bên ngoài, gây thiệt hại cho các bên.

Trên bình diện quốc tế, Luật mẫu của Uncitral về hòa giải thương mại đã khẳng định tầm quan trọng của bảo mật thông tin đối với những thông tin liên quan đến tranh chấp của các bên tại Điều 9, 10 của Luật này. Tương tự, Công ước Liên Hợp Quốc về Thỏa thuận Hòa giải Quốc tế (Công ước Singapore) mà Việt Nam trở thành thành viên vào năm 2019, cũng đặt trọng tâm vào tính bảo mật như một nguyên tắc cốt lõi. Cụ thể, Điều 5 của Công ước quy định rằng các bên không được phép dựa vào thông tin từ quá trình hòa giải để làm bằng chứng trong các vụ kiện tụng sau này, trừ một số ngoại lệ hiếm hoi như bảo vệ lợi ích công cộng. Điều này đặc biệt có ý nghĩa với các tranh chấp thương mại xuyên biên giới, nơi các doanh nghiệp cần sự bảo vệ đồng bộ giữa các hệ thống pháp luật khác nhau.

1.2. So sánh mức độ bảo mật giữa hòa giải, trọng tài và tòa án

Khi đặt hòa giải lên bàn cân so sánh với trọng tài và tòa án, mức độ bảo mật là một điểm cộng lớn. Trong khi tòa án thường tổ chức các phiên xử công khai, nơi thông tin có thể dễ dàng bị công bố rộng rãi thì hòa giải và trọng tài đều mang tính chất riêng tư hơn. Tuy nhiên, giữa hòa giải và trọng tài cũng có sự khác biệt. Trọng tài, dù kín đáo, vẫn có thể dẫn đến phán quyết được công nhận và thi hành bởi cơ quan pháp luật, làm tăng nguy cơ một phần thông tin bị lộ trong quá trình này. Ngược lại, hòa giải không tạo ra phán quyết ràng buộc mà chỉ dừng lại ở thỏa thuận tự nguyện giữa các bên, giúp giảm thiểu khả năng thông tin bị rò rỉ ra ngoài. Vì vậy, xét về bảo mật, hòa giải thường được đánh giá là phương thức an toàn nhất cho doanh nghiệp.

*Bảo mật thông tin trong hòa giải thương mại: Doanh nghiệp có thể yên tâm không? (Nguồn ảnh: AI)*

2. Những lưu ý để đảm bảo thông tin không bị rò rỉ khi hòa giải

Dù hòa giải có nhiều ưu điểm về bảo mật, doanh nghiệp vẫn cần chủ động thực hiện một số biện pháp để đảm bảo thông tin được bảo vệ tuyệt đối, chẳng hạn:

2.1. Chọn hòa giải viên có kinh nghiệm và đáng tin cậy

Hòa giải viên đóng vai trò trung tâm trong việc duy trì tính bảo mật của quá trình. Thủ tục hòa giải không thể thiếu là các phiên họp riêng với từng bên, cho phép mỗi bên xử lý các vấn đề khó khăn, nhạy cảm cùng hòa giải viên mà họ tin tưởng. Một hòa giải viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm và có uy tín không chỉ hiểu rõ các quy tắc bảo mật mà còn biết cách xử lý tình huống để ngăn chặn rủi ro rò rỉ thông tin. Vì vậy, doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn những cá nhân hoặc tổ chức có danh tiếng đã được khẳng định, đồng thời kiểm tra kỹ lưỡng lý lịch và cam kết bảo mật của họ trước khi bắt đầu quá trình hòa giải.

2.2. Quy định bảo mật trong thỏa thuận hòa giải

Để tăng cường sự an toàn, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng thỏa thuận hòa giải ban đầu bao gồm các điều khoản bảo mật rõ ràng và chặt chẽ. Các điều khoản này nên quy định cụ thể trách nhiệm của các bên, bao gồm cả hòa giải viên, trong việc không tiết lộ thông tin ra bên ngoài, cũng như các biện pháp xử lý nếu vi phạm xảy ra. Một thỏa thuận bảo mật được soạn thảo kỹ lưỡng không chỉ là “lá chắn” pháp lý mà còn là sự đảm bảo để doanh nghiệp yên tâm tham gia hòa giải mà không lo ngại về rủi ro.

Chuyên gia Mai Tiến Luật – Giám đốc Trung tâm Trọng tài Thương mại Quốc tế Bigboss cho biết: “Với bối cảnh hiện nay của thế giới, việc các doanh nghiệp ưu tiên chọn “hòa giải thương mại” đang dần trở thành xu hướng phổ biến bởi các điểm ưu việc mà phương pháp này mang lại. Với việc đảm bảo tính bảo mật một cách tuyệt đối cho khách hàng, hòa giải thương mại trong tương lai chắc chắn sẽ trở thành một trong những phương pháp giải quyết tranh chấp phổ biến nhất bên cạnh Tòa án”

3. Cách để giải quyết tranh chấp thông qua Trung tâm trọng tài thương mại quốc tế Bigboss

Để giải quyết tranh chấp bằng phương pháp hòa giải thương mại tại BBIAC. Quý khách hàng có thể ghi vào hợp đồng 1 trong 2 nội dung sau:

3.1. Điều khoản hòa giải mẫu

MẪU 1:

“Điều …: Giải quyết tranh chấp bằng hòa giải

1. Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến Hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng hoà giải tại Trung Tâm Trọng Tài Thương Mại Quốc Tế Bigboss (BIGBOSS INTERNATIONAL) theo Quy tắc hòa giải của Trung tâm này.
2. Hai bên sẽ thống nhất chọn một Hòa giải viên thuộc Danh sách Hòa giải viên của Trung tâm này.”

MẪU 2:

“Điều …: Giải quyết tranh chấp bằng hòa giải
1. Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến Hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng hoà giải tại Trung Tâm Trọng Tài Thương Mại Quốc Tế Bigboss (BIGBOSS INTERNATIONAL) theo Quy tắc hòa giải của Trung tâm này.
2. Hai bên sẽ thống nhất chọn một Hòa giải viên thuộc Danh sách Hòa giải viên của Trung tâm này.
3. Thỏa thuận hòa giải này không loại trừ quyền của mỗi bên khởi kiện vụ án ra Tòa án.”

3.2. Điều khoản hòa giải mẫu áp dụng cho thủ tục rút gọn

“Điều …: Giải quyết tranh chấp bằng hòa giải

Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến Hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng hoà giải tại Trung Tâm Trọng Tài Thương Mại Quốc Tế Bigboss (BIGBOSS INTERNATIONAL) theo Quy tắc hòa giải của Trung tâm này.”

Hòa giải thương mại nổi bật với ưu điểm tiết kiệm chi phí và thời gian đáng kể so với tố tụng. Đồng thời, nó đảm bảo tính bảo mật cao và cho phép các bên linh hoạt, sáng tạo trong việc tìm kiếm giải pháp win-win, duy trì mối quan hệ kinh doanh tốt đẹp hơn. Đây là lựa chọn ưu việt để giải quyết tranh chấp một cách hiệu quả và toàn diện.