Cách thức và trình tự gửi thông báo trong tố tụng trọng tài

Tháng 6 12, 2025

Việc gửi thông báo và tống đạt văn bản tố tụng là một khâu quan trọng trong tố tụng trọng tài, đảm bảo quyền lợi của các bên và tính hợp pháp của quy trình giải quyết tranh chấp. Luật Trọng tài thương mại Việt Nam quy định rõ ràng về vấn đề này tại Điều 12, nhấn mạnh việc tôn trọng thỏa thuận của các bên hoặc quy tắc tố tụng của trung tâm trọng tài. Khác với Bộ luật Tố tụng dân sự (BLTTDS) 2015, vốn dành hẳn Chương X (từ Điều 170 đến Điều 181) và các quy định bổ sung như Điều 227 để điều chỉnh chặt chẽ việc cấp phát, tống đạt và thông báo văn bản tố tụng, Luật Trọng tài thương mại chỉ quy định một điều luật duy nhất với cách tiếp cận linh hoạt hơn, ưu tiên thỏa thuận của các bên. Trong trường hợp không có thỏa thuận hoặc quy tắc tố tụng cụ thể, các khoản 1, 2, 3, 4, 5 của Điều 12 sẽ được áp dụng. Sự khác biệt này đòi hỏi các Trọng tài viên và Thẩm phán phải nắm vững và áp dụng đúng quy định của từng hệ thống tố tụng để tránh sai sót, đặc biệt khi xem xét các yêu cầu hủy phán quyết trọng tài. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết cách thức và trình tự gửi thông báo trong tố tụng trọng tài, làm rõ các nguyên tắc pháp lý và những điểm cần lưu ý để đảm bảo tính hợp lệ của quy trình.

1. Chủ thể nhận văn bản, tài liệu từ các bên tranh chấp

Các bản giải trình, văn thư giao dịch và tài liệu khác của mỗi bên trong quan hệ tranh chấp phải được gửi tới trung tâm trọng tài hoặc Hội đồng trọng tài với số bản đủ để mỗi thành viên trong Hội đồng trọng tài có một bản và phía đương sự bên kia một bản (nếu có nhiều đương sự thì gửi mỗi đương sự một bản), còn một bản lưu tại trung tâm trọng tài.

Số lượng các bản giải trình, văn thư giao dịch và tài liệu khác mà mỗi bên phải chuẩn bị để gửi cho các chủ thể nói trên nhiều hay ít, chủ yếu phụ thuộc vào số lượng Trọng tài viên tham gia giải quyết vụ tranh chấp đó. Nếu các bên không có thỏa thuận về số lượng Trọng tài viên thì Hội đồng trọng tài chỉ có ba thành viên. Số lượng văn bản phải gửi trong trường hợp này là năm bộ văn bản (nếu phía bị đơn chỉ có một đương sự). Nếu các bên thỏa thuận Hội đồng trọng tài là năm thành viên thì số bộ tài liệu phải gửi là bảy bộ văn bản.v.v…

2. Cách thức Trung tâm trọng tài hoặc Hội đồng trọng tài gửi thông báo

Khoản 3 Điều 12 Luật TTTM 2010 quy định: “Các thông báo, tài liệu có thể được Trung tâm trọng tài hoặc Hội đồng trọng tài gửi bằng phương thức giao trực tiếp, thư bảo đảm, thư thường, fax, telex, telegram, thư điện tử hoặc bằng phương thức khác có ghi nhận việc gửi này” cho thấy Luật Trọng tài thương mại cho phép sử dụng nhiều phương thức khác nhau để gửi thông báo và tài liệu, tùy thuộc vào sự lựa chọn của Trung tâm trọng tài hoặc Hội đồng trọng tài dựa trên hoàn cảnh cụ thể. Luật không quy định trước một phương thức cố định hay đặt ra các yêu cầu chi tiết về thủ tục gửi.

Ngược lại, trong tố tụng dân sự, các quy định về tống đạt và thông báo được nêu chi tiết cho từng tình huống cụ thể, ví dụ như tại các Điều 152, 153, 154 của BLTTDS 2005 (sửa đổi, bổ sung năm 2011) hoặc các Điều 175, 176, 177, 178, 179, 180 của BLTTDS 2015. Việc tòa án không tuân thủ đúng các quy định này sẽ bị coi là vi phạm tố tụng. Tuy nhiên, tố tụng trọng tài không áp dụng các quy định về cấp phát và tống đạt của tố tụng dân sự. Đây là điểm khác biệt quan trọng mà các thẩm phán cần hiểu rõ khi xem xét các yêu cầu hủy phán quyết trọng tài để tránh áp dụng sai quy định.

3. Trung tâm trọng tài hoặc Hội đồng trọng tài gửi thông báo, tài liệu cho các bên được coi là hợp lệ khi nào

Trung tâm trọng tài hoặc Hội đồng trọng tài gửi thông báo, tài liệu cho các bên được coi là hợp lệ khi đã thực hiện đúng quy định tại khoản 2 Điều 12 Luật Trọng tài thương mại 2010.

Trong tố tụng trọng tài, khoản 2 Điều 12 Luật Trọng tài thương mại quy định thông báo, tài liệu được gửi đến địa chỉ do các bên cung cấp hoặc đến đại diện của họ. Nếu được gửi theo một trong các phương thức tại khoản 3 Điều 12 (giao trực tiếp, thư bảo đảm, thư thường, fax, telex, telegram, thư điện tử hoặc phương thức có ghi nhận), tài liệu được coi là đã nhận theo khoản 4 Điều 12, miễn là gửi đúng địa chỉ đã thỏa thuận trước đó, thường là địa chỉ giao dịch trong quá trình thực hiện hợp đồng. Luật không yêu cầu chứng minh người nhận cố tình giấu địa chỉ hay niêm yết công khai tại nơi cư trú cuối cùng, mà chỉ cần gửi đúng địa chỉ giao dịch là hợp lệ. Điều này phù hợp với thông lệ quốc tế và tính chất tranh chấp thương mại, nơi các bên thường là thương nhân, được kỳ vọng ứng xử có trách nhiệm.

Ngược lại, trong tố tụng dân sự, việc tống đạt văn bản phải tuân theo các quy định nghiêm ngặt tại khoản 2 Điều 164 BLTTDS 2005 (sửa đổi 2011) và Điều 5, 6, 7 Nghị quyết 05/2012/NQ-HĐTP. Người khởi kiện phải cung cấp địa chỉ chính xác, cụ thể của bị đơn tại thời điểm khởi kiện. Nếu bị đơn thay đổi địa chỉ mà không thông báo, dẫn đến việc giấu địa chỉ để trốn tránh nghĩa vụ, cần có chứng cứ chứng minh. Nếu người khởi kiện không biết hoặc ghi sai địa chỉ, họ phải tìm kiếm địa chỉ đúng. Việc không tuân thủ các quy định này được coi là vi phạm tố tụng.

Sự khác biệt cơ bản nằm ở tính linh hoạt của tố tụng trọng tài. Luật Trọng tài thương mại không buộc người khởi kiện hay Hội đồng trọng tài truy tìm địa chỉ mới của bị đơn, mà chỉ cần gửi theo địa chỉ giao dịch cuối cùng. Điều 54 Luật Trọng tài thương mại cũng chỉ yêu cầu giấy triệu tập được gửi trước 30 ngày, không quy định thêm về phương thức hay địa chỉ gửi. Do đó, nếu bị đơn thay đổi địa chỉ mà không thông báo, các văn bản gửi đúng địa chỉ giao dịch cũ vẫn được coi là hợp lệ, và yêu cầu hủy phán quyết trọng tài với lý do không nhận được thông báo sẽ không được chấp nhận.

Trong thực tiễn, nếu văn bản tố tụng bị trả lại do bị đơn thay đổi địa chỉ, Hội đồng trọng tài có thể yêu cầu nguyên đơn cung cấp địa chỉ mới. Nếu không xác định được địa chỉ mới, nguyên đơn có thể yêu cầu tiếp tục tố tụng. Khi đó, việc xét xử vắng mặt bị đơn, dựa trên địa chỉ giao dịch trước đó, vẫn được coi là hợp lệ, tránh việc các bên thiếu thiện chí lợi dụng để cản trở tố tụng. Quy định này đảm bảo tính hiệu quả và công bằng trong tố tụng trọng tài.

cach-thuc-va-trinh-tu-gui-thong-bao-trong-to-tung-trong-tai

4. Thời hạn nhận thông báo

Theo quy định tại khoản 5 Điều 12 thì thời hạn nhận thông báo, tài liệu được tính kể từ ngày tiếp theo ngày được coi là đã nhận thông báo, tài liệu. Nếu ngày tiếp theo là ngày lễ hoặc ngày nghỉ theo quy định của nước, vùng lãnh thổ nơi mà thông báo, tài liệu đã được nhận thì thời hạn này bắt đầu được tính từ ngày làm việc đầu tiên tiếp theo. Nếu ngày cuối cùng của thời hạn này là ngày lễ hoặc ngày nghỉ theo quy định của nước, vùng lãnh thổ nơi mà thông báo, tài liệu được nhận thì ngày hết hạn sẽ là cuối ngày làm việc đầu tiên tiếp theo.

Ví dụ: Bị đơn nhận được đơn khởi kiện và tài liệu kèm theo là ngày 14/02/2015 nhưng vì thời gian nghỉ tết âm lịch bắt đầu từ ngày 15/02/2015 và đến ngày 24/02/2015 mới đi làm. Do đó, thời hạn 30 ngày mà bị đơn phải gửi bản tự bảo vệ cho Trung tâm trọng tài bắt đầu tính từ ngày 24/02/2015. Ngày cuối cùng của thời hạn là ngày 25/3/2015. Ngày 25/3/2015 là ngày thứ tư, nhưng đặt giả thiết ngày 25/3/2015 là thứ bảy thì ngày hết hạn gửi bản tự bảo vệ sẽ là ngày 27/3/2015.

5. Cách để giải quyết tranh chấp bằng Trung tâm trọng tài thương mại quốc tế Bigboss

Để giải quyết tranh chấp bằng phương pháp trọng tài thương mại tại BBIAC. Quý khách hàng có thể ghi vào hợp đồng 1 trong 2 nội dung sau:

5.1. Điều khoản trọng tài mẫu

Ngoài ra, các bên có thể bổ sung:

(a) số lượng trọng tài viên là [một hoặc ba].

(b) địa điểm trọng tài là [thành phố và/hoặc quốc gia].

(d) ngôn ngữ trọng tài là [ ].** Ghi chú: *

Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài **

Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài hoặc tranh chấp có ít nhất một bên là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

5.2. Điều khoản trọng tài mẫu theo thủ tục rút gọn

“Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương mại Quốc tế BIGBOSS (BBIAC) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này. Các bên thỏa thuận rằng tố tụng trọng tài sẽ được tiến hành theo Thủ tục rút gọn quy định tại Điều 37 của Quy tắc tố tụng trọng tài của BBIAC.”

Ngoài ra, các bên có thể bổ sung:

(a) địa điểm trọng tài là [thành phố và/hoặc quốc gia].

(b) luật áp dụng cho hợp đồng là [ ].*

Ghi chú:

* Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài

** Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài hoặc tranh chấp có ít nhất một bên là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

Liên hệ 0979 133 955 để được tư vấn!