Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng sâu rộng, việc giải quyết tranh chấp thương mại bằng trọng tài ngày càng được các doanh nghiệp Việt Nam và quốc tế ưa chuộng. Trọng tài Ad hoc (hay còn gọi là trọng tài vụ việc) là một trong những hình thức trọng tài quan trọng được pháp luật Việt Nam ghi nhận và được áp dụng phổ biến trên thế giới. Bài viết này sẽ phân tích sâu về khái niệm trọng tài Ad hoc và quy trình thành lập Hội đồng trọng tài Ad hoc theo quy định của pháp luật Việt Nam, đồng thời so sánh với thông lệ quốc tế, làm rõ ưu nhược điểm và đề xuất giải pháp hoàn thiện.

1. Khái niệm và đặc điểm của trọng tài Ad hoc (trọng tài vụ việc)

1.1. Khái niệm trọng tài Ad hoc theo pháp luật Việt Nam

Trong tiếng Anh, trọng tài vụ việc được gọi là “Ad-hoc arbitration”. Theo quy định tại khoản 7 Điều 3 Luật Trọng tài thương mại 2010 của Việt Nam: “Trọng tài vụ việc là hình thức giải quyết tranh chấp theo quy định của Luật này và trình tự, thủ tục do các bên thỏa thuận”. Định nghĩa này nhấn mạnh tính tự do thỏa thuận của các bên trong việc quyết định trình tự, thủ tục giải quyết tranh chấp.

Hiểu một cách đầy đủ hơn, trọng tài vụ việc là hình thức trọng tài do các bên tranh chấp thỏa thuận thành lập để giải quyết một vụ tranh chấp cụ thể và sẽ chấm dứt tồn tại khi giải quyết xong vụ việc đó. Đây là hình thức trọng tài được lập ra để giải quyết những tranh chấp thương mại cụ thể khi có yêu cầu và tự giải thể khi giải quyết xong vụ tranh chấp đó.

Tại Việt Nam, trọng tài vụ việc đã được pháp luật ghi nhận chính thức từ Pháp lệnh trọng tài thương mại năm 2003 và sau đó được quy định chi tiết hơn trong Luật Trọng tài thương mại năm 2010. Đây là một bước tiến quan trọng trong việc hoàn thiện khung pháp lý cho các phương thức giải quyết tranh chấp ngoài tòa án tại Việt Nam.

1.2. Đặc điểm của trọng tài Ad hoc

Thứ nhất, trọng tài Ad hoc có tính tạm thời. Trọng tài Ad hoc được thành lập khi phát sinh tranh chấp và tự chấm dứt hoạt động khi giải quyết xong tranh chấp. Tính tạm thời này phù hợp với tên gọi “Ad hoc” – một thuật ngữ Latin có nghĩa là “cho mục đích cụ thể này”.

Thứ hai, trọng tài Ad hoc không có cơ cấu tổ chức cố định. Trọng tài vụ việc không có trụ sở thường trực, không có bộ máy cố định, không có danh sách trọng tài viên và không có quy tắc tố tụng riêng. Trước hoặc sau khi xảy ra tranh chấp, các bên thỏa thuận cử trọng tài viên để thành lập Hội đồng trọng tài, và các trọng tài viên này có thể là người có tên trong hoặc ngoài danh sách trọng tài viên của bất kỳ trung tâm trọng tài nào.

Thứ ba, trọng tài Ad hoc có tính linh hoạt cao về quy tắc tố tụng. Các bên tranh chấp có thể lựa chọn quy tắc tố tụng phổ biến nào đó (thường là Quy tắc tố tụng của các trung tâm trọng tài có uy tín) để giải quyết vụ tranh chấp, hoặc tự thỏa thuận xây dựng quy tắc tố tụng riêng. Điều này cho phép các bên tùy chỉnh quá trình tố tụng theo nhu cầu cụ thể của mình.

Thứ tư, địa điểm tổ chức trọng tài có ý nghĩa quan trọng. Xác định địa điểm tổ chức trọng tài vụ việc là vô cùng quan trọng, bởi hầu hết các khó khăn liên quan đến tiến hành trọng tài vụ việc như việc chỉ định trọng tài viên, khoản thù lao,… sẽ phải giải quyết theo luật quốc gia của nơi tiến hành trọng tài. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc áp dụng luật nội dung và luật tố tụng trong quá trình giải quyết tranh chấp.

Thứ năm, phán quyết trọng tài Ad hoc phải được đăng ký. Theo quy định tại Điều 62 Luật Trọng tài thương mại 2010, phán quyết của trọng tài vụ việc cần được đăng ký tại Tòa án nơi Hội đồng trọng tài đã ra phán quyết trước khi yêu cầu Cơ quan thi hành án dân sự có thẩm quyền thi hành phán quyết trọng tài đó. Đây là đặc điểm quan trọng ảnh hưởng đến hiệu lực thi hành của phán quyết.

2. So sánh với trọng tài thường trực

Để hiểu rõ hơn về đặc điểm của trọng tài Ad hoc, cần so sánh với hình thức trọng tài thường trực:

2.1. Về định nghĩa

Trọng tài thường trực (Permanent arbitration) trong tiếng Anh là hình thức trọng tài có tổ chức, có trụ sở ổn định, có danh sách trọng tài viên và hoạt động theo điều lệ riêng, có quy chế tố tụng riêng và được quy định rất chặt chẽ. Theo khoản 6 Điều 3 Luật Trọng tài thương mại 2010, trọng tài thường trực được gọi là “trọng tài quy chế” và được định nghĩa là “hình thức giải quyết tranh chấp tại một Trung tâm trọng tài theo quy định của Luật này và quy tắc tố tụng của Trung tâm trọng tài đó”.

2.2. Về tổ chức

Trọng tài thường trực có bộ máy tổ chức chặt chẽ, có trụ sở làm việc thường xuyên, thường có danh sách trọng tài viên hoạt động theo điều lệ và quy tắc tố tụng riêng. Cơ cấu tổ chức thông thường bao gồm: bộ phận thường trực (Ban quản trị và phòng thư ký), các hội đồng trọng tài (được thành lập khi có vụ việc) và bộ phận giúp việc.

2.3 Về quy tắc tố tụng

Trọng tài thường trực có quy chế tố tụng riêng và được quy định rất chặt chẽ, trong khi trọng tài Ad hoc có quy tắc tố tụng do các bên thỏa thuận hoặc lựa chọn.

2.4 Về chi phí

Trọng tài Ad hoc thường được đánh giá là tiết kiệm chi phí hơn so với trọng tài thường trực, vì các bên không phải trả phí hành chính cho tổ chức trọng tài.

3. Cơ sở pháp lý của trọng tài Ad hoc tại Việt Nam

Tại Việt Nam, cơ sở pháp lý chính cho hoạt động của trọng tài Ad hoc được quy định trong Luật Trọng tài thương mại 2010 (Luật số 54/2010/QH12), được Quốc hội thông qua ngày 17/06/2010. Luật này quy định về thẩm quyền của Trọng tài thương mại, các hình thức trọng tài, tổ chức trọng tài, Trọng tài viên; trình tự, thủ tục trọng tài; quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên trong tố tụng trọng tài; thẩm quyền của Tòa án đối với hoạt động trọng tài; tổ chức và hoạt động của Trọng tài nước ngoài tại Việt Nam, thi hành phán quyết trọng tài.

Ngoài định nghĩa trọng tài vụ việc tại khoản 7 Điều 3, Luật Trọng tài thương mại 2010 còn có những quy định cụ thể liên quan đến trọng tài Ad hoc như:

• Điều 41 quy định chi tiết về thành lập Hội đồng trọng tài vụ việc
• Điều 62 quy định về đăng ký phán quyết trọng tài vụ việc

Các quy định này tạo ra một khung pháp lý cơ bản cho việc thành lập và hoạt động của trọng tài Ad hoc tại Việt Nam.

4. Quy định về thẩm quyền giải quyết tranh chấp của trọng tài Ad hoc

Theo Điều 2 Luật Trọng tài thương mại 2010, trọng tài nói chung, và trọng tài Ad hoc nói riêng có thẩm quyền giải quyết các loại tranh chấp sau:

• Tranh chấp giữa các bên phát sinh từ hoạt động thương mại.
• Tranh chấp phát sinh giữa các bên trong đó ít nhất một bên có hoạt động thương mại.
• Tranh chấp khác giữa các bên mà pháp luật quy định được giải quyết bằng Trọng tài.

Điều này mở rộng phạm vi thẩm quyền của trọng tài, không chỉ giới hạn trong các tranh chấp thuần túy thương mại mà còn bao gồm cả các tranh chấp khác mà pháp luật cho phép giải quyết bằng trọng tài.

5. Thành lập Hội đồng trọng tài Ad hoc

Quy trình thành lập Hội đồng trọng tài Ad hoc theo quy định pháp luật Việt Nam

Điều 41 Luật Trọng tài thương mại 2010 quy định chi tiết về thành lập Hội đồng trọng tài vụ việc như sau:

“Trường hợp các bên không có thoả thuận khác, việc thành lập Hội đồng trọng tài vụ việc được quy định như sau:

Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày bị đơn nhận được đơn khởi kiện của nguyên đơn, bị đơn phải chọn Trọng tài viên và thông báo cho nguyên đơn biết Trọng tài viên mà mình chọn. Hết thời hạn này, nếu bị đơn không thông báo cho nguyên đơn tên Trọng tài viên mà mình chọn và các bên không có thoả thuận khác về việc chỉ định Trọng tài viên, thì nguyên đơn có quyền yêu cầu Tòa án có thẩm quyền chỉ định Trọng tài viên cho bị đơn.

Trường hợp vụ tranh chấp có nhiều bị đơn, thì các bị đơn phải thống nhất chọn Trọng tài viên trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận được đơn khởi kiện của nguyên đơn và các tài liệu kèm theo. Hết thời hạn này, nếu các bị đơn không chọn được Trọng tài viên và nếu các bên không có thoả thuận khác về việc chỉ định Trọng tài viên, thì một hoặc các bên có quyền yêu cầu Tòa án có thẩm quyền chỉ định Trọng tài viên cho các bị đơn.

Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày được các bên chọn hoặc được Tòa án chỉ định, các Trọng tài viên bầu một Trọng tài viên khác làm Chủ tịch Hội đồng trọng tài. Trong trường hợp không bầu được Chủ tịch Hội đồng trọng tài và các bên không có thoả thuận khác thì các bên có quyền yêu cầu Tòa án có thẩm quyền chỉ định Chủ tịch Hội đồng trọng tài.

Trong trường hợp các bên thoả thuận vụ tranh chấp do một Trọng tài viên duy nhất giải quyết nhưng không chọn được Trọng tài viên trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày bị đơn nhận được đơn khởi kiện, nếu các bên không có thoả thuận yêu cầu một Trung tâm trọng tài chỉ định Trọng tài viên, thì theo yêu cầu của một hoặc các bên, Tòa án có thẩm quyền chỉ định Trọng tài viên duy nhất.”

Đặc điểm quan trọng của quy trình này là vai trò “dự phòng” của Tòa án trong việc hỗ trợ thành lập Hội đồng trọng tài khi các bên gặp khó khăn. Đây là cơ chế hiệu quả để đảm bảo quá trình trọng tài không bị đình trệ do sự bất hợp tác hoặc khó khăn trong việc đạt được thỏa thuận giữa các bên.

6. Thủ tục giải quyết tranh chấp bằng trọng tài Ad hoc

Thủ tục giải quyết tranh chấp bằng trọng tài Ad hoc được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Khởi kiện

Nguyên đơn có trách nhiệm gửi hồ sơ khởi kiện cho bị đơn và Hội đồng trọng tài. Thời điểm bắt đầu tố tụng trọng tài được tính từ khi bị đơn nhận được đơn khởi kiện của nguyên đơn. Hồ sơ khởi kiện thường bao gồm:

• Đơn khởi kiện
• Thỏa thuận trọng tài
• Các tài liệu, chứng cứ chứng minh cho yêu cầu khởi kiện là có căn cứ và hợp pháp
• Giấy tờ nhận dạng của các bên (Bản sao có công chứng, chứng thực căn cước công dân hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp)

Bước 2: Phản hồi của bị đơn và thành lập Hội đồng trọng tài

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được đơn khởi kiện, bị đơn phải gửi cho nguyên đơn và trọng tài viên bản tự bảo vệ. Đồng thời, bị đơn phải chọn trọng tài viên cho mình và thông báo cho nguyên đơn. Sau đó, các trọng tài viên sẽ bầu Chủ tịch Hội đồng trọng tài.

Bước 3: Tố tụng trọng tài

Sau khi Hội đồng trọng tài được thành lập, quá trình tố tụng sẽ diễn ra theo quy tắc tố tụng mà các bên đã thỏa thuận. Các bên sẽ trình bày lập luận và chứng cứ của mình, và Hội đồng trọng tài có thể tổ chức phiên họp giải quyết tranh chấp.

Bước 4: Ra phán quyết

Sau khi xem xét tất cả chứng cứ và lập luận, Hội đồng trọng tài sẽ ra phán quyết. Phán quyết phải được lập thành văn bản và có chữ ký của các trọng tài viên.

Bước 5: Đăng ký phán quyết

Phán quyết của trọng tài vụ việc cần được đăng ký tại Tòa án nơi Hội đồng trọng tài đã ra phán quyết trước khi yêu cầu Cơ quan thi hành án dân sự có thẩm quyền thi hành phán quyết trọng tài đó.

Vai trò của Tòa án trong việc hỗ trợ thành lập Hội đồng trọng tài Ad hoc

Tòa án đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ thành lập Hội đồng trọng tài Ad hoc khi các bên gặp khó khăn. Cụ thể, Tòa án có thẩm quyền chỉ định Trọng tài viên trong các trường hợp sau:

1. Khi bị đơn không chọn Trọng tài viên trong thời hạn quy định và các bên không có thỏa thuận khác về việc chỉ định Trọng tài viên.
2. Khi các bị đơn (trong trường hợp nhiều bị đơn) không thống nhất được việc chọn Trọng tài viên trong thời hạn quy định.
3. Khi các Trọng tài viên không bầu được Chủ tịch Hội đồng trọng tài trong thời hạn quy định.
4. Khi các bên thỏa thuận vụ tranh chấp do một Trọng tài viên duy nhất giải quyết nhưng không chọn được Trọng tài viên trong thời hạn quy định.

Ngoài ra, Tòa án còn có vai trò trong việc đăng ký phán quyết trọng tài Ad hoc, xem xét hiệu lực của thỏa thuận trọng tài, và giải quyết các khiếu nại liên quan đến thẩm quyền của Hội đồng trọng tài.

Vai trò này của Tòa án thể hiện mối quan hệ hỗ trợ và giám sát giữa Tòa án và trọng tài, nhằm đảm bảo quá trình trọng tài diễn ra hiệu quả và công bằng.

7. Quy tắc tố tụng trong trọng tài Ad hoc

7.1. Tự do thỏa thuận về quy tắc tố tụng

là một trong những đặc điểm nổi bật của trọng tài Ad hoc là các bên có quyền tự do thỏa thuận về quy tắc tố tụng. Điều này được thể hiện rõ trong định nghĩa trọng tài vụ việc tại khoản 7 Điều 3 Luật Trọng tài thương mại 2010: “…trình tự, thủ tục do các bên thỏa thuận”.

Nguyên tắc tự do thỏa thuận cho phép các bên có thể:

• Tự xây dựng quy tắc tố tụng riêng phù hợp với đặc điểm của tranh chấp
• Lựa chọn áp dụng quy tắc tố tụng có sẵn của các tổ chức trọng tài uy tín
• Kết hợp nhiều quy tắc tố tụng khác nhau để tạo ra một quy trình phù hợp nhất

Tuy nhiên, tự do thỏa thuận không phải là tuyệt đối. Các quy tắc tố tụng được thỏa thuận phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản của pháp luật và không được vi phạm các quy định bắt buộc của pháp luật nơi tiến hành trọng tài.

7.2. Quy tắc UNCITRAL và vai trò của nó trong trọng tài Ad hoc

Quy tắc tố tụng trọng tài của UNCITRAL (United Nations Commission on International Trade Law) được thông qua năm 1976 và sửa đổi năm 2010 là một trong những quy tắc tố tụng được sử dụng phổ biến nhất trong trọng tài Ad hoc quốc tế.

Trọng tài Ad hoc theo quy tắc UNCITRAL được coi là giải pháp trung gian giữa trọng tài Ad hoc thuần túy và trọng tài thể chế. Bằng cách đưa tham chiếu đến Quy tắc UNCITRAL vào điều khoản trọng tài, các bên có thể khắc phục được nhiều khó khăn thường gặp trong trọng tài Ad hoc thuần túy.

Quy tắc UNCITRAL giải quyết nhiều vấn đề quan trọng như:

1. Thủ tục thành lập hội đồng trọng tài, bao gồm số lượng và quy trình bổ nhiệm trọng tài viên.
2. Quy định về từ chối hoặc thay thế trọng tài viên, yêu cầu trọng tài viên phải thông báo bất kỳ trường hợp nào có thể gây ra nghi ngờ chính đáng về tính độc lập và công bằng của họ.
3. Quy định về tiến hành thủ tục, cho phép trọng tài viên được tự do tiến hành trọng tài theo ý muốn nhưng phải tuân thủ nguyên tắc tranh tụng.
4. Quy định về phán quyết trọng tài, các yêu cầu về hình thức và nội dung của phán quyết.
5. Quy định về luật áp dụng, cách xác định luật nội dung áp dụng khi các bên không có thỏa thuận rõ ràng.

Việc áp dụng Quy tắc UNCITRAL đặc biệt hữu ích khi các bên có quan điểm trái ngược về việc lựa chọn tổ chức trọng tài nào, lúc đó trọng tài Ad hoc thường là cam kết cuối cùng.

7.3. Lựa chọn địa điểm tổ chức trọng tài và ảnh hưởng của nó

Việc xác định địa điểm tổ chức trọng tài Ad hoc có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Theo kết quả nghiên cứu, hầu hết các khó khăn liên quan đến tiến hành trọng tài Ad hoc như việc chỉ định trọng tài viên, khoản thù lao,… sẽ phải giải quyết theo luật quốc gia của nơi tiến hành trọng tài.

Điều 40 Luật Trọng tài thương mại 2010 quy định: “Các bên có quyền thoả thuận địa điểm giải quyết tranh chấp; trường hợp không có thoả thuận thì Hội đồng trọng tài quyết định. Địa điểm giải quyết tranh chấp…”.

Địa điểm tổ chức trọng tài ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh quan trọng của quá trình trọng tài, bao gồm:

1. Luật điều chỉnh thủ tục trọng tài (lex arbitri)
2. Thẩm quyền của tòa án địa phương trong việc hỗ trợ và giám sát quá trình trọng tài
3. Khả năng thi hành phán quyết trọng tài
4. Cơ sở cho việc hủy bỏ phán quyết trọng tài

Do đó, các bên cần cân nhắc kỹ lưỡng khi lựa chọn địa điểm tổ chức trọng tài, thường nên chọn những quốc gia có khung pháp lý thuận lợi cho trọng tài và là thành viên của Công ước New York 1958 về Công nhận và Thi hành Phán quyết Trọng tài Nước ngoài.

Kết luận

Trọng tài Ad hoc (hay trọng tài vụ việc) là hình thức trọng tài do các bên tranh chấp thỏa thuận thành lập để giải quyết một vụ tranh chấp cụ thể và sẽ chấm dứt tồn tại khi giải quyết xong vụ việc đó. Đây là hình thức trọng tài có tính linh hoạt cao, cho phép các bên tự do thỏa thuận về quy tắc tố tụng, lựa chọn trọng tài viên, và thiết kế quy trình giải quyết tranh chấp phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình.

Tại Việt Nam, trọng tài Ad hoc được quy định trong Luật Trọng tài thương mại 2010, với các quy định cụ thể về thành lập Hội đồng trọng tài vụ việc tại Điều 41. Quy trình thành lập Hội đồng trọng tài Ad hoc được quy định chi tiết, bao gồm việc lựa chọn trọng tài viên, thời hạn thực hiện và vai trò của Tòa án trong việc hỗ trợ quá trình này khi các bên gặp khó khăn.