Quy trình hòa giải thương mại: Các bước quan trọng bạn cần biết

Tháng 3 21, 2025

1. Quy trình hòa giải thương mại gồm những bước nào?

1.1. Bước 1 – Chuẩn bị và đồng thuận tham gia hòa giải

Quy trình hòa giải thương mại bắt đầu khi các bên liên quan đồng thuận tham gia vào quá trình này. Trong giai đoạn này, các bên sẽ chuẩn bị tài liệu và thông tin liên quan đến tranh chấp, xác định rõ vấn đề cần giải quyết và mục tiêu mong muốn đạt được. Các bên sẽ thảo luận về nguyên tắc hòa giải, thời gian và địa điểm diễn ra phiên hòa giải, cũng như các chi phí liên quan. Đây là bước quan trọng nhằm tạo nền tảng cho việc hòa giải hiệu quả, giúp các bên hiểu rõ về quy trình và cam kết tham gia một cách thiện chí.

1.2. Bước 2 – Lựa chọn hòa giải viên phù hợp

Sau khi đã đồng thuận tham gia hòa giải, các bên sẽ tiến hành lựa chọn hòa giải viên phù hợp. Hòa giải viên là người trung lập, có kiến thức chuyên môn trong lĩnh vực tranh chấp và kỹ năng giải quyết xung đột. Việc lựa chọn có thể thông qua sự thống nhất của các bên hoặc thông qua các tổ chức hòa giải chuyên nghiệp. Các yếu tố cần xem xét khi lựa chọn hòa giải viên bao gồm kinh nghiệm, chuyên môn, uy tín, phong cách làm việc và sự độc lập, không thiên vị. Một hòa giải viên phù hợp sẽ góp phần quan trọng trong việc tạo lập môi trường đối thoại tích cực và đạt được kết quả hòa giải thành công.

1.3. Bước 3 – Tiến hành phiên hòa giải

Phiên hòa giải chính thức sẽ được tiến hành theo kế hoạch đã thống nhất. Hòa giải viên sẽ giới thiệu quy trình, nguyên tắc hòa giải và vai trò của mình. Các bên sẽ lần lượt trình bày quan điểm, yêu cầu và bằng chứng liên quan đến vụ tranh chấp. Hòa giải viên sẽ điều phối cuộc thảo luận, giúp các bên hiểu rõ quan điểm của nhau, xác định những điểm bất đồng và tìm kiếm các giải pháp khả thi. Quá trình này có thể diễn ra trong một hoặc nhiều phiên họp, tùy thuộc vào tính chất và mức độ phức tạp của vụ tranh chấp. Trong suốt quá trình, hòa giải viên sẽ giữ vai trò trung lập, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối thoại và đàm phán.

1.4. Bước 4 – Đạt được thỏa thuận hòa giải

Khi các bên đã thảo luận đầy đủ và tìm được tiếng nói chung, họ sẽ tiến tới việc đạt được thỏa thuận hòa giải. Thỏa thuận này cần được xây dựng trên cơ sở tự nguyện, có lợi cho các bên và khả thi trong thực tế. Hòa giải viên sẽ giúp các bên soạn thảo thỏa thuận, đảm bảo nội dung rõ ràng, cụ thể và không gây hiểu lầm. Thỏa thuận hòa giải cần bao gồm các nội dung chính như: giải pháp cho vấn đề tranh chấp, quyền và nghĩa vụ của các bên, thời hạn thực hiện, phương thức giám sát và hậu quả của việc không tuân thủ thỏa thuận. Sau khi soạn thảo xong, thỏa thuận sẽ được các bên ký kết và có hiệu lực pháp lý.

1.5. Bước 5 – Thi hành thỏa thuận sau hòa giải

Bước cuối cùng trong quy trình hòa giải thương mại là thi hành thỏa thuận sau hòa giải. Các bên sẽ thực hiện những cam kết đã đề ra trong thỏa thuận theo đúng thời hạn và phương thức đã thống nhất. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vấn đề hoặc khó khăn, các bên có thể liên hệ lại với hòa giải viên để được hỗ trợ giải quyết. Việc tuân thủ nghiêm túc thỏa thuận hòa giải không chỉ giúp giải quyết vụ tranh chấp hiện tại mà còn góp phần duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài giữa các bên. Trong trường hợp một bên không thực hiện đúng thỏa thuận, bên còn lại có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền can thiệp để bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng của mình.

*Quy trình hòa giải thương mại: Các bước quan trọng bạn cần biết*

2. Những lưu ý quan trọng khi tham gia hòa giải thương mại

Hòa giải thương mại là một phương thức giải quyết tranh chấp hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đạt được kết quả tốt nhất, các bên cần chuẩn bị kỹ lưỡng và nắm rõ những yếu tố quyết định thành công của quá trình hòa giải.

2.1. Cách chuẩn bị hồ sơ và tài liệu cho phiên hòa giải

Việc chuẩn bị hồ sơ và tài liệu đầy đủ, chính xác là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Trước hết, cần xác định rõ vấn đề tranh chấp, liệt kê chi tiết các sự kiện, hành vi vi phạm và các điều khoản hợp đồng liên quan. Tiếp theo, thu thập và sắp xếp các tài liệu như hợp đồng, biên bản, hóa đơn, email… một cách khoa học, có danh mục rõ ràng. Bản tóm tắt vụ việc cần được chuẩn bị ngắn gọn, súc tích, giúp hòa giải viên và các bên nhanh chóng nắm bắt bản chất vấn đề. Cuối cùng, xác định rõ mục tiêu, phương án giải quyết và các phương án dự phòng.

2.2. Những yếu tố quyết định thành công của quá trình hòa giải

Thành công của quá trình hòa giải phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó sự thiện chí và hợp tác của các bên là yếu tố then chốt. Thái độ cởi mở, sẵn sàng lắng nghe và thỏa hiệp sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm giải pháp chung. Năng lực và kinh nghiệm của hòa giải viên cũng đóng vai trò quan trọng. Hòa giải viên cần có kiến thức chuyên môn, kỹ năng đàm phán và khả năng điều hành phiên hòa giải hiệu quả. Tính bảo mật của thông tin là một yếu tố không thể thiếu, giúp tạo ra môi trường tin cậy cho các bên chia sẻ thông tin. Sự tham gia của luật sư (nếu cần thiết) có thể hỗ trợ các bên về mặt pháp lý, nhưng cần đảm bảo không làm mất đi tính linh hoạt của quá trình hòa giải. Cuối cùng, thỏa thuận hòa giải cần được lập thành văn bản rõ ràng, chi tiết và có tính thực thi cao.

Bằng việc chuẩn bị kỹ lưỡng và chú ý đến những yếu tố trên, doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa lợi ích của hòa giải thương mại, giải quyết tranh chấp một cách hiệu quả và duy trì mối quan hệ kinh doanh tốt đẹp.

3. Cách để giải quyết tranh chấp bằng Trung tâm trọng tài thương mại quốc tế Bigboss

Để giải quyết tranh chấp bằng phương pháp trọng tài thương mại tại BBIAC. Quý khách hàng có thể ghi vào hợp đồng 1 trong 2 nội dung sau:

3.1. Điều khoản trọng tài mẫu

Ngoài ra, các bên có thể bổ sung:

(a) số lượng trọng tài viên là [một hoặc ba].

(b) địa điểm trọng tài là [thành phố và/hoặc quốc gia].

(d) ngôn ngữ trọng tài là [ ].** Ghi chú: *

Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài **

Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài hoặc tranh chấp có ít nhất một bên là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

3.2. Điều khoản trọng tài mẫu theo thủ tục rút gọn

“Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương mại Quốc tế BIGBOSS (BBIAC) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này. Các bên thỏa thuận rằng tố tụng trọng tài sẽ được tiến hành theo Thủ tục rút gọn quy định tại Điều 37 của Quy tắc tố tụng trọng tài của BBIAC.”

Ngoài ra, các bên có thể bổ sung:

(a) địa điểm trọng tài là [thành phố và/hoặc quốc gia].

(b) luật áp dụng cho hợp đồng là [ ].*

Ghi chú:

* Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài

** Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài hoặc tranh chấp có ít nhất một bên là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài