Quy trình thành lập Hội đồng Trọng tài

Mô tả:

Bài viết khái quát quy định về thành phần, thành lập Hội đồng trọng tài thương mại tại Trung tâm trọng hay hoặc Hội đồng trọng tài vụ việc. Các bên có quyền chọn trọng tài viên, nếu không chọn được thì trung tâm trọng tài hoặc Tòa án sẽ chỉ định. Phân tích quy định về thay đổi trọng tài viên, trọng tài viên phải từ chối hoặc bị thay đổi nếu có xung đột lợi ích, thiếu khách quan hoặc không thể tiếp tục giải quyết vụ việc và quy trình thay đổi trong các trường hợp.

1. Thành phần Hội đồng Trọng tài

Thành phần hội đồng trọng tài có thể bao gồm một hoặc nhiều trọng tài viên theo sự thỏa thuận của các bên (thường là ba trọng tài viên). Trường hợp các bên không có thỏa thuận về số lượng trọng tài viên thì hội đồng trọng tài bao gồm ba trọng tài viên.

2. Thành lập Hội đồng Trọng tài 

2.1 Chỉ định Trọng tài viên

Quyền được lựa chọn, chỉ định trọng tài viên để thành lập Hội đồng trọng tài là một ưu điểm nổi bật của trọng tài. Đây là lựa chọn quan trọng, chất lượng của Hội đồng trọng tài sẽ quyết định việc thành công hay thất bại của quá trình giải quyết. Trong tố tụng dân sự, các bên không có quyền lựa chọn hay chỉ định Thẩm phán giải quyết tranh chấp cho mình. Thành phần Hội đồng xét xử do pháp luật quy định.

Ví dụ: Hội đồng xét xử sơ thẩm vụ án dân sự gồm một Thẩm phán và hai Hội thẩm nhân dân, Hội đồng xét xử phúc thẩm vụ án dân sự gồm ba Thẩm phán (Điều 53, 54 Luật Tố tụng Dân sự). Nhưng trong tố tụng trọng tài, các bên tranh chấp có toàn quyền quyết định việc giải quyết sẽ một Hội đồng trọng tài gồm một hoặc nhiều Trọng tài viên. Trường hợp các bên không có thỏa thuận về số lượng Trọng tài viên thì Hội đồng trọng tài bao gồm ba Trọng tài viên (Khoản 2 Điều 39 Luật Trọng tài). Tầm quan trọng, tính phức tạp của tranh chấp, và nguồn gốc của các bên nói chung sẽ là các nhân tố quyết định khi xác định số lượng trọng tài viên.

2.2 Thành lập Hội đồng Trọng tài tại Trung tâm Trọng tài

Trong trường hợp các bên không có thỏa thuận khác hoặc quy tắc tố tụng của trung tâm trọng tài mà các bên lựa chọn không quy định khác thì việc thành lập hội đồng trọng tài được thực hiện theo quy định pháp luật, cụ thể:

– Trường hợp có ba trọng tài viên:

Khi nộp đơn khởi kiện, nguyên đơn phải chỉ định trọng tài viên của mình hoặc đề nghị trung tâm trọng tài chỉ định trọng tài viên cho mình, nêu rõ tên và địa chỉ của người này. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận được đơn khởi kiện và yêu cầu chọn trọng tài viên do trung tâm trọng tài gửi đến, bị đơn phải chọn trọng tài viên cho mình và báo cho trung tâm trọng tài biết hoặc đề nghị chủ tịch trung tâm trọng tài chỉ định trọng tài viên. Nếu bị đơn không chọn trọng tài viên hoặc không đề nghị chủ tịch trung tâm trọng tài chỉ định trọng tài viên, thì trong thời hạn bảy ngày, kể từ ngày hết thời hạn 30 ngày, chủ tịch trung tâm trọng tài chỉ định trọng tài viên cho bị đơn.

Trường hợp vụ tranh chấp có nhiều bị đơn thì trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận được đơn khởi kiện do trung tâm trọng tài gửi đến, các bị đơn phải thống nhất chọn trọng tài viên hoặc thống nhất yêu cầu chỉ định trọng tài viên cho mình. Nếu các bị đơn không chọn được trọng tài viên, thì trong thời hạn bảy ngày, kể từ ngày hết thời hạn 30 ngày, chủ tịch trung tâm trọng tài chỉ định trọng tài viên cho các bị đơn.

Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày các trọng tài viên được các bên chọn hoặc được chủ tịch trung tâm trọng tài chỉ định, các trọng tài viên này bầu một trọng tài viên khác làm chủ tịch hội đồng trọng tài. Hết thời hạn 15 ngày mà việc bầu không thực hiện được, thì trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày hết thời hạn này, chủ tịch trung tâm trọng tài chỉ định chủ tịch hội đồng trọng tài.

– Trường hợp có một trọng tài viên:

Nếu các bên thỏa thuận vụ tranh chấp do một trọng tài viên duy nhất giải quyết nhưng không chọn được trọng tài viên trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày bị đơn nhận được đơn khởi kiện, thì theo yêu cầu của một hoặc các bên và trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu, chủ tịch trung tâm trọng tài sẽ chỉ định trọng tài viên duy nhất.

2.3 Thành lập Hội đồng Trọng tài vụ việc

Trường hợp các bên không có thỏa thuận khác thì việc thành lập hội đồng trọng tài vụ việc được thực hiện theo quy định pháp luật, cụ thể:

– Trường hợp có ba trọng tài viên:

Trong đơn khởi kiện của mình, nguyên đơn phải nêu rõ tên và địa chỉ của người được nguyên đơn chọn làm trọng tài viên. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày bị đơn nhận được đơn khởi kiện của nguyên đơn, bị đơn phải chọn trọng tài viên và thông báo cho nguyên đơn biết trọng tài viên mà mình chọn. Trường hợp vụ tranh chấp có nhiều bị đơn, thì các bị đơn phải thống nhất chọn trọng tài viên trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận được đơn khởi kiện của nguyên đơn và các tài liệu kèm theo. Nếu (các) bị đơn không thông báo cho nguyên đơn về trọng tài viên mà mình lựa chọn trong thời hạn 30 ngày nói trên và các bên cũng không có thỏa thuận khác về việc lựa chọn trọng tài viên thì nguyên đơn có quyền yêu cầu Tòa án có thẩm quyền chỉ định trọng tài viên.

Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày được các bên chọn hoặc được Tòa án chỉ định, các trọng tài viên bầu một trọng tài viên khác làm chủ tịch hội đồng trọng tài. Trong trường hợp không bầu được chủ tịch hội đồng trọng tài và các bên không có thỏa thuận khác thì các bên có quyền yêu cầu Tòa án có thẩm quyền chỉ định chủ tịch hội đồng trọng tài.

– Trường hợp có một trọng tài viên:

Trong đơn khởi kiện của mình, nguyên đơn phải nêu rõ tên và địa chỉ của người được nguyên đơn đề nghị chỉ định làm trọng tài viên. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bị đơn nhận được đơn khởi kiện, nếu các bên không thống nhất chọn được trọng tài viên thì có thể thỏa thuận yêu cầu một trung tâm trọng tài chỉ định trọng tài viên. Nếu các bên cũng không đạt được thỏa thuận này thì theo yêu cầu của một hoặc các bên, Tòa án có thẩm quyền chỉ định trọng tài viên duy nhất.

3. Quy trình bầu Chủ tịch Hội đồng Trọng tài

• Trong Hội đồng trọng tài tại Trung tâm trọng tài:

Trường hợp có một trọng tài viên duy nhất: Trong một số vụ tranh chấp, các bên có thể thỏa thuận rằng tranh chấp sẽ được giải quyết bởi một trọng tài viên duy nhất thay vì một hội đồng trọng tài gồm nhiều người. Tuy nhiên, nếu các bên không thể chọn được trọng tài viên duy nhất trong vòng 30 ngày kể từ khi bị đơn nhận được đơn khởi kiện, Chủ tịch Trung tâm trọng tài sẽ có quyền can thiệp. Theo yêu cầu của một hoặc các bên, Chủ tịch Trung tâm sẽ chỉ định một trọng tài viên duy nhất trong thời hạn quy định để đảm bảo tranh chấp được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả.

Quy trình này được thiết kế nhằm tránh việc các bên không thống nhất được người đại diện trọng tài, dẫn đến việc kéo dài thời gian và gây ảnh hưởng tiêu cực đến tiến trình giải quyết tranh chấp. Việc chỉ định trọng tài viên duy nhất từ phía Chủ tịch Trung tâm trọng tài là một biện pháp cuối cùng, nhằm đảm bảo rằng vụ việc sẽ được xử lý theo đúng quy định và không bị trì hoãn thêm nữa. Tóm lại, các quy trình liên quan đến việc chọn và chỉ định trọng tài viên, cũng như việc thành lập Hội đồng trọng tài, được quy định chi tiết trong pháp luật để đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong quá trình giải quyết tranh chấp. Việc tuân thủ đúng các quy định này giúp quá trình trọng tài diễn ra một cách hiệu quả, bảo vệ quyền lợi của các bên tranh chấp và duy trì sự ổn định trong hoạt động thương mại.

• Trong Hội đồng trọng tài vụ việc:

Sau khi các trọng tài viên được chọn hoặc được tòa án chỉ định, bước tiếp theo là bầu chọn Chủ tịch Hội đồng Trọng tài. Chủ tịch sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành các phiên họp trọng tài, đưa ra các quyết định quan trọng liên quan đến quy trình xét xử. Theo quy định, trong vòng 15 ngày kể từ khi các trọng tài viên được chọn, họ sẽ phải tiến hành bầu ra một trọng tài viên khác làm Chủ tịch Hội đồng.

Nếu hết thời hạn 15 ngày mà các trọng tài viên không thể thống nhất về việc bầu Chủ tịch, các bên tranh chấp có quyền yêu cầu tòa án can thiệp và chỉ định Chủ tịch Hội đồng Trọng tài. Điều này nhằm tránh tình trạng kéo dài quá trình trọng tài chỉ vì không thể bầu ra Chủ tịch, đồng thời đảm bảo rằng Hội đồng có thể bắt đầu các hoạt động của mình ngay lập tức.

4. Một số vấn đề về trọng tài viên do Tòa án lựa chọn

Tòa án có thẩm quyền về lựa chọn trọng tài viên trong trường hợp các bên có thỏa thuận lựa chọn một Tòa án cụ thể, thì Tòa án đó sẽ là cơ quan có thẩm quyền giải quyết. Nếu các bên không có thỏa thuận, thẩm quyền thuộc về Tòa án nơi bị đơn cư trú (đối với cá nhân) hoặc nơi đặt trụ sở chính (đối với tổ chức). Trường hợp có nhiều bị đơn, thẩm quyền sẽ thuộc về Tòa án nơi cư trú hoặc nơi đặt trụ sở của bất kỳ một trong các bị đơn đó. Trong tình huống bị đơn không cư trú hoặc không đặt trụ sở tại Việt Nam, Tòa án có thẩm quyền là Tòa án nơi nguyên đơn cư trú hoặc có trụ sở.

Quy trình chỉ định trọng tài viên của Tòa án: theo khoản 5 Điều 41 Luật trọng tài thương mại quy định trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu của các bên về việc chỉ định trọng tài viên, Chánh án Tòa án có thẩm quyền phải phân công một thẩm phán chỉ định trọng tài viên và thông báo cho các bên. Tuy nhiên hiện nay chưa có quy định về thủ tục cụ thể mà thẩm phán phải tuân theo để xem xét và chỉ định trọng tài viên. Vì vậy trên thực tế có thể nảy sinh chậm trễ về mặt thời gian.

5. Thay đổi Trọng tài viên

Trọng tài viên có nghĩa vụ từ chối tham gia giải quyết tranh chấp và các bên có quyền yêu cầu thay đổi trọng tài viên nếu rơi vào một trong các trường hợp sau:

• Trọng tài viên là người thân thích hoặc là người đại diện của một bên;
• Trọng tài viên có lợi ích liên quan trong vụ tranh chấp;
• Có căn cứ rõ ràng cho thấy Trọng tài viên không vô tư, khách quan;
• Trọng tài viên từng là hòa giải viên, đại diện, hoặc luật sư của bất kỳ bên nào trước khi vụ việc được đưa ra trọng tài (trừ khi có sự chấp thuận bằng văn bản của các bên).

Ngoài ra, trong trường hợp bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan khiến trọng tài viên không thể tiếp tục tham gia, việc thay đổi trọng tài viên sẽ được thực hiện theo thủ tục tương tự.

5.1 Quy trình thay đổi trọng tài viên tại Trung tâm trọng tài

Ngay sau khi được chọn hoặc chỉ định, trọng tài viên phải thông báo bằng văn bản cho trung tâm trọng tài hoặc hội đồng trọng tài và các bên liên quan về bất kỳ yếu tố nào có thể ảnh hưởng đến tính khách quan, công bằng của mình. Nếu trọng tài viên thuộc một trong các trường hợp phải từ chối nhưng không chủ động rút lui, các bên có quyền yêu cầu thay đổi. Việc thay đổi sẽ tuân theo quy trình: trường hợp Hội đồng trọng tài chưa được thành lập: Chủ tịch trung tâm trọng tài quyết định việc thay đổi trọng tài viên. Trường hợp Hội đồng trọng tài đã được thành lập: Các trọng tài viên còn lại trong hội đồng sẽ quyết định. Nếu không đạt được đồng thuận hoặc nếu toàn bộ trọng tài viên từ chối, Chủ tịch trung tâm trọng tài là người ra quyết định cuối cùng. Quyết định của Chủ tịch trung tâm trọng tài là quyết định cuối cùng, không bị khiếu nại hoặc kháng cáo.

5.2 Quy trình thay đổi trọng tài viên tại trọng tài vụ việc

 Đối với trọng tài vụ việc, thủ tục thay đổi trọng tài viên cũng được quy định rõ ràng tại khoản 4 Điều 42 như sau:

Các thành viên còn lại của hội đồng trọng tài sẽ xem xét và quyết định việc thay đổi trọng tài viên. Nếu các thành viên không thể đi đến thống nhất, hoặc nếu trọng tài viên từ chối giải quyết, thì trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận yêu cầu của các bên hoặc trọng tài viên, Chánh án Tòa án có thẩm quyền sẽ chỉ định thẩm phán ra quyết định thay đổi trọng tài viên. Thẩm quyền của Tòa án là do các bên thỏa thuận, hoặc nếu không có thỏa thuận thì là Tòa án nơi hội đồng trọng tài giải quyết tranh chấp. Quyết định của Tòa án cũng là quyết định cuối cùng, không bị khiếu nại hay kháng cáo.