Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và truyền thông đã tạo ra những biến chuyển căn bản trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, đặc biệt là lĩnh vực pháp lý, giải quyết tranh chấp. Trong bối cảnh toàn cầu hóa và sự bùng nổ của giao dịch thương mại điện tử, các phương thức giải quyết tranh chấp truyền thống dần bộc lộ những hạn chế về thời gian, chi phí, khả năng tiếp cận và hiệu quả thực thi. Đáp ứng yêu cầu này, xu hướng số hóa trong trọng tài (e-arbitration) và hòa giải (online mediation) ngày càng phát triển mạnh mẽ, trở thành lựa chọn ưu tiên của nhiều cá nhân, tổ chức trên toàn cầu.

Bài viết này sẽ phân tích tổng quan về xu hướng số hóa trong lĩnh vực trọng tài và hòa giải, làm rõ đặc điểm, quy trình, lợi ích, thách thức, thực tiễn áp dụng tại Việt Nam và quốc tế, đồng thời đưa ra một số khuyến nghị nhằm hoàn thiện khung pháp lý, thúc đẩy ứng dụng công nghệ trong giải quyết tranh chấp.

1. Khái niệm và bản chất của e-arbitration & online mediation

1.1. Trọng tài trực tuyến (e-arbitration)

Trọng tài trực tuyến (e-arbitration) là phương thức giải quyết tranh chấp bằng trọng tài, trong đó toàn bộ hoặc phần lớn các thủ tục tố tụng được thực hiện trên nền tảng số, thông qua các phương tiện điện tử như email, hệ thống quản lý vụ việc trực tuyến, hội nghị truyền hình, phòng trò chuyện trực tuyến, và các phần mềm chuyên dụng. Trong e-arbitration, các bên tham gia không cần gặp mặt trực tiếp mà có thể nộp đơn, trao đổi tài liệu, tham gia phiên họp, xét xử và nhận phán quyết hoàn toàn qua môi trường mạng.

Về bản chất, trọng tài trực tuyến vẫn giữ nguyên các nguyên tắc và quy trình cơ bản của trọng tài truyền thống: các bên tranh chấp tự thỏa thuận lựa chọn một bên thứ ba trung lập (trọng tài viên hoặc hội đồng trọng tài) để giải quyết tranh chấp và ra quyết định có giá trị ràng buộc. Tuy nhiên, điểm khác biệt lớn nhất là toàn bộ quá trình này được số hóa, sử dụng công nghệ thông tin và truyền thông để thay thế các hoạt động giấy tờ, gặp mặt trực tiếp

1.2. Khung pháp lý hiện hành

Theo Luật Trọng tài thương mại 2010 và các văn bản hướng dẫn, Việt Nam chưa có quy định cụ thể về hình thức phán quyết điện tử hoặc thủ tục trọng tài trực tuyến. Điều này dẫn đến sự mập mờ trong việc công nhận hiệu lực của các phán quyết trực tuyến, đặc biệt khi liên quan đến chữ ký số và chứng cứ điện tử. Ví dụ, Điều 317 Luật Thương mại 2005 chỉ đề cập chung về giải quyết tranh chấp nhưng không phân biệt giữa trọng tài truyền thống và trực tuyến.

1.3. Hòa giải trực tuyến (online mediation)

Hòa giải trực tuyến là quá trình giải quyết tranh chấp với sự hỗ trợ của hòa giải viên trung lập, sử dụng các nền tảng công nghệ số như email, chat, video call, hệ thống quản lý hồ sơ trực tuyến để tổ chức các phiên hòa giải, trao đổi thông tin, đàm phán và đạt được thỏa thuận giữa các bên.

1.4. Giải quyết tranh chấp trực tuyến (ODR)

Cả e-arbitration và online mediation đều thuộc phạm trù rộng hơn là Giải quyết tranh chấp trực tuyến (Online Dispute Resolution – ODR), là việc áp dụng công nghệ thông tin vào các phương thức giải quyết tranh chấp ngoài tòa án, bao gồm thương lượng, hòa giải, trọng tài.

2. Động lực thúc đẩy xu hướng số hóa trong trọng tài và hòa giải

2.1. Sự phát triển của thương mại điện tử và toàn cầu hóa

Sự bùng nổ của thương mại điện tử, giao dịch xuyên biên giới và các nền tảng số đã làm gia tăng số lượng tranh chấp phát sinh trong môi trường mạng. Đặc thù của các tranh chấp này là giá trị nhỏ, số lượng lớn, các bên ở nhiều quốc gia khác nhau, khiến phương thức giải quyết truyền thống trở nên tốn kém, thiếu linh hoạt.

2.2. Tác động của đại dịch Covid-19

Đại dịch Covid-19 đã thúc đẩy mạnh mẽ quá trình số hóa trong mọi lĩnh vực, bao gồm cả giải quyết tranh chấp. Việc hạn chế đi lại, giãn cách xã hội buộc các trung tâm trọng tài, hòa giải phải chuyển đổi sang hình thức trực tuyến để đảm bảo hoạt động liên tục.

2.3. Tiến bộ công nghệ 4.0

Sự phát triển của các công nghệ như điện toán đám mây, trí tuệ nhân tạo, blockchain, nhận diện giọng nói, xác thực điện tử… đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai các nền tảng giải quyết tranh chấp trực tuyến với quy trình tự động hóa, bảo mật cao, tiết kiệm chi phí và thời gian.

3. Quy trình và mô hình triển khai e-arbitration & online mediation

3.1. Quy trình trọng tài trực tuyến

Một quy trình e-arbitration điển hình bao gồm các bước sau:

• Nộp đơn và tài liệu điện tử: Các bên gửi đơn khởi kiện, tài liệu chứng cứ qua hệ thống trực tuyến.
• Chỉ định trọng tài viên, thành lập hội đồng trọng tài: Thực hiện qua email hoặc nền tảng quản lý vụ việc.
• Trao đổi thông tin, quản lý hồ sơ: Các bên, trọng tài viên, luật sư truy cập hệ thống để gửi/nhận tài liệu, tra cứu tiến độ, lịch làm việc.
• Tổ chức phiên họp trực tuyến: Sử dụng hội nghị truyền hình (Zoom, MS Teams, Webex…), có thể ghi hình, lưu trữ biên bản tự động, dịch vụ phiên dịch trực tuyến, thẩm tra chéo nhân chứng qua video.
• Ra phán quyết điện tử: Phán quyết được ký số, gửi qua hệ thống, có thể in ra bản giấy nếu cần thiết.

3.2. Quy trình hòa giải trực tuyến

Quy trình hòa giải trực tuyến thường gồm các bước:

• Đăng ký hòa giải trực tuyến: Bên yêu cầu khai báo thông tin, vụ việc, thanh toán phí qua nền tảng trực tuyến.
• Thông báo cho các bên, chuẩn bị phiên hòa giải: Trung tâm hòa giải gửi thông báo, hướng dẫn đăng nhập, xác thực danh tính.
• Tổ chức phiên hòa giải trực tuyến: Hòa giải viên điều phối buổi làm việc qua video call, chat, chia phòng họp riêng tư, trao đổi công khai hoặc riêng biệt với từng bên.
• Đạt được thỏa thuận, ký kết biên bản điện tử: Nếu thành công, các bên ký thỏa thuận hòa giải bằng chữ ký số hoặc xác thực điện tử.
• Thực thi thỏa thuận: Thỏa thuận có thể được yêu cầu tòa án công nhận để đảm bảo hiệu lực thi hành.

3.3. Các mô hình ODR phổ biến

• Mô hình nền tảng trung gian: Các bên đăng ký, cung cấp thông tin, chọn hòa giải viên/trọng tài viên, quản lý toàn bộ quy trình trên một nền tảng tập trung (ví dụ: VIAC eCase, Medup của VMC, HIAC Online).
• Mô hình tích hợp AI: Sử dụng trí tuệ nhân tạo hỗ trợ phân tích hồ sơ, gợi ý phương án giải quyết, tự động hóa một phần quy trình thương lượng, hòa giải.
• Mô hình kết hợp đa phương thức: Tích hợp thương lượng, hòa giải, trọng tài trên cùng một nền tảng, cho phép chuyển đổi linh hoạt giữa các phương thức.

4. Thách thức và rủi ro của số hóa trong trọng tài và hòa giải

Hành lang pháp lý chưa hoàn thiện: Tại Việt Nam, Luật Trọng tài thương mại 2010, Luật Giao dịch điện tử 2005 chưa có quy định cụ thể về e-arbitration, online mediation, đặc biệt là vấn đề hiệu lực pháp lý của chữ ký điện tử, giá trị của chứng cứ điện tử, địa điểm pháp lý của phiên xử trực tuyến. Điều này gây khó khăn cho việc công nhận, thi hành phán quyết trọng tài hoặc thỏa thuận hòa giải thành.

Vấn đề về xác thực, bảo mật và chứng cứ điện tử: Việc xác định danh tính các bên, đảm bảo tính toàn vẹn, xác thực của tài liệu, chứng cứ điện tử là thách thức lớn. Nguy cơ bị giả mạo, tấn công mạng, rò rỉ thông tin luôn hiện hữu.

Khó khăn về tiếp xúc, lắng nghe và thấu hiểu: Hòa giải trực tuyến bị hạn chế ở khả năng xây dựng lòng tin, lắng nghe, thấu hiểu cảm xúc giữa các bên do thiếu tiếp xúc trực tiếp, nhất là với các tranh chấp phức tạp, nhiều tầng lợi ích.

Rào cản công nghệ và nhận thức: Không phải cá nhân, tổ chức nào cũng thành thạo công nghệ, có đủ điều kiện về thiết bị, đường truyền, kỹ năng sử dụng nền tảng số. Ngoài ra, tâm lý e ngại, chưa tin tưởng vào hiệu quả, tính bảo mật của ODR vẫn còn phổ biến

Vấn đề về thực thi phán quyết, thỏa thuận: Một số quốc gia, trong đó có Việt Nam, chưa có quy định rõ ràng về việc công nhận, thi hành phán quyết trọng tài hoặc thỏa thuận hòa giải thành được tạo lập hoàn toàn điện tử, gây rủi ro cho các bên khi thực hiện.

5. Thực tiễn áp dụng e-arbitration & online mediation tại Việt Nam và quốc tế

5.1. Thực tiễn quốc tế

Các tổ chức trọng tài quốc tế lớn như ICC, SIAC, HKIAC, AAA, ICDR… đã triển khai rộng rãi các nền tảng e-filing, e-case management, tổ chức phiên xét xử trực tuyến, ký phán quyết điện tử, sử dụng chữ ký số, blockchain để lưu trữ, xác thực tài liệu, chứng cứ.

Nhiều quốc gia đã sửa đổi luật để công nhận giá trị pháp lý của phán quyết trọng tài điện tử, thỏa thuận hòa giải thành trực tuyến, đồng thời xây dựng hệ thống xác thực điện tử quốc gia, tiêu chuẩn hóa quy trình ODR.

5.2. Thực tiễn tại Việt Nam

• Trọng tài trực tuyến: VIAC đã triển khai nền tảng VIAC eCase, cho phép nộp đơn, quản lý vụ việc, trao đổi tài liệu, tổ chức phiên họp trực tuyến, sử dụng dịch vụ phiên dịch, nhận diện giọng nói, tạo biên bản tự động. Năm 2021, hơn 240 phiên họp được tổ chức trực tuyến hoặc kết hợp trực tiếp – trực tuyến.
• Hòa giải trực tuyến: Trung tâm Hòa giải Việt Nam (VMC) ra mắt Medup – nền tảng hòa giải trực tuyến, ban hành Bộ Quy tắc hòa giải trực tuyến, hướng dẫn cụ thể quy trình, quyền và nghĩa vụ các bên. Trung tâm HIAC cũng xây dựng hệ thống hòa giải trực tuyến, sử dụng các ứng dụng như Zoom, MS Teams, Webex… để tổ chức phiên hòa giải, ký thỏa thuận điện tử.
• Hạn chế: Pháp luật hiện hành chưa có quy định riêng về e-arbitration, online mediation; chưa công nhận giá trị pháp lý của chữ ký điện tử trong phán quyết trọng tài, thỏa thuận hòa giải thành; chưa có cơ chế xác thực, bảo mật chứng cứ điện tử đủ mạnh.

6. Khuyến nghị hoàn thiện khung pháp lý và thúc đẩy số hóa

6.1. Sớm bổ sung quy định về e-arbitration, online mediation

Cần sửa đổi, bổ sung Luật Trọng tài thương mại, Luật Giao dịch điện tử, Luật Hòa giải để công nhận giá trị pháp lý của quy trình, phán quyết, thỏa thuận điện tử; quy định rõ về chữ ký số, chứng cứ điện tử, địa điểm pháp lý của phiên xử trực tuyến.

6.2. Chuẩn hóa quy trình, tiêu chuẩn kỹ thuật

Ban hành quy trình mẫu, tiêu chuẩn kỹ thuật về bảo mật, xác thực, lưu trữ, quản lý hồ sơ điện tử; xây dựng hệ thống xác thực điện tử quốc gia, tích hợp với các nền tảng ODR.

6.3. Đào tạo, nâng cao năng lực cho trọng tài viên, hòa giải viên, luật sư

Tổ chức các khóa đào tạo về kỹ năng sử dụng công nghệ, quản lý hồ sơ số, bảo mật dữ liệu, kỹ năng điều phối phiên họp trực tuyến, giải quyết tranh chấp qua nền tảng số.

6.4. Tuyên truyền, nâng cao nhận thức, khuyến khích sử dụng ODR

Tăng cường truyền thông, phổ biến lợi ích, quy trình, hướng dẫn sử dụng các nền tảng ODR; khuyến khích doanh nghiệp, cá nhân lựa chọn ODR khi phát sinh tranh chấp thương mại điện tử, giao dịch trực tuyến.

6.5. Hợp tác quốc tế, học hỏi kinh nghiệm

Tham gia các tổ chức, diễn đàn quốc tế về ODR, học hỏi kinh nghiệm xây dựng, vận hành nền tảng số, tiêu chuẩn hóa quy trình, công nhận lẫn nhau về phán quyết, thỏa thuận điện tử.

Kết luận

Xu hướng số hóa trong trọng tài và hòa giải là tất yếu, phù hợp với sự phát triển của công nghệ và yêu cầu thực tiễn của nền kinh tế số. E-arbitration và online mediation mang lại nhiều lợi ích vượt trội về thời gian, chi phí, tiếp cận, minh bạch, bảo mật, đồng thời đặt ra không ít thách thức về pháp lý, kỹ thuật, nhận thức xã hội. Để phát huy tối đa tiềm năng của các phương thức này, Việt Nam cần sớm hoàn thiện khung pháp lý, chuẩn hóa quy trình, nâng cao năng lực nguồn nhân lực và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ trong giải quyết tranh chấp. Đây sẽ là động lực quan trọng góp phần xây dựng môi trường kinh doanh minh bạch, hiệu quả, thúc đẩy hội nhập quốc tế và phát triển bền vững trong kỷ nguyên số hóa.