Trong các hợp đồng thương mại hiện nay, các bên ngày càng có xu hướng thiết lập một quy trình giải quyết tranh chấp theo nhiều bước thay vì đưa tranh chấp ngay đến trọng tài hoặc Tòa án. Một điều khoản có thể yêu cầu các bên trước hết phải thương lượng, sau đó hòa giải hoặc đưa tranh chấp đến một cơ chế chuyên môn, và chỉ khi các bước này không đạt kết quả mới được khởi kiện trọng tài.
Cách thức này thường được gọi là điều khoản trọng tài đa tầng (Multi-tier Dispute Resolution Clause). Vấn đề đặt ra là: Nếu một bên bỏ qua bước thương lượng hoặc hòa giải và khởi kiện trọng tài ngay thì yêu cầu trọng tài có được tiếp tục giải quyết hay không?
Tại Việt Nam, Luật Trọng tài thương mại 2010 ghi nhận quyền tự do thương lượng, hòa giải của các bên trong quá trình tố tụng trọng tài tại Điều 9, nhưng chưa có một cơ chế riêng quy định đầy đủ về hiệu lực và hậu quả pháp lý của việc không tuân thủ các bước giải quyết tranh chấp theo điều khoản trọng tài đa tầng, dẫn đến những cách tiếp cận khác nhau về vấn đề này trong thực tiễn.
1. Điều khoản trọng tài đa tầng là gì?
Điều khoản trọng tài đa tầng là điều khoản giải quyết tranh chấp trong đó các bên thống nhất một chuỗi phương thức giải quyết tranh chấp theo thứ tự nhất định. Thông thường, tranh chấp sẽ được xử lý bằng thương lượng hoặc hòa giải trước; nếu không giải quyết được thì mới chuyển sang trọng tài.
Một điều khoản có thể được thiết kế theo trình tự: Thương lượng → Hòa giải → Trọng tài, hoặc phức tạp hơn: Thương lượng giữa đại diện các bên → Hòa giải → Ý kiến chuyên gia → Trọng tài.
Mục đích của cơ chế này là tạo thêm cơ hội để các bên tự giải quyết tranh chấp trước khi chuyển sang cơ chế có tính phán quyết như trọng tài. Các nghiên cứu về điều khoản đa tầng thường xem đây là cơ chế “lọc” tranh chấp, giúp những tranh chấp có khả năng giải quyết bằng thỏa thuận được xử lý ở giai đoạn sớm hơn.
Điều khoản đa tầng đặc biệt phổ biến trong các hợp đồng xây dựng, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng dự án hoặc những giao dịch mà các bên có nhu cầu duy trì quan hệ thiện chí với mục đích hợp tác lâu dài.
2. Cấu trúc của điều khoản trọng tài đa tầng
Cấu trúc của một điều khoản trọng tài đa tầng thường được cấu thành bởi ba yếu tố cơ bản.
Thứ nhất, quy trình các bước giải quyết tranh chấp. Các bên cần xác định rõ tranh chấp phải trải qua những phương thức nào trước khi được đưa ra trọng tài.
Ví dụ, các bên có thể thỏa thuận trong hợp đồng như sau: Khi phát sinh tranh chấp, các bên trước hết tiến hành thương lượng trong thời hạn 30 ngày. Nếu thương lượng không thành, các bên tiến hành hòa giải tại một tổ chức hòa giải được lựa chọn. Nếu hòa giải không thành hoặc hết thời hạn mà không đạt được thỏa thuận, tranh chấp được giải quyết bằng trọng tài.
Thứ hai, xác định thời hạn của từng bước. Đây là nội dung rất quan trọng. Nếu điều khoản chỉ quy định “các bên sẽ thương lượng trước khi đưa tranh chấp ra trọng tài” nhưng không quy định thời hạn thương lượng, một bên có thể viện dẫn rằng điều kiện tiên quyết chưa được thực hiện.
Do đó, hợp đồng nên quy định rõ thời hạn, chẳng hạn 15, 30 hoặc 60 ngày kể từ ngày phát sinh tranh chấp.
Thứ ba, xác định thời điểm được chuyển sang giải quyết bằng trọng tài. Điều khoản cần xác định rõ khi nào một bên có quyền bỏ qua hoặc kết thúc bước trước để chuyển sang trọng tài. Ví dụ, có thể quy định việc chuyển sang trọng tài được thực hiện khi:
- Hết thời hạn thương lượng nhưng không đạt được thỏa thuận;
- Một bên thông báo bằng văn bản rằng thương lượng không thể tiếp tục;
- Hòa giải không thành;
- Một bên từ chối tham gia hòa giải;
- Một bên không phản hồi trong thời hạn được thỏa thuận.
Việc quy định cụ thể những trường hợp này giúp hạn chế tranh cãi về việc liệu điều kiện khởi kiện trọng tài quy định trong hợp đồng đã được đáp ứng hay chưa.
3. Hiệu lực của điều khoản trọng tài đa tầng
Một trong những vấn đề phức tạp nhất là xác định liệu các bước thương lượng hoặc hòa giải trước trọng tài trong điều khoản trọng tài vốn chỉ mang tính định hướng hay tạo thành điều kiện tiên quyết đối với việc khởi kiện trọng tài.
Nếu điều khoản được đủ chặt chẽ và được xây dựng rõ ràng, có thời hạn cụ thể và xác định hậu quả khi các bước trước không thành công, khả năng điều khoản được xem là nghĩa vụ mà các bên phải tuân thủ sẽ cao hơn.
Ngược lại, nếu các điều khoản chỉ mang tính khuyến nghị như “các bên sẽ cố gắng thương lượng”, “các bên nên hòa giải trước khi tiến hành trọng tài” hoặc “các bên có thể tiến hành thương lượng” thì có thể sẽ gây khó khăn khi xác định liệu đây có phải là nghĩa vụ bắt buộc hay phụ thuộc vào thiện chí của các bên.
Đây cũng là điểm khiến điều khoản đa tầng trở thành vấn đề được tranh luận trong thực tiễn quốc tế: một số hệ thống pháp luật coi các bước tiền tố tụng là điều kiện cần đáp ứng trước khi trọng tài có thể được tiến hành, trong khi cách tiếp cận khác có thể xem việc không tuân thủ chỉ ảnh hưởng đến thủ tục chứ không làm mất thẩm quyền của Hội đồng trọng tài.
Đối với Việt Nam, vấn đề này càng đáng lưu ý vì Luật Trọng tài thương mại 2010 không có quy định riêng, đầy đủ về điều khoản giải quyết tranh chấp đa tầng. Thực tiễn cho thấy rằng sự thiếu rõ ràng này có thể dẫn đến cách giải quyết khác nhau đối với hậu quả của việc không tuân thủ các bước tiền trọng tài.
4. Hệ quả khi một bên muốn bỏ qua bước thương lượng hoặc hòa giải
Giả sử hợp đồng quy định: Hai bên thương lượng trong 30 ngày, nếu không đạt được bất kì thỏa thuận nào thì tiến hành hòa giải, chỉ khi hòa giải thất bại, hai bên mới đưa vụ tranh chấp ra Trung tâm trọng tài để giải quyết.
Tuy nhiên, ngay sau khi tranh chấp phát sinh, bên A lập tức nộp đơn yêu cầu trọng tài mà không tiến hành thương lượng hoặc hòa giải. Khi đó có thể phát sinh hai vấn đề:
Một là, tranh chấp về điều kiện khởi kiện trọng tài. Bên B có thể cho rằng A chưa thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng và việc khởi kiện trọng tài là quá sớm. Nếu điều khoản được thiết kế như một điều kiện tiên quyết rõ ràng, việc bỏ qua bước thương lượng hoặc hòa giải có thể khiến yêu cầu khởi kiện bị xem xét là chưa phù hợp với thỏa thuận của các bên.
Hai là, tranh chấp về thẩm quyền của Hội đồng trọng tài. Một vấn đề khác là liệu việc không thực hiện bước tiền tố tụng có làm mất thẩm quyền của Hội đồng trọng tài hay không. Việc một bên chưa thực hiện bước thương lượng hoặc hòa giải có thể liên quan đến tính hợp lý của yêu cầu hoặc điều kiện tiến hành trọng tài, nhưng không đồng nghĩa với việc thỏa thuận trọng tài hoàn toàn vô hiệu.
Chính vì vậy, khi xảy ra tranh chấp, cần xem xét cụ thể nội dung điều khoản, ý chí của các bên, tính bắt buộc của từng bước và quy tắc tố tụng được lựa chọn.
5. Những rủi ro khi soạn thảo điều khoản trọng tài đa tầng
5.1. Quy định không rõ ràng và thời điểm kết thúc thương lượng, hòa giải
Đây là rủi ro phổ biến nhất. Nếu hợp đồng không xác định rõ các bước, thời hạn và điều kiện chuyển sang trọng tài, các bên có thể tranh luận về việc đã đáp ứng điều kiện khởi kiện hay chưa. Một điều khoản yêu cầu thương lượng nhưng không quy định thời hạn có thể khiến quá trình thương lượng kéo dài không xác định, đặc biệt khi một bên cố tình không phản hồi.
5.2. Không xác định cơ chế hòa giải
Điều khoản trọng tài đa tầng nằm trong hợp đồng yêu cầu bắt buộc yêu cầu hòa giải nhưng không ghi rõ tổ chức hòa giải, quy tắc áp dụng, thời hạn hoặc cách thức lựa chọn hòa giải viên, bước hòa giải sẽ khó có thể thực hiện trên thực tế.
5.3. Tranh chấp về điều khoản trọng tài đa tầng
Một điều khoản đa tầng được soạn thảo không đủ rõ ràng chặt chẽ có thể khiến các bên phải tranh luận về việc đã thực hiện đúng quy trình giải quyết tranh chấp hay chưa trước khi Hội đồng trọng tài có thể xem xét nội dung tranh chấp. Khi đó, cơ chế vốn được thiết kế để tiết kiệm thời gian lại có thể làm tố tụng kéo dài hơn.
6. Khuyến nghị khi xây dựng điều khoản trọng tài đa tầng
Để hạn chế rủi ro, các bên nên xây dựng điều khoản theo hướng cụ thể và có thể vận hành trên thực tế.
Trước hết, cần xác định rõ phương thức giải quyết tranh chấp theo từng tầng. Nếu có quy trình thương lượng, hòa giải hoặc ý kiến chuyên gia thì cần xác định cụ thể chi tiết cho từng bước.
Tiếp theo, cần quy định thời hạn cho mỗi bước và xác định rõ thời điểm một bước được xem là kết thúc.
Đồng thời, hợp đồng nên quy định rõ điều kiện chuyển sang trọng tài, chẳng hạn hết thời hạn thương lượng mà không đạt được thỏa thuận hoặc một bên từ chối tham gia hòa giải.
Các bên cũng nên xác định rõ tổ chức trọng tài, quy tắc tố tụng, địa điểm trọng tài và ngôn ngữ tố tụng nếu có yếu tố nước ngoài hoặc giao dịch có tính chất phức tạp.
Quan trọng nhất, cần tránh sử dụng những thuật ngữ không rõ mức độ bắt buộc. Nếu các bên muốn thương lượng hoặc hòa giải là điều kiện tiên quyết trước trọng tài, điều khoản nên thể hiện rõ nghĩa vụ này thay vì sử dụng những từ ngữ chỉ mang tính khuyến nghị.
7. Cách để giải quyết tranh chấp bằng Trung tâm trọng tài thương mại quốc tế Bigboss
Để giải quyết tranh chấp bằng phương pháp trọng tài thương mại tại BBIAC. Quý khách hàng có thể ghi vào hợp đồng 1 trong 2 nội dung sau:
7.1. Điều khoản trọng tài mẫu
“Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương mại Quốc tế BIGBOSS (BBIAC) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này”.
Ngoài ra, các bên có thể bổ sung:
(a) số lượng trọng tài viên là [một hoặc ba].
(b) địa điểm trọng tài là [thành phố và/hoặc quốc gia].
(c) luật áp dụng cho hợp đồng là [ ].*
(d) ngôn ngữ trọng tài là [ ].**
Ghi chú:
*Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài
**Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài hoặc tranh chấp có ít nhất một bên là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
7.2. Điều khoản trọng tài mẫu theo thủ tục rút gọn
“Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương mại Quốc tế BIGBOSS (BBIAC) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này. Các bên thỏa thuận rằng tố tụng trọng tài sẽ được tiến hành theo Thủ tục rút gọn quy định tại Điều 39 của Quy tắc tố tụng trọng tài của BBIAC.”
Ngoài ra, các bên có thể bổ sung:
(a) địa điểm trọng tài là [thành phố và/hoặc quốc gia].
(b) luật áp dụng cho hợp đồng là [ ].*
(c) ngôn ngữ trọng tài là [ ]. **
Ghi chú:
*Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài
**Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài hoặc tranh chấp có ít nhất một bên là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài
Liên hệ 0979 133 955 để được tư vấn.
8. Kết luận
Điều khoản trọng tài đa tầng là một công cụ hữu ích giúp các bên tạo thêm cơ hội giải quyết tranh chấp bằng thương lượng hoặc hòa giải trước khi chuyển sang trọng tài. Cơ chế này đặc biệt phù hợp với những hợp đồng có giá trị lớn hoặc những quan hệ kinh doanh mà các bên vẫn mong muốn duy trì hợp tác lâu dài.
Đối với Việt Nam, việc hoàn thiện pháp luật về hiệu lực và hậu quả của việc không tuân thủ các bước tiền trọng tài là vấn đề đáng được quan tâm, nhất là khi điều khoản đa tầng ngày càng xuất hiện trong các hợp đồng thương mại có yếu tố quốc tế.
Vì vậy, khi xây dựng hợp đồng có điều khoản đa tầng, các bên không nên chỉ ghi nhận rằng “tranh chấp trước hết phải được thương lượng hoặc hòa giải” mà cần thiết kế một quy trình cụ thể, khả thi và có điểm kết thúc rõ ràng trước khi chuyển sang giải quyết bởi trọng tài.
