Trong bối cảnh tố tụng trọng tài ngày càng được thực hiện với sự đa dạng về chủ thể, phương thức liên lạc và địa điểm’ tiến hành tố tụng, việc gửi và nhận thông báo đúng quy định có ý nghĩa quan trọng đối với quyền tham gia tố tụng của các bên. Nên bài viết tập trung nói về trình tự, phương thức gửi thông báo và cách xác định thời điểm nhận thông báo theo Điều 12 Luật Trọng tài thương mại 2010, qua đó làm rõ cơ chế bảo đảm thông tin được chuyển đến đúng chủ thể và việc tính thời hạn tố tụng được thực hiện thống nhất.
1. Khái quát về việc gửi thông báo trong tố tụng trọng tài
Trong tố tụng trọng tài, các bên có quyền tự mình hoặc thông qua đại diện tham gia vào quá trình giải quyết tranh chấp. Để các quyền này được thực hiện trên thực tế, thông tin về yêu cầu, tài liệu, văn bản tố tụng và các quyết định liên quan phải được chuyển đến các bên một cách đầy đủ và đúng thời điểm. Do đó, gửi thông báo không đơn thuần là hoạt động hành chính mà còn có thể ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thực hiện quyền và nghĩa vụ tố tụng của mỗi bên.
Điều 12 Luật Trọng tài thương mại 2010 đặt ra các quy định về cách thức và trình tự gửi thông báo trong tố tụng trọng tài. Tuy nhiên, quy định này đồng thời thể hiện sự tôn trọng quyền tự định đoạt của các bên khi cho phép các bên thỏa thuận khác hoặc áp dụng quy tắc tố tụng của Trung tâm trọng tài nếu quy tắc đó có quy định khác.
Cách tiếp cận này phù hợp với đặc trưng linh hoạt của trọng tài thương mại. Các bên có thể chủ động thống nhất phương thức liên lạc phù hợp với tính chất giao dịch, địa điểm của các bên và đặc điểm của tranh chấp. Trong trường hợp không có thỏa thuận khác, trình tự mặc định tại Điều 12 Luật Trọng tài thương mại 2010 sẽ được áp dụng.
2. Phương thức và trình tự gửi thông báo
Trước hết, khoản 1 Điều 12 Luật Trọng tài thương mại 2010 quy định về số lượng bản của các bản giải trình, văn thư giao dịch và tài liệu do mỗi bên gửi. Theo đó, tài liệu phải được gửi tới Trung tâm trọng tài hoặc Hội đồng trọng tài với số bản đủ để mỗi thành viên Hội đồng trọng tài có một bản, bên kia có một bản và một bản được lưu tại Trung tâm trọng tài.
Quy định về số lượng bản nhằm bảo đảm mỗi chủ thể tham gia tố tụng có điều kiện tiếp cận đầy đủ hồ sơ cần thiết. Đối với Hội đồng trọng tài gồm nhiều thành viên, việc cung cấp đủ bản cho từng Trọng tài viên giúp bảo đảm các thành viên có cùng nguồn tài liệu khi nghiên cứu và giải quyết tranh chấp. Đồng thời, việc gửi một bản cho bên kia thể hiện yêu cầu bảo đảm quyền được biết và quyền phản hồi đối với tài liệu do bên còn lại cung cấp.
Tiếp theo, khoản 2 Điều 12 Luật Trọng tài thương mại 2010 xác định địa chỉ nhận thông báo. Theo đó, thông báo và tài liệu do Trung tâm trọng tài hoặc Hội đồng trọng tài gửi phải được gửi đến địa chỉ của các bên hoặc đại diện của các bên theo đúng địa chỉ mà các bên đã thông báo.
Điều này đặt ra trách nhiệm cho các bên trong việc cung cấp và cập nhật chính xác thông tin liên hệ. Khi địa chỉ hoặc thông tin của đại diện thay đổi nhưng không được thông báo, nguy cơ phát sinh tranh chấp về việc đã nhận hoặc chưa nhận tài liệu tố tụng có thể gia tăng. Vì vậy, việc duy trì một địa chỉ liên lạc ổn định và thông báo kịp thời khi có thay đổi là vấn đề có ý nghĩa thực tiễn đối với mỗi bên.
Về phương thức gửi, khoản 3 Điều 12 Luật Trọng tài thương mại 2010 ghi nhận nhiều hình thức khác nhau, bao gồm giao trực tiếp, thư bảo đảm, thư thường, fax, telex, telegram, thư điện tử hoặc phương thức khác có ghi nhận việc gửi. Có thể thấy, pháp luật không giới hạn việc thông báo vào hình thức truyền thống mà mở rộng khả năng sử dụng các phương tiện liên lạc điện tử.
Việc cho phép sử dụng nhiều phương thức gửi khác nhau góp phần đáp ứng yêu cầu nhanh chóng, linh hoạt của tố tụng trọng tài, đặc biệt đối với các tranh chấp có yếu tố nước ngoài hoặc các bên ở những địa điểm khác nhau. Tuy nhiên, yếu tố quan trọng không chỉ nằm ở việc lựa chọn phương thức gửi mà còn ở khả năng ghi nhận và chứng minh việc gửi. Đây là cơ sở để xác định thời điểm thông báo được coi là đã nhận và từ đó xác định thời hạn tố tụng.
3. Thời điểm được coi là nhận và cách tính thời hạn
Một trong những nội dung quan trọng nhất của Điều 12 Luật Trọng tài thương mại 2010 là quy định về thời điểm thông báo được coi là đã nhận. Theo khoản 4 Điều 12 Luật Trọng tài thương mại 2010, thông báo, tài liệu do Trung tâm trọng tài hoặc Hội đồng trọng tài gửi được coi là đã nhận vào ngày các bên hoặc đại diện của các bên nhận được; hoặc được coi là đã nhận nếu thông báo, tài liệu đã được gửi phù hợp với quy định tại khoản 2 Điều 12 Luật Trọng tài thương mại 2010.
Như vậy, pháp luật không chỉ quan tâm đến việc bên nhận có thực tế cầm, đọc hoặc phản hồi tài liệu hay không, mà còn thiết lập cơ chế “được coi là đã nhận” khi việc gửi được thực hiện đúng quy định. Cơ chế này có ý nghĩa đặc biệt trong trường hợp một bên không trực tiếp tiếp nhận hoặc không hợp tác trong việc nhận tài liệu tố tụng.
Nếu việc xác định thời điểm nhận phụ thuộc hoàn toàn vào hành vi thực tế của người nhận, một bên có thể trì hoãn hoặc né tránh việc nhận thông báo nhằm kéo dài quá trình giải quyết tranh chấp. Việc xác định thời điểm nhận trên cơ sở phương thức gửi hợp lệ giúp hạn chế khả năng này và bảo đảm tố tụng trọng tài không bị đình trệ bởi hành vi thiếu thiện chí của một bên.
Sau khi xác định ngày thông báo được coi là đã nhận, vấn đề tiếp theo là xác định thời điểm bắt đầu tính thời hạn. Theo khoản 5 Điều 12 Luật Trọng tài thương mại 2010, thời hạn được tính từ ngày tiếp theo ngày thông báo, tài liệu được coi là đã nhận.
Ví dụ, nếu thông báo được coi là đã nhận vào ngày 10 thì ngày 11 mới là ngày đầu tiên được tính vào thời hạn. Cách tính này giúp phân biệt rõ ngày nhận thông báo với ngày bắt đầu tính thời hạn, qua đó hạn chế nhầm lẫn khi xác định thời điểm hết hạn.
Đối với trường hợp ngày tiếp theo là ngày lễ hoặc ngày nghỉ theo quy định của nước hoặc vùng lãnh thổ nơi thông báo được nhận, thời hạn sẽ bắt đầu từ ngày làm việc đầu tiên tiếp theo. Tương tự, nếu ngày cuối cùng của thời hạn rơi vào ngày lễ hoặc ngày nghỉ, thời hạn sẽ được kéo dài đến hết ngày làm việc đầu tiên tiếp theo.
Quy định này đặc biệt có ý nghĩa đối với các tranh chấp có yếu tố nước ngoài. Khi các bên ở những quốc gia hoặc vùng lãnh thổ khác nhau, việc xác định ngày nghỉ không nhất thiết giống nhau. Việc Điều 12 Luật Trọng tài thương mại 2010 gắn cách tính thời hạn với nơi thông báo được nhận tạo cơ sở để xác định thời hạn phù hợp với điều kiện thực tế của bên nhận.
4. Một số vấn đề cần lưu ý trong thực tiễn
Từ các quy định trên, có thể thấy việc gửi thông báo trong tố tụng trọng tài đặt ra ba vấn đề cần được đặc biệt lưu ý: đúng địa chỉ, đúng phương thức và có khả năng chứng minh việc gửi.
Trước hết, các bên cần cung cấp chính xác địa chỉ liên hệ và thông báo kịp thời cho Trung tâm trọng tài hoặc Hội đồng trọng tài khi có thay đổi. Địa chỉ được sử dụng trong tố tụng không chỉ là thông tin liên lạc thông thường mà còn là căn cứ để xác định tính hợp lệ của việc gửi thông báo.
Thứ hai, khi lựa chọn phương thức gửi, cần ưu tiên phương thức có khả năng lưu giữ bằng chứng về thời điểm gửi và nội dung đã gửi. Đối với thư điện tử, chẳng hạn, các bên nên bảo đảm khả năng lưu trữ email, thời gian gửi, địa chỉ người gửi, người nhận và tài liệu đính kèm. Đối với thư bảo đảm hoặc giao trực tiếp, chứng từ giao nhận cũng có vai trò quan trọng trong việc chứng minh quá trình gửi.
Thứ ba, các bên cần đặc biệt chú ý đến cách tính thời hạn sau khi thông báo được coi là đã nhận. Việc bỏ qua một ngày, tính ngày nhận làm ngày đầu tiên hoặc không xem xét ngày nghỉ có thể dẫn đến việc xác định sai thời hạn thực hiện quyền tố tụng.
Ở góc độ Trung tâm trọng tài và Hội đồng trọng tài, việc lựa chọn phương thức gửi cũng cần bảo đảm khả năng kiểm chứng. Khi phát sinh tranh luận về việc một bên có được thông báo hợp lệ hay không, hồ sơ thể hiện quá trình gửi, địa chỉ đã sử dụng và thời điểm gửi sẽ là cơ sở quan trọng để đánh giá tính hợp lệ của thủ tục.
Có thể thấy, Điều 12 Luật Trọng tài thương mại 2010 đã thiết lập một cơ chế tương đối linh hoạt nhưng vẫn đặt ra những tiêu chí cần thiết để bảo đảm tính minh bạch của quá trình thông báo. Quy định vừa tôn trọng thỏa thuận của các bên và quy tắc tố tụng của Trung tâm trọng tài, vừa tạo ra cơ chế mặc định trong trường hợp các bên không có thỏa thuận khác.
5. Cách để giải quyết tranh chấp bằng Trung tâm trọng tài thương mại quốc tế
Để giải quyết tranh chấp bằng phương pháp trọng tài thương mại tại BBIAC. Quý khách hàng có thể ghi vào hợp đồng 1 trong 2 nội dung sau:
5.1. Điều khoản trọng tài mẫu
“Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương mại Quốc tế BIGBOSS (BBIAC) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này”.
Ngoài ra, các bên có thể bổ sung:
(a) số lượng trọng tài viên là [một hoặc ba].
(b) địa điểm trọng tài là [thành phố và/hoặc quốc gia].
(c) luật áp dụng cho hợp đồng là [ ].*
(d) ngôn ngữ trọng tài là [ ].**
Ghi chú:
* Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài
** Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài hoặc tranh chấp có ít nhất một bên là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
5.2. Điều khoản trọng tài mẫu theo thủ tục rút gọn
“Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương mại Quốc tế BIGBOSS (BBIAC) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này. Các bên thỏa thuận rằng tố tụng trọng tài sẽ được tiến hành theo Thủ tục rút gọn quy định tại Điều 37 của Quy tắc tố tụng trọng tài của BBIAC.”
Ngoài ra, các bên có thể bổ sung:
(a) địa điểm trọng tài là [thành phố và/hoặc quốc gia].
(b) luật áp dụng cho hợp đồng là [ ].*
(c) ngôn ngữ trọng tài là [ ]. **
Ghi chú:
* Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài
** Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài hoặc tranh chấp có ít nhất một bên là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
Liên hệ 0979 133 955 để được tư vấn!
6. Kết luận
Gửi thông báo là một mắt xích quan trọng trong tố tụng trọng tài bởi nó gắn trực tiếp với quyền được biết, quyền trình bày và khả năng thực hiện các quyền tố tụng của các bên. Việc tuân thủ Điều 12 Luật Trọng tài thương mại 2010, từ xác định đúng địa chỉ, lựa chọn phương thức gửi, ghi nhận việc gửi đến xác định chính xác ngày bắt đầu và kết thúc thời hạn, sẽ góp phần bảo đảm quá trình giải quyết tranh chấp diễn ra nhanh chóng, minh bạch và hạn chế các tranh chấp phát sinh về thủ tục.
