Trong tố tụng trọng tài thương mại, chứng cứ là cơ sở quan trọng để Hội đồng trọng tài xác định sự thật của vụ tranh chấp và đưa ra phán quyết. Khác với suy nghĩ rằng chỉ bên khởi kiện mới phải chứng minh, pháp luật trọng tài đặt nghĩa vụ cung cấp và chứng minh lên cả nguyên đơn và bị đơn đối với những vấn đề mà mình đưa ra.
Vậy các bên phải chứng minh những gì? Hội đồng trọng tài có trách nhiệm thu thập chứng cứ hay không? Nếu một bên không cung cấp được chứng cứ thì hệ quả sẽ như thế nào?
1. Khái niệm nghĩa vụ chứng minh trong tố tụng trọng tài
1.1. Chứng cứ trong tố tụng trọng tài là gì?
Chứng cứ có vai trò làm cơ sở để các bên chứng minh cho yêu cầu, phản đối hoặc lập luận của mình là hợp pháp trong quá trình giải quyết tranh chấp tại trọng tài.
Trong một tranh chấp thương mại, chứng cứ có thể bao gồm hợp đồng, phụ lục hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán, biên bản giao nhận, thư điện tử, thông báo vi phạm, tài liệu kế toán, dữ liệu điện tử, kết quả giám định hoặc lời khai của người làm chứng.
Việc xác định chứng cứ nào có giá trị không chỉ phụ thuộc vào việc tài liệu đó có tồn tại mà còn liên quan đến tính liên quan, tính xác thực và khả năng chứng minh vấn đề đang tranh chấp.
1.2. Nghĩa vụ chứng minh của các bên trong tố tụng trọng tài được hiểu như thế nào?
Theo khoản 1 Điều 46 Luật Trọng tài thương mại 2010, các bên có quyền và nghĩa vụ cung cấp chứng cứ cho Hội đồng trọng tài để chứng minh các sự việc có liên quan đến nội dung đang tranh chấp. Điều này cho thấy nghĩa vụ chứng minh trong trọng tài không chỉ thuộc về nguyên đơn.
Nguyên đơn phải đưa ra chứng cứ để chứng minh cho yêu cầu của mình, đồng thời bị đơn cũng phải cung cấp chứng cứ để chứng minh cho ý kiến phản đối, yêu cầu phản tố hoặc những tình tiết mà mình viện dẫn.
Có thể hiểu đơn giản rằng khi đưa ra yêu cầu hoặc lập luận cần được bảo vệ thì đồng thời, phải chủ động cung cấp chứng cứ để chứng minh yêu cầu đó là có căn cứ hợp pháp.
2. Nghĩa vụ chứng minh thuộc về bên nào?
Trong một vụ tranh chấp, mỗi bên thường có những vấn đề, yêu cầu khác nhau cần chứng minh. Ví dụ, nguyên đơn yêu cầu bị đơn thanh toán 5 tỷ đồng tiền hàng. Nguyên đơn phải chứng minh:
- Hai bên có giao kết hợp đồng;
- Hàng hóa đã được giao hoặc nghĩa vụ của nguyên đơn đã được thực hiện;
- Giá trị nghĩa vụ thanh toán là 5 tỷ đồng;
- Bị đơn đã đến hạn thanh toán;
- Bị đơn chưa thực hiện nghĩa vụ;
- Thiệt hại hoặc lãi chậm thanh toán, nếu có yêu cầu.
Trong khi đó, nếu bị đơn cho rằng mình đã thanh toán đầy đủ, không tồn tại công nợ thì bị đơn phải đưa ra chứng cứ chứng minh việc thanh toán như hóa đơn thanh toán, minh chứng đã có giao dịch thanh toán. Bên cạnh đó, nếu bị đơn cho rằng hàng hóa có khuyết tật và từ chối thanh toán hoặc yêu cầu giảm giá, bị đơn cũng cần đưa ra tài liệu chứng minh cho lập luận này.
Như vậy, nghĩa vụ chứng minh sẽ được phân bổ theo từng yêu cầu, phản đối và tình tiết mà mỗi bên đưa ra, thay vì mặc nhiên đặt toàn bộ nghĩa vụ lên nguyên đơn.
3. Các bên phải cung cấp những loại chứng cứ nào?
Pháp luật không quy định một danh sách cụ thể chứng cứ áp dụng cho mọi tranh chấp. Danh sách chứng cứ mà mỗi bên cần cung cấp phụ thuộc vào bản chất của vụ việc.
Đối với tranh chấp hợp đồng mua bán hàng hóa, chứng cứ thường có thể bao gồm hợp đồng, đơn đặt hàng, hóa đơn, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, chứng từ vận chuyển và chứng từ thanh toán.
Đối với tranh chấp xây dựng, ngoài hợp đồng còn có thể cần hồ sơ thiết kế, biên bản nghiệm thu, nhật ký công trình, hồ sơ thanh toán, hồ sơ phát sinh và tài liệu về chất lượng công trình.
Đối với tranh chấp thương mại điện tử, email, tin nhắn, dữ liệu giao dịch hoặc các dữ liệu điện tử khác có thể đóng vai trò quan trọng.
Điểm quan trọng nhất là chứng cứ phải gắn liền, có sự liên quan mật thiết đối với vấn đề cần chứng minh. Việc cung cấp một lượng lớn tài liệu nhưng không chỉ ra tài liệu đó có liên quan và chứng minh cho bất cứ yêu cầu nào thì có thể không mang lại hiệu quả thực tế.
4. Trách nhiệm thu thập chứng cứ của Hội đồng trọng tài
Các bên cần phân biệt giữa nghĩa vụ chứng minh của mình và thẩm quyền xác minh sự việc, thu thập, xác minh chứng cứ của Hội đồng trọng tài.
Theo Điều 45 Luật Trọng tài thương mại 2010, trong quá trình giải quyết tranh chấp, Hội đồng trọng tài có quyền gặp hoặc trao đổi với các bên để làm sáng tỏ những vấn đề liên quan đến tranh chấp. Hội đồng trọng tài cũng có thể tự mình hoặc theo yêu cầu của một hoặc các bên tìm hiểu sự việc từ người thứ ba.
4.1. Quyền thu thập và xác minh chứng cứ của Hội đồng trọng tài
Điều 46 Luật Trọng tài thương mại 2010 trao cho Hội đồng trọng tài một số quyền liên quan đến chứng cứ. Theo đó, Hội đồng trọng tài có thể yêu cầu người làm chứng cung cấp thông tin, tài liệu; trưng cầu giám định, định giá tài sản hoặc tham vấn ý kiến chuyên gia theo quy định của luật.
Tuy nhiên, điều này không đồng nghĩa với việc Hội đồng trọng tài thay thế các bên trong việc chứng minh vụ việc.
Trọng tài thương mại về cơ bản vẫn vận hành trên cơ sở các bên chủ động đưa ra yêu cầu, lập luận và đồng thời đưa ra các chứng cứ để chứng minh. Vì vậy, doanh nghiệp không nên có tâm lý rằng “Hội đồng trọng tài sẽ tự đi tìm chứng cứ giúp mình” mà cần phải chủ động thu thập nhằm bảo vệ tốt nhất quyền và lợi ích hợp pháp của mình.
4.2. Trường hợp cần sự hỗ trợ của Tòa án để thu thập chứng cứ
Trường hợp khi đã áp dụng tất cả các biện pháp cần thiết mà vẫn không thu thập được chứng cứ thì Hội đồng trọng tài hoặc một trong các bên tranh chấp có quyền đề nghị Tòa án có thẩm quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân đang quản lý, lưu giữ cung cấp tài liệu chứng cứ theo quy định tại khoản 5 Điều 46, Luật Trọng tài thương mại.
Đây là một trong những cơ chế thể hiện vai trò hỗ trợ của Tòa án đối với các hoạt động của trọng tài, thay vì trở thành cơ quan trực tiếp giải quyết nội dung tranh chấp.
5. Điều gì xảy ra khi một bên không cung cấp được chứng cứ?
Đây là một trong những rủi ro lớn nhất đối với các bên tham gia tố tụng trọng tài. Nếu một bên đưa ra một yêu cầu nhưng không có chứng cứ đủ sức thuyết phục, Hội đồng trọng tài không có cơ sở để chấp nhận yêu cầu đó.
Ví dụ, doanh nghiệp A yêu cầu doanh nghiệp B thanh toán khoản nợ phát sinh từ hợp đồng. A khẳng định B đã nhận hàng nhưng lại không cung cấp được hợp đồng, chứng từ giao nhận hoặc tài liệu khác chứng minh nghĩa vụ thanh toán. Trong trường hợp này, việc chỉ đưa ra lời trình bày mà không có chứng cứ phù hợp sẽ khiến yêu cầu của A gặp bất lợi.
Tương tự, nếu bị đơn cho rằng mình đã thanh toán nhưng không cung cấp được chứng từ chuyển tiền hoặc tài liệu xác nhận thanh toán, lập luận này cũng có thể khó được Hội đồng trọng tài chấp nhận.
Do đó, nghĩa vụ chứng minh không chỉ là một thủ tục mang tính hình thức mà có thể trực tiếp ảnh hưởng đến kết quả của phán quyết trọng tài.
6. Một số rủi ro trong việc thực hiện nghĩa vụ chứng minh
6.1. Chứng cứ không đầy đủ hoặc không có tính thuyết phục
Một trong những sai lầm phổ biến là doanh nghiệp có rất nhiều tài liệu nhưng không xác định được tài liệu nào chứng minh cho yêu cầu cụ thể. Trong tố tụng trọng tài, cần xây dựng mối liên hệ rõ ràng bắt đầu từ việc yêu cầu về vấn đề gì, vấn đề đó có hợp lý hay không và các chứng cứ để chứng minh vấn đề đó.
Vì thế, cần sắp xếp các tài liệu một cách hợp lý nhằm giúp Hội đồng trọng tài dễ dàng tiếp cận và xác định giá trị pháp lý của từng loại tài liệu.
6.2. Không cung cấp chứng cứ đúng thời hạn
Quá trình tố tụng trọng tài quy định các mốc thời gian và trình tự thủ tục cụ thể. Việc chậm cung cấp chứng cứ có thể ảnh hưởng đến khả năng trình bày và bảo vệ quan điểm của một bên. Do đó, doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ thời hạn tố tụng và chủ động chuẩn bị chứng cứ ngay từ khi tranh chấp bắt đầu.
6.3. Phụ thuộc quá nhiều vào việc Hội đồng trọng tài thu thập chứng cứ
Như đã phân tích, Hội đồng trọng tài có quyền xác minh, thu thập chứng cứ trong những trường hợp luật định. Tuy nhiên, trách nhiệm chính trong việc xây dựng hồ sơ chứng minh vẫn thuộc về các bên.
Nếu doanh nghiệp không chủ động thu thập tài liệu từ đầu, đến khi tranh chấp bước vào giai đoạn tố tụng mới tìm kiếm chứng cứ thì có thể đã quá muộn hoặc chứng cứ không còn khả năng thu thập, dẫn đến việc nhận lại kết quả giải quyết bất lợi cho mình.
7. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi thực hiện nghĩa vụ chứng minh?
Trước hết, doanh nghiệp nên lưu trữ đầy đủ hồ sơ giao dịch ngay từ khi ký hợp đồng, thay vì chỉ bắt đầu tìm kiếm chứng cứ khi tranh chấp phát sinh.
Thứ hai, cần phân loại chứng cứ theo từng vấn đề tranh chấp. Chẳng hạn:
- Hợp đồng → chứng minh quan hệ pháp lý.
- Biên bản giao nhận → chứng minh việc thực hiện nghĩa vụ.
- Hóa đơn, chứng từ thanh toán → chứng minh giá trị và việc thanh toán.
- Email, thông báo → chứng minh quá trình trao đổi và hành vi của các bên.
- Giám định → chứng minh chất lượng hoặc tình trạng của đối tượng tranh chấp.
Thứ ba, cần kiểm tra tính thống nhất giữa các tài liệu. Một chứng cứ sẽ trở nên kém thuyết phục nếu mâu thuẫn với những tài liệu khác trong hồ sơ.
Cuối cùng, đối với những chứng cứ nằm ngoài khả năng tiếp cận của doanh nghiệp, cần chủ động đề nghị Hội đồng trọng tài thực hiện các biện pháp thu thập phù hợp hoặc yêu cầu Tòa án hỗ trợ theo quy định pháp luật.
8. Cách để giải quyết tranh chấp bằng Trung tâm trọng tài thương mại quốc tế Bigboss
Để giải quyết tranh chấp bằng phương pháp trọng tài thương mại tại BBIAC. Quý khách hàng có thể ghi vào hợp đồng 1 trong 2 nội dung sau:
8.1. Điều khoản trọng tài mẫu
“Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương mại Quốc tế BIGBOSS (BBIAC) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này”.
Ngoài ra, các bên có thể bổ sung:
(a) số lượng trọng tài viên là [một hoặc ba].
(b) địa điểm trọng tài là [thành phố và/hoặc quốc gia].
(c) luật áp dụng cho hợp đồng là [ ].*
(d) ngôn ngữ trọng tài là [ ].**
Ghi chú:
*Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài
**Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài hoặc tranh chấp có ít nhất một bên là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
8.2. Điều khoản trọng tài mẫu theo thủ tục rút gọn
“Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương mại Quốc tế BIGBOSS (BBIAC) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này. Các bên thỏa thuận rằng tố tụng trọng tài sẽ được tiến hành theo Thủ tục rút gọn quy định tại Điều 39 của Quy tắc tố tụng trọng tài của BBIAC.”
Ngoài ra, các bên có thể bổ sung:
(a) địa điểm trọng tài là [thành phố và/hoặc quốc gia].
(b) luật áp dụng cho hợp đồng là [ ].*
(c) ngôn ngữ trọng tài là [ ]. **
Ghi chú:
*Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài
**Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài hoặc tranh chấp có ít nhất một bên là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài
Liên hệ 0979 133 955 để được tư vấn!
9. Kết luận
Nghĩa vụ chứng minh là một trong những yếu tố quyết định hiệu quả bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên trong tố tụng trọng tài. Theo Luật Trọng tài thương mại 2010, các bên vừa có quyền vừa có nghĩa vụ cung cấp chứng cứ để chứng minh những sự việc liên quan đến nội dung tranh chấp.
Hội đồng trọng tài có quyền xác minh, thu thập chứng cứ và trong những trường hợp cần thiết, các bên có thể đề nghị Tòa án hỗ trợ thu thập chứng cứ.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên xem việc cung cấp chứng cứ là một bước thủ tục đơn thuần. Một chiến lược chứng minh được chuẩn bị tốt, có hệ thống và đúng thời hạn có thể quyết định đáng kể đến khả năng được Hội đồng trọng tài chấp nhận yêu cầu hoặc lập luận của mình.
Đặc biệt, đối với các tranh chấp có giá trị lớn, doanh nghiệp nên rà soát và bảo toàn chứng cứ ngay từ khi có dấu hiệu phát sinh tranh chấp, thay vì chờ đến khi nhận được thông báo khởi kiện trọng tài mới bắt đầu chuẩn bị hồ sơ.
