Thỏa thuận trọng tài sau khi phát sinh tranh chấp là cơ chế cho phép các bên lựa chọn trọng tài thương mại ngay cả khi mâu thuẫn đã xảy ra. Theo khoản 2 Điều 3 Luật Trọng tài thương mại 2010, thỏa thuận trọng tài có thể áp dụng đối với tranh chấp đã phát sinh hoặc có thể phát sinh. Để thỏa thuận có hiệu lực và được thực hiện, doanh nghiệp cần xác định rõ phạm vi tranh chấp, hình thức xác lập, thẩm quyền người ký và tổ chức trọng tài được lựa chọn.
1. Hiểu đúng về thỏa thuận trọng tài sau khi phát sinh tranh chấp
1.1. Thỏa thuận trọng tài sau khi phát sinh tranh chấp là gì?
Theo khoản 2 Điều 3 Luật Trọng tài thương mại 2010, thỏa thuận trọng tài là thỏa thuận giữa các bên về việc giải quyết bằng trọng tài đối với tranh chấp có thể phát sinh hoặc đã phát sinh. Như vậy, pháp luật không bắt buộc các bên phải lựa chọn trọng tài ngay từ khi ký hợp đồng. Khi tranh chấp xảy ra, các bên vẫn có thể thống nhất lựa chọn phương thức này nếu đáp ứng các điều kiện pháp luật quy định.
Trên thực tế, thỏa thuận có thể được lập thành văn bản riêng sau khi phát sinh tranh chấp, trong đó xác định tranh chấp cụ thể, tổ chức trọng tài và quy tắc tố tụng được áp dụng.
Ví dụ: sau khi phát sinh tranh chấp về nghĩa vụ thanh toán theo hợp đồng mua bán hàng hóa, bên mua và bên bán thống nhất đưa tranh chấp đến Trung tâm Trọng tài Thương mại Quốc tế BigBoss (BBIAC) để giải quyết. Khi đó, văn bản thỏa thuận được xác lập sau thời điểm phát sinh tranh chấp là căn cứ thể hiện sự đồng thuận của hai bên về việc lựa chọn trọng tài.
Lưu ý: tranh chấp đã phát sinh không đồng nghĩa với việc các bên đã có thỏa thuận trọng tài trước đó. Nếu hợp đồng ban đầu không có điều khoản trọng tài, một bên không thể chỉ dựa vào mong muốn đơn phương để buộc bên còn lại tham gia tố tụng trọng tài. Sự thống nhất của các bên phải được thể hiện theo hình thức đáp ứng yêu cầu của pháp luật.
1.2. Thời điểm xác lập thỏa thuận trọng tài và ý nghĩa pháp lý
Theo khoản 2 Điều 3 và khoản 1 Điều 5 Luật Trọng tài thương mại 2010, thỏa thuận trọng tài có thể được xác lập trước hoặc sau khi tranh chấp xảy ra. Vì vậy, việc các bên chưa lựa chọn trọng tài trong hợp đồng ban đầu không đồng nghĩa với việc họ mất quyền lựa chọn phương thức này khi tranh chấp đã phát sinh.
Trên thực tế, thỏa thuận trọng tài có thể được hình thành theo hai trường hợp:
- Trước khi tranh chấp phát sinh: Các bên thống nhất thường lựa chọn trọng tài ngay từ khi giao kết hợp đồng thông qua điều khoản trọng tài, nhằm xác định trước phương thức giải quyết những tranh chấp có thể xảy ra.
- Sau khi tranh chấp phát sinh: Khi đã xảy ra bất đồng, kể cả khi hợp đồng ban đầu không quy định phương thức này thì các bên vẫn có thể tiếp tục thỏa thuận lựa chọn trọng tài để giải quyết tranh chấp cụ thể.
Điểm khác biệt giữa hai trường hợp này nằm ở thời điểm các bên thống nhất lựa chọn trọng tài và hoàn cảnh phát sinh thỏa thuận. Đối với thỏa thuận được xác lập sau khi tranh chấp xảy ra, các bên cần thể hiện rõ sự đồng thuận về việc đưa tranh chấp đang tồn tại ra giải quyết bằng trọng tài.
Đồng thời bảo đảm thỏa thuận đáp ứng yêu cầu về hình thức và không thuộc trường hợp vô hiệu theo quy định pháp luật.
2. Quy định của pháp luật về thỏa thuận trọng tài sau khi phát sinh tranh chấp
2.1. Căn cứ theo Luật Trọng tài thương mại 2010
Thoả thuân trọng tài sau khi phát sinh tranh chấp được quy định tại Luật Trọng tài thương mại số 54/2010/QH12 (Văn bản hợp nhất số 60/VBHN-VPQH ). Cụ thể:
Theo khoản 2 Điều 3, thỏa thuận trọng tài có thể được xác lập đối với tranh chấp đã phát sinh. Đây là căn cứ khẳng định các bên không bị giới hạn phải lựa chọn trọng tài từ thời điểm giao kết hợp đồng. Tuy nhiên, quy định này không loại bỏ các điều kiện về hình thức và hiệu lực được quy định tại những điều khoản khác của Luật.
Theo Điều 16, thỏa thuận trọng tài phải được xác lập dưới dạng văn bản. Tuy nhiên, hình thức văn bản không chỉ giới hạn ở một hợp đồng giấy có chữ ký của các bên mà còn bao gồm những hình thức luật định như trao đổi qua thư điện tử, trao đổi thông tin bằng văn bản hoặc các trường hợp được điều luật công nhận.
Vì vậy, doanh nghiệp cần lưu giữ tài liệu thể hiện rõ sự thống nhất về việc lựa chọn trọng tài, thay vì chỉ dựa vào trao đổi miệng hoặc suy đoán từ hành vi của đối tác.
Bên cạnh đó, Điều 18 cũng quy định các trường hợp thỏa thuận trọng tài vô hiệu, bao gồm tranh chấp không thuộc thẩm quyền của trọng tài, người xác lập thỏa thuận không có thẩm quyền hoặc không có năng lực hành vi dân sự theo quy định, hình thức không phù hợp, có sự lừa dối, đe dọa, cưỡng ép theo điều kiện luật định hoặc vi phạm điều cấm của pháp luật.
Do đó, việc các bên đã ký văn bản sau khi tranh chấp xảy ra chưa đủ để kết luận thỏa thuận chắc chắn có hiệu lực.
2.2. Điều kiện phát sinh hiệu lực
Để thỏa thuận trọng tài sau khi phát sinh tranh chấp có cơ sở được công nhận và thực hiện, doanh nghiệp cần kiểm tra các điều kiện pháp lý liên quan.
- Về sự đồng thuận: Các bên phải thực sự thống nhất lựa chọn trọng tài để giải quyết tranh chấp. Nếu một bên chỉ đề xuất trọng tài nhưng bên kia không chấp thuận, chưa thể coi đề xuất đó là thỏa thuận trọng tài đã được xác lập.
- Về hình thức: Theo Điều 16 Luật Trọng tài thương mại 2010, thỏa thuận phải được lập bằng văn bản hoặc thuộc một trong các hình thức được pháp luật công nhận tương đương văn bản. Với thỏa thuận lập riêng sau khi tranh chấp phát sinh, phương án an toàn là lập thành văn bản, ghi rõ ngày xác lập, chủ thể tham gia và nội dung thống nhất.
- Về thẩm quyền và năng lực của người ký: Người đại diện ký kết phải có thẩm quyền xác lập thỏa thuận thay mặt cá nhân hoặc doanh nghiệp. Nếu người ký không phải người đại diện theo pháp luật, cần kiểm tra giấy ủy quyền, phạm vi đại diện hoặc căn cứ xác lập thẩm quyền tương ứng. Việc người ký có tham gia đàm phán hợp đồng trước đó không tự động chứng minh họ có quyền lựa chọn trọng tài cho doanh nghiệp.
- Về phạm vi tranh chấp: Văn bản nên mô tả rõ tranh chấp được đưa ra trọng tài, chẳng hạn tranh chấp về nghĩa vụ thanh toán, vi phạm nghĩa vụ giao hàng hoặc bồi thường thiệt hại phát sinh từ hợp đồng xác định. Cách mô tả cụ thể giúp hạn chế tranh luận về việc yêu cầu khởi kiện có nằm trong phạm vi thỏa thuận hay không.
- Về nội dung không vi phạm điều kiện luật định: Thỏa thuận phải liên quan đến tranh chấp thuộc phạm vi trọng tài có thẩm quyền và không thuộc trường hợp vô hiệu theo Điều 18. Đối với tranh chấp có yếu tố đặc thù, doanh nghiệp cần kiểm tra thêm quy định pháp luật chuyên ngành trước khi lựa chọn phương thức trọng tài.
Như vậy, điều kiện hiệu lực không chỉ phụ thuộc vào việc hai bên đã ký văn bản hay chưa. Doanh nghiệp cần đánh giá đồng thời sự đồng thuận, hình thức, thẩm quyền người ký và nội dung tranh chấp được lựa chọn giải quyết.
3. Hướng dẫn soạn thảo và xử lý thỏa thuận trọng tài sau khi phát sinh tranh chấp
3.1. Mẫu thỏa thuận và trình tự xử lý
Khi tranh chấp đã xảy ra nhưng hợp đồng chưa có điều khoản trọng tài, các bên có thể cân nhắc lập một văn bản thỏa thuận riêng. Văn bản nên thể hiện rõ ý chí lựa chọn trọng tài, phạm vi tranh chấp, tổ chức trọng tài và quy tắc tố tụng được áp dụng.
Mẫu tham khảo:
“Các bên thống nhất đưa tranh chấp phát sinh từ [mô tả hợp đồng/giao dịch và nội dung tranh chấp] ra giải quyết tại Trung tâm Trọng tài Thương mại Quốc tế BIGBOSS (BBIAC), theo Quy tắc tố tụng trọng tài của BBIAC có hiệu lực áp dụng đối với vụ tranh chấp. Các bên cam kết phối hợp thực hiện các thủ tục tố tụng theo quy định pháp luật và quy tắc tố tụng được áp dụng.”
Các bên cần điền đầy đủ thông tin nhận diện, số và ngày hợp đồng liên quan, nội dung tranh chấp, thông tin người đại diện ký và ngày xác lập thỏa thuận. Mẫu trên chỉ là khung tham khảo, Quý doanh nghiệp cần điều chỉnh theo tính chất vụ việc và kiểm tra quy tắc hiện hành của BBIAC trước khi sử dụng.
Sau khi thống nhất nội dung, doanh nghiệp có thể thực hiện theo trình tự sau:
Bước 1: Rà soát hợp đồng và tài liệu trao đổi.
Kiểm tra xem hợp đồng, phụ lục hoặc thư từ trước đó đã có thỏa thuận trọng tài hay chưa. Nếu đã có thỏa thuận hợp lệ, cần đánh giá phạm vi áp dụng trước khi lập thêm văn bản mới.
Bước 2: Thống nhất nội dung giải quyết tranh chấp.
Xác định rõ tranh chấp nào được đưa ra trọng tài, tổ chức trọng tài được lựa chọn và quy tắc tố tụng áp dụng. Tránh sử dụng mô tả chung chung khiến các bên hiểu khác nhau về phạm vi thẩm quyền.
Bước 3: Kiểm tra thẩm quyền người ký và hình thức văn bản.
Xác minh tư cách đại diện, giấy ủy quyền nếu có và lưu giữ bản thỏa thuận đã được xác lập. Nếu thống nhất qua thư điện tử hoặc hình thức văn bản khác, cần bảo đảm nội dung thể hiện rõ sự chấp thuận của các bên.
Bước 4: Tiến hành thủ tục tại tổ chức trọng tài đã chọn.
Khi có thỏa thuận phù hợp, bên khởi kiện chuẩn bị đơn khởi kiện và tài liệu theo Luật Trọng tài thương mại cùng quy tắc tố tụng của tổ chức trọng tài. Nếu lựa chọn BBIAC, doanh nghiệp cần kiểm tra hướng dẫn tiếp nhận hồ sơ và quy tắc tố tụng do Trung tâm công bố.
Lưu ý: Trình tự trên là hướng dẫn thực tiễn để chuẩn bị thỏa thuận, không thay thế các yêu cầu cụ thể về hồ sơ và thủ tục tiếp nhận của tổ chức trọng tài.
3.2. Hệ quả pháp lý
Khi thỏa thuận trọng tài được xác lập hợp lệ, các bên có cơ sở yêu cầu giải quyết tranh chấp theo phương thức đã lựa chọn. Theo Điều 5 Luật Trọng tài thương mại 2010, tranh chấp được giải quyết bằng trọng tài khi có thỏa thuận trọng tài, trừ trường hợp thỏa thuận vô hiệu hoặc không thể thực hiện được theo quy định pháp luật.
Theo Điều 6, trong trường hợp các bên đã có thỏa thuận trọng tài hợp lệ mà một bên khởi kiện tại Tòa án, Tòa án phải từ chối thụ lý, trừ trường hợp thỏa thuận trọng tài vô hiệu hoặc không thể thực hiện được. Vì vậy, việc xác lập thỏa thuận sau khi tranh chấp phát sinh có thể ảnh hưởng trực tiếp đến phương thức giải quyết tranh chấp mà các bên được sử dụng.
Ngược lại, nếu thỏa thuận bị xác định vô hiệu hoặc không thể thực hiện, các bên có thể phát sinh tranh luận về thẩm quyền giải quyết và mất thêm thời gian xác định cơ chế phù hợp.
Chẳng hạn, thỏa thuận ghi sai tên tổ chức trọng tài hoặc không làm rõ phạm vi tranh chấp có thể gây khó khăn trong quá trình tiếp nhận và tổ chức giải quyết. Tuy nhiên, không phải mọi sai sót về câu chữ đều tự động làm thỏa thuận vô hiệu; cần đánh giá theo nội dung cụ thể và quy định pháp luật liên quan.
Do đó, doanh nghiệp nên kiểm tra thỏa thuận trước khi nộp đơn khởi kiện, đặc biệt đối với các nội dung về chủ thể, phạm vi tranh chấp và tổ chức trọng tài được lựa chọn.
4. Kinh nghiệm thực tiễn khi xác lập thỏa thuận trọng tài
4.1. Những nội dung cần rà soát trước khi ký thỏa thuận trọng tài
Trước khi ký thỏa thuận trọng tài sau khi phát sinh tranh chấp, các bên nên rà soát phạm vi tranh chấp được đưa ra giải quyết, thẩm quyền của người ký và sự thống nhất về phương thức giải quyết. Đây là những yếu tố giúp hạn chế nguy cơ thỏa thuận không có hiệu lực hoặc phát sinh bất đồng về thẩm quyền khi tiến hành tố tụng trọng tài.
Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:
- Xác định rõ tranh chấp: Nêu cụ thể hợp đồng, nghĩa vụ và các vấn đề đang có bất đồng; tránh diễn đạt quá chung chung khiến các bên hiểu khác nhau về phạm vi giải quyết.
- Kiểm tra thẩm quyền ký: Bảo đảm người đại diện ký kết có thẩm quyền hoặc được ủy quyền hợp lệ.
- Thống nhất trung tâm trọng tài và quy tắc tố tụng: Nếu lựa chọn trọng tài quy chế, cần ghi rõ trung tâm trọng tài dự kiến giải quyết tranh chấp và rà soát quy tắc tố tụng áp dụng.
- Lưu giữ bằng chứng về thỏa thuận: Bảo đảm văn bản được ký kết, lưu trữ đầy đủ; nếu trao đổi qua email hoặc phương tiện điện tử, cần giữ lại nội dung trao đổi để chứng minh sự thống nhất ý chí của các bên.
Việc rà soát này cần được thực hiện trên cơ sở Điều 5, Điều 16 và Điều 18 Luật Trọng tài thương mại 2010, đặc biệt là các quy định về điều kiện giải quyết tranh chấp bằng trọng tài, hình thức thỏa thuận và những trường hợp thỏa thuận trọng tài vô hiệu.
4.2. Rủi ro phổ biến doanh nghiệp thường gặp
Thứ nhất, không thực hiện kiểm tra điều khoản đã có trong hợp đồng. Doanh nghiệp có thể lập thỏa thuận mới trong khi hợp đồng đã quy định phương thức giải quyết tranh chấp. Do đó, Doanh nghiệp cần rà soát hợp đồng, phụ lục và các văn bản sửa đổi để xác định thỏa thuận hiện hữu có áp dụng được cho tranh chấp hay không.
Thứ hai, người ký thoả thuận không có đủ thẩm quyền. Đây là một trong những rủi ro có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực của thỏa thuận. Doanh nghiệp cần kiểm tra tư cách người đại diện và phạm vi ủy quyền trước khi ký, đặc biệt khi người trực tiếp đàm phán không phải người đại diện theo pháp luật.
Thứ ba, mô tả phạm vi tranh chấp không rõ ràng. Nếu văn bản chỉ ghi “các bên đồng ý giải quyết bằng trọng tài” mà không xác định được quan hệ hợp đồng hoặc tranh chấp liên quan, các bên có thể phát sinh bất đồng về phạm vi thỏa thuận. Cách xử lý là mô tả đủ thông tin để nhận diện giao dịch và tranh chấp, đồng thời tránh giới hạn quá hẹp nếu các bên muốn giải quyết nhiều yêu cầu liên quan.
Thứ tư, không thống nhất rõ tổ chức trọng tài và quy tắc tố tụng trọng tài áp dụng. Khi lựa chọn BBIAC, văn bản nên ghi đầy đủ tên Trung tâm và dẫn chiếu đến Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm. Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra quy tắc được áp dụng và hướng dẫn tiếp nhận hồ sơ trước khi tiến hành khởi kiện.
Cuối cùng, cho rằng thỏa thuận đã ký chắc chắn có hiệu lực. Chữ ký là chứng cứ quan trọng nhưng không thay thế việc đánh giá các điều kiện tại Điều 16 và Điều 18 Luật Trọng tài thương mại 2010. Doanh nghiệp nên rà soát nội dung, thẩm quyền và điều kiện pháp lý trước khi dựa vào thỏa thuận để lựa chọn phương thức giải quyết tranh chấp.
5. Cách để giải quyết tranh chấp bằng Trung tâm trọng tài thương mại quốc tế Bigboss
Để giải quyết tranh chấp bằng phương pháp trọng tài thương mại tại BBIAC. Quý khách hàng có thể ghi vào hợp đồng 1 trong 2 nội dung sau:
5.1. Điều khoản trọng tài mẫu
“Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương mại Quốc tế BIGBOSS (BBIAC) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này”.
Ngoài ra, các bên có thể bổ sung:
(a) số lượng trọng tài viên là [một hoặc ba].
(b) địa điểm trọng tài là [thành phố và/hoặc quốc gia].
(c) luật áp dụng cho hợp đồng là [ ].*
(d) ngôn ngữ trọng tài là [ ].**
Ghi chú:
*Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài
**Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài hoặc tranh chấp có ít nhất một bên là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
5.2. Điều khoản trọng tài mẫu theo thủ tục rút gọn
“Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương mại Quốc tế BIGBOSS (BBIAC) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này. Các bên thỏa thuận rằng tố tụng trọng tài sẽ được tiến hành theo Thủ tục rút gọn quy định tại Điều 39 của Quy tắc tố tụng trọng tài của BBIAC.”
Ngoài ra, các bên có thể bổ sung:
(a) địa điểm trọng tài là [thành phố và/hoặc quốc gia].
(b) luật áp dụng cho hợp đồng là [ ].*
(c) ngôn ngữ trọng tài là [ ]. **
Ghi chú:
*Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài
**Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài hoặc tranh chấp có ít nhất một bên là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài
Liên hệ 0979 133 955 để được tư vấn!
6. Kết luận
Thỏa thuận trọng tài sau khi phát sinh tranh chấp được pháp luật Việt Nam thừa nhận, theo khoản 2 Điều 3 Luật Trọng tài thương mại 2010. Để thỏa thuận có cơ sở thực hiện, doanh nghiệp cần thể hiện rõ sự đồng thuận bằng hình thức phù hợp, xác định chính xác tranh chấp, kiểm tra thẩm quyền người ký và lựa chọn tổ chức trọng tài cùng quy tắc tố tụng áp dụng.
Nếu có nhu cầu giải quyết tranh chấp tại BBIAC, các bên nên rà soát hợp đồng và hồ sơ liên quan trước khi lập thỏa thuận riêng, đồng thời kiểm tra quy tắc tố tụng hiện hành của Trung tâm. Liên hệ BBIAC để được hướng dẫn về thủ tục tiếp nhận và giải quyết tranh chấp bằng trọng tài thương mại.
