Sự phát triển của thương mại điện tử khiến việc giao kết hợp đồng thông qua các nền tảng trực tuyến ngày càng phổ biến. Trong đó, điều khoản trọng tài có thể được xác lập thông qua thao tác chấp thuận trực tuyến thay vì ký kết văn bản giấy.
Tuy nhiên, thao tác chấp thuận trực tuyến bằng cách nhấn “Đồng ý” này không phải lúc nào cũng làm rõ phạm vi chấp thuận của các bên, đặc biệt khi điều khoản trọng tài nằm trong các điều kiện giao dịch chung. Điều này có thể dẫn đến tranh chấp về hiệu lực thỏa thuận, thẩm quyền của người xác nhận và giá trị chứng cứ điện tử.
Vậy những rủi ro pháp lý nào có thể phát sinh khi xác lập thỏa thuận trọng tài trong hợp đồng điện tử và doanh nghiệp cần làm gì để bảo vệ quyền lợi của mình?
1. Cơ sở pháp lý về thỏa thuận trọng tài trong hợp đồng điện tử
1.1. Hình thức xác lập thỏa thuận trọng tài trong hợp đồng điện tử
Theo Điều 16 Luật Trọng tài thương mại năm 2010, thỏa thuận trọng tài có thể được xác lập dưới hình thức điều khoản trọng tài trong hợp đồng hoặc thỏa thuận riêng. Thỏa thuận này phải được xác lập bằng văn bản, trong đó pháp luật công nhận nhiều hình thức thể hiện khác nhau, bao gồm trao đổi qua thư điện tử và các hình thức trao đổi thông tin khác theo quy định pháp luật.
Đồng thời, Luật Giao dịch điện tử năm 2023, quy định thông tin không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Theo Điều 9 của Luật này, thông điệp dữ liệu có thể đáp ứng yêu cầu về hình thức tương đương văn bản nếu thông tin trong đó có thể truy cập và sử dụng để tham chiếu.
Như vậy, trong hợp đồng điện tử thì thỏa thuận trọng tài không nhất thiết phải được thể hiện bằng văn bản giấy có chữ ký trực tiếp của các bên. Trong những điều kiện phù hợp khác điều khoản trọng tài được xác lập thông qua thư điện tử hoặc phương thức trao đổi dữ liệu điện tử khác vẫn có thể đáp ứng yêu cầu về hình thức.
Tuy nhiên, cần phân biệt giữa việc pháp luật công nhận hình thức điện tử và việc xác định một thỏa thuận cụ thể đã được xác lập hợp lệ. Việc điều khoản trọng tài xuất hiện trên giao diện giao dịch chỉ là một yếu tố cần xem xét, chưa đủ để tự động kết luận rằng các bên đã chấp thuận và bị ràng buộc bởi điều khoản đó.
1.2. Điều kiện để thỏa thuận trọng tài có hiệu lực
Bên cạnh yêu cầu về hình thức, hiệu lực của thỏa thuận trọng tài còn phụ thuộc vào các điều kiện pháp lý liên quan.
Theo Điều 18 Luật Trọng tài thương mại năm 2010, các trường hợp thỏa thuận trọng tài vô hiệu, bao gồm:
- Tranh chấp không thuộc thẩm quyền giải quyết của trọng tài;
- Người xác lập thỏa thuận không có thẩm quyền hoặc không có năng lực hành vi dân sự theo quy định;
- Hình thức thỏa thuận không phù hợp với Điều 16;
- Việc xác lập có yếu tố lừa dối, đe dọa, cưỡng ép theo điều kiện luật định; hoặc thỏa thuận vi phạm điều cấm của pháp luật.
Trong môi trường điện tử, các vấn đề này có thể phát sinh dưới những hình thức khó nhận biết hơn so với giao dịch truyền thống.
Chẳng hạn, một nhân viên sử dụng tài khoản doanh nghiệp để xác nhận điều kiện giao dịch nhưng không có thẩm quyền chấp thuận điều khoản trọng tài; một điều khoản được bổ sung vào phiên bản hợp đồng sau khi các bên đã thống nhất nội dung chính; hoặc thông tin về điều khoản trọng tài không được thể hiện rõ trong quá trình giao kết.
Do đó, việc đánh giá hiệu lực của thỏa thuận trọng tài cần được thực hiện trên cơ sở tổng thể các yếu tố như nội dung điều khoản, quá trình giao kết, chủ thể xác lập, thẩm quyền đại diện và chứng cứ điện tử liên quan.
2. Những rủi ro pháp lý từ thao tác chấp thuận trực tuyến
2.1. Rủi ro pháp lý từ việc không nhận biết đầy đủ điều khoản trọng tài
Một trong những tình huống phổ biến là điều khoản trọng tài được đặt trong phần điều kiện sử dụng, điều khoản dịch vụ hoặc tài liệu đính kèm trên nền tảng giao dịch trực tuyến. Người dùng có thể nhấn nút “Đồng ý” để hoàn tất giao dịch mà không mở hoặc đọc toàn bộ nội dung được dẫn chiếu.
Khi tranh chấp phát sinh, bên cung cấp dịch vụ có thể cho rằng thao tác xác nhận đã thể hiện sự chấp thuận đối với toàn bộ điều kiện giao dịch, bao gồm cả điều khoản trọng tài. Ngược lại, bên còn lại có thể lập luận rằng điều khoản này không được thông báo đầy đủ, không được hiển thị rõ ràng hoặc không phải nội dung mà họ chủ đích chấp thuận.
Trong trường hợp này, việc một bên thực sự có đọc điều khoản hay không cần được xem xét cùng với các yếu tố khác, chẳng hạn cách thức hiển thị, khả năng truy cập nội dung, nội dung thông báo và trình tự xác nhận.
Không thể chỉ dựa vào việc người dùng không đọc điều khoản để mặc nhiên kết luận rằng thỏa thuận không có hiệu lực; đồng thời, cũng không thể chỉ dựa vào thao tác nhấn nút để mặc nhiên khẳng định mọi điều khoản đều đã được chấp thuận hợp lệ.
Đối với doanh nghiệp, rủi ro càng lớn nếu điều khoản trọng tài được đặt trong một đường dẫn khó nhận biết, sử dụng ngôn ngữ không rõ ràng hoặc nằm trong tài liệu mà người giao kết không có cơ hội tiếp cận hợp lý trước khi xác nhận.
2.2. Rủi ro pháp lý từ việc xác định chủ thể thực hiện thao tác chấp thuận trực tuyến
Một thao tác trực tuyến chỉ có giá trị chứng minh trong phạm vi mà các dữ liệu liên quan có thể xác định được chủ thể thực hiện và ý nghĩa pháp lý của hành vi đó.
Trên thực tế, tài khoản giao dịch có thể được nhiều nhân viên sử dụng; thông tin đăng nhập có thể được chia sẻ nội bộ; hoặc thao tác xác nhận có thể được thực hiện bởi người không được giao quyền quyết định về phương thức giải quyết tranh chấp.
Ví dụ, một nhân viên phụ trách mua hàng sử dụng tài khoản của doanh nghiệp để đặt hàng trên nền tảng trực tuyến. Trong quá trình giao dịch, nhân viên này xác nhận các điều kiện chung có chứa điều khoản trọng tài. Khi phát sinh tranh chấp, doanh nghiệp cho rằng nhân viên chỉ có nhiệm vụ thực hiện đơn hàng, không có quyền lựa chọn phương thức giải quyết tranh chấp thay mặt doanh nghiệp.
Trong tình huống như vậy, vấn đề cần xem xét không chỉ là tài khoản nào đã thực hiện thao tác mà còn bao gồm tư cách đại diện, phạm vi ủy quyền, quy trình phê duyệt nội bộ và các quy định pháp luật có liên quan. Việc giao dịch được thực hiện thông qua tài khoản của doanh nghiệp không tự động giải quyết mọi vấn đề về thẩm quyền đại diện.
Ngược lại, việc nhân viên không có văn bản ủy quyền riêng cho từng thao tác cũng chưa đủ để kết luận thỏa thuận chắc chắn vô hiệu, bởi cần đánh giá đầy đủ căn cứ đại diện và hoàn cảnh giao dịch cụ thể.
2.3. Rủi ro pháp lý từ việc thay đổi nội dung hợp đồng điện tử
Một vấn đề khác là khả năng thay đổi điều kiện giao dịch trên nền tảng trực tuyến sau khi người dùng đã xác nhận.
Chẳng hạn, doanh nghiệp chấp thuận các điều kiện mua bán tại thời điểm đặt hàng. Sau đó, nhà cung cấp cập nhật điều khoản sử dụng, bổ sung điều khoản trọng tài hoặc thay đổi tổ chức trọng tài được lựa chọn mà không thiết lập quy trình xác nhận rõ ràng đối với nội dung sửa đổi.
Khi xảy ra tranh chấp, rủi ro pháp lý về việc các bên có thể bất đồng về phiên bản hợp đồng được áp dụng, thời điểm điều khoản trọng tài được đưa vào và việc bên còn lại có chấp thuận nội dung sửa đổi hay không.
Để giải quyết vấn đề này, việc xác định nội dung hợp đồng tại thời điểm giao kết, các thỏa thuận sửa đổi sau đó và chứng cứ thể hiện sự chấp thuận của các bên là điều vô cùng quan trọng. Một điều khoản xuất hiện trong phiên bản hiện hành của trang web không đương nhiên chứng minh rằng điều khoản đó đã trở thành một phần của hợp đồng đã được giao kết.
Vì vậy, doanh nghiệp cần thiết lập cơ chế lưu trữ phiên bản hợp đồng, ghi nhận thời điểm cập nhật và lưu lại dữ liệu xác nhận đối với những sửa đổi có ý nghĩa pháp lý.
3. Giá trị chứng cứ của thao tác chấp thuận trực tuyến
3.1. Thông điệp dữ liệu có thể được sử dụng làm chứng cứ
Theo Điều 11 Luật Giao dịch điện tử năm 2023, thông điệp dữ liệu được sử dụng làm chứng cứ theo quy định của Luật này và pháp luật về tố tụng. Giá trị chứng cứ xem xét dựa trên độ tin cậy của cách thức khởi tạo, gửi, nhận và lưu trữ dữ liệu; khả năng bảo đảm toàn vẹn; phương thức xác định người khởi tạo, gửi và nhận; cùng những yếu tố phù hợp khác.
Quy định này có ý nghĩa quan trọng đối với thỏa thuận trọng tài trong hợp đồng điện tử. Khi một bên cho rằng điều khoản trọng tài đã được chấp thuận, các dữ liệu như thư điện tử xác nhận, nhật ký giao dịch, lịch sử tài khoản, thời điểm nhấn nút đồng ý, bản lưu nội dung điều khoản và dữ liệu xác thực có thể được sử dụng để chứng minh quá trình giao kết.
Tuy nhiên, giá trị chứng cứ của từng loại dữ liệu cần được đánh giá theo hoàn cảnh cụ thể. Một bản ghi cho thấy tài khoản đã nhấn nút “Đồng ý” có thể chứng minh thao tác đã diễn ra, nhưng chưa chắc tự nó giải quyết được câu hỏi ai thực sự thực hiện thao tác, người đó có thẩm quyền hay không và nội dung nào đã được hiển thị tại thời điểm xác nhận.
Do đó, doanh nghiệp không nên chỉ lưu kết quả giao dịch cuối cùng mà cần bảo đảm khả năng truy xuất toàn bộ quá trình giao kết có liên quan đến điều khoản trọng tài.
3.2. Chữ ký điện tử và cơ chế xác thực
Chữ ký điện tử có thể góp phần xác định chủ thể ký và thể hiện sự chấp thuận đối với thông điệp dữ liệu theo các điều kiện pháp luật quy định. Luật Giao dịch điện tử năm 2023 cũng quy định về giá trị pháp lý của chữ ký điện tử và chữ ký số.
Dù vậy, không phải mọi giao dịch điện tử đều bắt buộc phải sử dụng chữ ký số. Tùy thuộc vào loại giao dịch, thỏa thuận giữa các bên và quy định pháp luật áp dụng, sự chấp thuận có thể được thể hiện thông qua các phương thức điện tử khác.
Đối với điều khoản trọng tài, doanh nghiệp nên lựa chọn phương thức xác nhận phù hợp với tính chất và mức độ rủi ro của giao dịch. Những hợp đồng có giá trị lớn hoặc tiềm ẩn tranh chấp phức tạp có thể cần cơ chế xác thực chặt chẽ hơn, kết hợp với việc lưu giữ nội dung hợp đồng và lịch sử giao dịch.
Mục tiêu không chỉ là chứng minh có một thao tác xác nhận, mà còn phải làm rõ thao tác đó gắn với nội dung thỏa thuận nào, được thực hiện vào thời điểm nào và có thể quy thuộc cho chủ thể nào.
4. Những giới hạn pháp lý cần đặc biệt lưu ý
4.1. Thỏa thuận trọng tài trong giao dịch với người tiêu dùng
Tuy nhiên, khi phát sinh tranh chấp giữa nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ và người tiêu dùng, doanh nghiệp phải hết sức lưu ý.
Mặc dù điều khoản trọng tài đã được ghi nhận trong các điều kiện chung do nhà cung cấp soạn sẵn, người tiêu dùng vẫn có quyền lựa chọn Trọng tài hoặc Tòa án để giải quyết tranh chấp. Nhà cung cấp chỉ được quyền khởi kiện tại Trọng tài nếu được người tiêu dùng chấp thuận theo như quy định tại Điều 17, Luật Trọng tài thương mại.
Quy định này cho thấy việc đưa điều khoản trọng tài vào bộ điều kiện giao dịch trực tuyến không đồng nghĩa với việc nhà cung cấp có thể mặc nhiên buộc người tiêu dùng phải giải quyết mọi tranh chấp bằng trọng tài.
Vì vậy, khi thiết kế quy trình giao kết hợp đồng điện tử với người tiêu dùng, doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa việc xác nhận các điều kiện giao dịch chung và việc thể hiện sự chấp thuận đối với phương thức giải quyết tranh chấp trong những trường hợp pháp luật yêu cầu.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần xem xét các quy định pháp luật về bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng đang có hiệu lực tại thời điểm giao kết để bảo đảm việc xây dựng và áp dụng điều khoản trọng tài phù hợp với quy định chuyên ngành.
4.2. Không phải mọi tranh chấp đều có thể được giải quyết bằng trọng tài
Bên cạnh yêu cầu về sự chấp thuận, thỏa thuận trọng tài còn phải đáp ứng các điều kiện về thẩm quyền giải quyết tranh chấp của trọng tài theo pháp luật.
Theo Điều 2 Luật Trọng tài thương mại năm 2010, trọng tài có thẩm quyền giải quyết các tranh chấp thuộc những nhóm được luật quy định, bao gồm tranh chấp phát sinh từ hoạt động thương mại, tranh chấp mà ít nhất một bên có hoạt động thương mại và các tranh chấp khác mà pháp luật quy định được giải quyết bằng trọng tài.
Vì vậy, dù các bên đã xác nhận điều khoản trọng tài qua phương tiện điện tử, điều đó không có nghĩa mọi tranh chấp phát sinh đều đương nhiên thuộc thẩm quyền giải quyết của trọng tài.
Doanh nghiệp cần xác định đúng bản chất quan hệ pháp luật, phạm vi tranh chấp được thỏa thuận và tính phù hợp của điều khoản với các quy định hiện hành. Việc lựa chọn trọng tài ngay từ giai đoạn soạn thảo hợp đồng sẽ giúp hạn chế nguy cơ phát sinh tranh luận về thẩm quyền khi tranh chấp xảy ra.
5. Giải pháp hạn chế rủi ro khi xác lập thỏa thuận trọng tài trong hợp đồng điện tử
Để giảm thiểu nguy cơ phát sinh tranh chấp về hiệu lực của thỏa thuận trọng tài, doanh nghiệp cần kết hợp giải pháp pháp lý, kỹ thuật và quản trị nội bộ.
Thứ nhất, thiết kế thỏa thuận trọng tài trong hợp đồng điện tử rõ ràng và dễ tiếp cận. Điều khoản nên được trình bày bằng ngôn ngữ dễ hiểu, xác định phương thức giải quyết tranh chấp và tổ chức trọng tài được lựa chọn nếu các bên đã thống nhất, hạn chế đặt thỏa thuận trọng tài trong hợp đồng điện tử nằm tại đường dẫn khó nhận biết hoặc tài liệu không được cung cấp đầy đủ trước khi xác nhận.
Thứ hai, thiết lập cơ chế xác nhận có thể kiểm chứng. Đối với những giao dịch có rủi ro pháp lý cao, doanh nghiệp nên cân nhắc cơ chế yêu cầu người giao kết xác nhận riêng đối với điều khoản trọng tài, thay vì chỉ sử dụng một nút đồng ý chung cho toàn bộ nội dung. Đây là giải pháp quản trị rủi ro của các bên, không phải yêu cầu bắt buộc áp dụng cho mọi hợp đồng điện tử.
Thứ ba, kiểm soát thẩm quyền của người thực hiện giao dịch. Doanh nghiệp cần quy định rõ những cá nhân được phép ký kết hợp đồng, chấp thuận trực tuyến điều khoản trọng tài và thay đổi phương thức giải quyết tranh chấp. Với các giao dịch quan trọng, nên áp dụng quy trình phê duyệt nhiều cấp hoặc cơ chế xác nhận của người đại diện có thẩm quyền.
Thứ tư, lưu trữ đầy đủ chứng cứ điện tử. Hệ thống giao dịch nên ghi nhận nội dung điều khoản tại thời điểm xác nhận, phiên bản hợp đồng, thời gian giao kết, lịch sử thao tác và thông tin xác thực phù hợp. Việc lưu trữ cần bảo đảm dữ liệu có thể truy cập, đối chiếu và kiểm tra tính toàn vẹn khi cần thiết.
Thứ năm, rà soát điều khoản trọng tài định kỳ. Khi cập nhật nền tảng giao dịch, thay đổi điều kiện sử dụng hoặc sửa đổi hợp đồng mẫu, doanh nghiệp đánh giá những thay đổi đó có ảnh hưởng đến thỏa thuận đã xác lập hay không. Nếu cần sự chấp thuận đối với nội dung sửa đổi, quy trình xác nhận nên được thiết kế rõ ràng và có khả năng chứng minh.
Thứ sáu, đánh giá rủi ro pháp lý trước khi đưa hợp đồng lên nền tảng. Đối với các hợp đồng có giá trị lớn, giao dịch xuyên biên giới hoặc điều khoản giải quyết tranh chấp phức tạp, doanh nghiệp nên rà soát tính phù hợp của thỏa thuận trọng tài với pháp luật áp dụng, quy tắc tố tụng dự kiến lựa chọn và cơ chế xác nhận điện tử.
Việc triển khai đồng bộ các biện pháp trên không chỉ hỗ trợ chứng minh hiệu lực của thỏa thuận trọng tài mà còn giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn rủi ro trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử.
6. Cách để giải quyết tranh chấp bằng Trung tâm trọng tài thương mại quốc tế Bigboss
Để giải quyết tranh chấp bằng phương pháp trọng tài thương mại tại BBIAC. Quý khách hàng có thể ghi vào hợp đồng 1 trong 2 nội dung sau:
6.1. Điều khoản trọng tài mẫu
“Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương mại Quốc tế BIGBOSS (BBIAC) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này”.
Ngoài ra, các bên có thể bổ sung:
(a) số lượng trọng tài viên là [một hoặc ba].
(b) địa điểm trọng tài là [thành phố và/hoặc quốc gia].
(c) luật áp dụng cho hợp đồng là [ ].*
(d) ngôn ngữ trọng tài là [ ].**
Ghi chú:
*Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài
**Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài hoặc tranh chấp có ít nhất một bên là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
6.2. Điều khoản trọng tài mẫu theo thủ tục rút gọn
“Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương mại Quốc tế BIGBOSS (BBIAC) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này. Các bên thỏa thuận rằng tố tụng trọng tài sẽ được tiến hành theo Thủ tục rút gọn quy định tại Điều 39 của Quy tắc tố tụng trọng tài của BBIAC.”
Ngoài ra, các bên có thể bổ sung:
(a) địa điểm trọng tài là [thành phố và/hoặc quốc gia].
(b) luật áp dụng cho hợp đồng là [ ].*
(c) ngôn ngữ trọng tài là [ ]. **
Ghi chú:
*Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài
**Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài hoặc tranh chấp có ít nhất một bên là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài
Liên hệ 0979 133 955 để được tư vấn!
7. Kết luận
Thỏa thuận trọng tài trong hợp đồng điện tử tạo điều kiện để doanh nghiệp lựa chọn phương thức giải quyết tranh chấp linh hoạt, phù hợp với xu hướng số hóa hoạt động thương mại. Tuy nhiên, sự thuận tiện của thao tác chấp thuận trực tuyến cũng đặt ra những vấn đề, rủi ro pháp lý liên quan đến ý chí giao kết, thẩm quyền đại diện, tính toàn vẹn của dữ liệu và giá trị chứng cứ.
Doanh nghiệp cần thiết kế quy trình giao kết minh bạch, kiểm soát thẩm quyền chấp thuận trực tuyến, lưu trữ chứng cứ điện tử và rà soát điều khoản giải quyết tranh chấp ngay từ giai đoạn xây dựng hợp đồng giúp hạn chế tranh chấp về hiệu lực thỏa thuận và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp trước những rủi ro pháp lý đối với thỏa thuận trọng tài trong hợp đồng điện tử.
