Cùng với sự phát triển của của các hợp đồng điện tử và giao dịch xuyên biên giới đã dẫn đến việc phương thức giải quyết tranh chấp cũng từng bước chuyển dịch sang môi trường số. Trọng tài trực tuyến (Online Arbitration) cho phép các hoạt động như nộp hồ sơ, trao đổi tài liệu, tổ chức phiên họp và liên lạc giữa các bên được thực hiện thông qua phương tiện điện tử.
Tại Việt Nam, Luật Trọng tài thương mại 2010 không xây dựng một chế định riêng với tên gọi “trọng tài trực tuyến”, nhưng nhiều quy định về thỏa thuận trọng tài, tố tụng và chứng cứ có thể được xem xét cùng với pháp luật về giao dịch điện tử. UNCITRAL đã phát triển các tài liệu về giải quyết tranh chấp trực tuyến và tiếp tục nghiên cứu những vấn đề mới liên quan đến phán quyết trọng tài điện tử.
1. Khái quát về trọng tài thương mại và trọng tài trực tuyến
Luật Trọng tài thương mại 2010 quy định rất đơn giản về định nghĩa của “trọng tài thương mại”. Theo khoản 1 Điều 3 thì trọng tài thương mại là phương thức giải quyết tranh chấp do các bên thỏa thuận và được tiến hành theo quy định của Luật này.
Đối với cơ chế trọng tài trực tuyến, được hiểu là phương thức giải quyết tranh chấp bằng trọng tài, trong đó một phần hoặc toàn bộ hoạt động tố tụng được thực hiện thông qua môi trường điện tử.
Khác với việc chỉ tổ chức một phiên họp bằng hình thức trực tuyến, trọng tài trực tuyến theo nghĩa rộng có thể bao gồm toàn bộ quy trình từ nộp đơn, trao đổi hồ sơ, gửi thông báo, quản lý chứng cứ, tổ chức phiên họp đến ban hành phán quyết trên nền tảng điện tử.
Chúng ta cần phân biệt Online Arbitration với Online Dispute Resolution (ODR). ODR là khái niệm rộng hơn, có thể bao gồm thương lượng, hòa giải trực tuyến, trọng tài trực tuyến hoặc các phương thức kết hợp.
Trong văn bản Technical Notes on Online Dispute Resolution (2016), UNCITRAL đã xác định ODR là một nhóm cơ chế giải quyết tranh chấp thông qua phương tiện điện tử, trong đó có trọng tài, hòa giải và thương lượng
Do đó, trọng tài trực tuyến không nhất thiết phải được xem là một phương thức hoàn toàn tách biệt khỏi trọng tài thương mại truyền thống mà có thể được nhìn nhận là cách thức tổ chức và tiến hành tố tụng trọng tài dựa trên công nghệ số.
2. Cơ sở pháp lý của trọng tài trực tuyến tại Việt Nam
Luật Trọng tài thương mại 2010 là nền tảng pháp lý chủ yếu điều chỉnh các hoạt động trọng tài thương mại tại Việt Nam. Luật quy định về thẩm quyền của trọng tài, hình thức trọng tài, trọng tài viên, trình tự tố tụng, thẩm quyền của Tòa án và phán quyết trọng tài.
Đáng chú ý, tại điểm a khoản 2 Điều 16 Luật Trọng tài thương mại 2010 cho phép việc trao đổi giữa các bên bằng thư điện tử và các hình thức trao đổi khác theo quy định của pháp luật cũng được coi là hình thức xác lập bằng văn bản. Quy định này tạo cơ sở quan trọng để xem xét sự hình thành và chứng minh thỏa thuận trọng tài trong môi trường điện tử.
Bên cạnh đó, pháp luật về giao dịch điện tử điều chỉnh việc tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ và sử dụng thông điệp dữ liệu. Theo Luật giao dịch điện tử 2023 Điều 8 thì thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì thông tin đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.
Vì vậy, khi tố tụng trọng tài được thực hiện trên môi trường số, các vấn đề về hồ sơ điện tử, chữ ký điện tử, thông điệp dữ liệu và giá trị chứng cứ của dữ liệu điện tử đều có giá trị pháp lý theo luật định.
Lưu ý rằng việc tiến hành tố tụng thông qua phương tiện điện tử cần được đặt trong mối liên hệ giữa pháp luật trọng tài và pháp luật giao dịch điện tử, thay vì xem trọng tài trực tuyến như một cơ chế hoàn toàn độc lập.
3. Trình tự giải quyết tranh chấp bằng trọng tài trực tuyến
Về cơ bản, một vụ tranh chấp có thể được tiến hành trực tuyến theo các bước tương tự tố tụng trọng tài truyền thống.
Trước hết, bên yêu cầu khởi kiện phải xác định thẩm quyền của trọng tài và sự tồn tại của thỏa thuận trọng tài. Sau khi vụ tranh chấp được tiếp nhận, các bên có thể trao đổi hồ sơ, tài liệu và chứng cứ thông qua hệ thống điện tử theo quy định áp dụng.
Tiếp theo, Hội đồng trọng tài tiến hành các hoạt động tố tụng cần thiết như lấy ý kiến của các bên, tổ chức phiên họp, xem xét chứng cứ hoặc nghe trình bày của các bên. Phiên họp có thể được thực hiện thông qua nền tảng trực tuyến nếu phù hợp với thỏa thuận của các bên và quy tắc tố tụng được áp dụng.
Như vậy, quá trình trực tuyến có thể không chỉ dừng lại ở phiên họp bằng hình thức họp giải quyết tranh chấp trực tuyến, mà còn bao gồm việc quản lý toàn bộ hồ sơ và hoạt động tố tụng trên nền tảng điện tử.
4. Điều kiện cơ sở vật chất và kỹ thuật để tổ chức trọng tài trực tuyến
Để tổ chức trọng tài trực tuyến một cách hiệu quả, bên cạnh cơ sở pháp lý, trung tâm trọng tài cần có đủ các hạ tầng kỹ thuật, cơ sở vật chất và nhân sự phù hợp. Đây là điều kiện quan trọng để bảo đảm quá trình tố tụng diễn ra liên tục, bảo mật và không làm ảnh hưởng đến quyền tham gia tố tụng của các bên.
4.1. Hệ thống quản lý vụ việc trực tuyến
Trung tâm trọng tài cần có một nền tảng quản lý vụ việc cho phép tiếp nhận đơn, gửi và nhận tài liệu, theo dõi tiến độ, quản lý thời hạn tố tụng và lưu trữ hồ sơ điện tử. Hệ thống cần có cơ chế phân quyền để xác định phạm vi truy cập của từng chủ thể. Hệ thống sẽ là một phần quan trọng đối với cơ chế trọng tài trực tuyến bởi đây là nơi lưu trữ, quản lý hồ sơ vụ việc và đảm bảo bí mật hồ sơ.
4.2. Thiết bị và phòng họp trực tuyến
Đối với phiên họp trực tuyến, trung tâm trọng tài cần bảo đảm máy tính, camera, microphone, loa, màn hình hiển thị và đường truyền Internet đủ ổn định. Hệ thống cần hỗ trợ nhiều điểm cầu trong trường hợp Hội đồng trọng tài, các bên, luật sư, người làm chứng hoặc chuyên gia tham gia từ các địa điểm khác nhau.
Phòng họp trực tuyến cũng cần được bố trí để bảo đảm người tham gia có thể được nhận diện rõ ràng, âm thanh và hình ảnh được truyền tải ổn định, đồng thời hạn chế người không có thẩm quyền tiếp cận nội dung phiên họp.
4.3. Bảo mật và an toàn dữ liệu
Bảo mật là một yêu cầu đặc biệt quan trọng đối với trọng tài trực tuyến vì hồ sơ trọng tài có thể chứa thông tin thương mại, bí mật kinh doanh, dữ liệu tài chính hoặc tài liệu thuộc quyền sở hữu trí tuệ. Do đó, hệ thống cần có các biện pháp như xác thực người dùng, kiểm soát quyền truy cập, mã hóa dữ liệu, sao lưu dữ liệu và quản lý lịch sử truy cập.
4.4. Phương án dự phòng kỹ thuật
Trung tâm trọng tài cũng cần xây dựng phương án xử lý khi xảy ra mất kết nối Internet, mất điện, lỗi hệ thống hoặc sự cố đối với nền tảng. Các biện pháp có thể bao gồm đường truyền dự phòng, sao lưu dữ liệu, hệ thống khôi phục và quy trình tiếp tục phiên họp sau khi sự cố được khắc phục.
Điều này có ý nghĩa trực tiếp đối với quyền tố tụng của các bên. Một sự cố kỹ thuật có thể dẫn đến việc một bên mất khả năng trình bày ý kiến, cung cấp chứng cứ hoặc tham gia phiên họp.
4.5. Nhân sự và quy trình vận hành
Cơ sở vật chất và phần mềm chỉ là một phần của mô hình trọng tài trực tuyến. Ngoài ra, Trung tâm còn cần đội ngũ trọng tài viên, thư ký tố tụng và nhân sự kỹ thuật có khả năng sử dụng nền tảng điện tử, quản lý hồ sơ số và xử lý sự cố trong quá trình tố tụng.
Vì vậy, để vận hành trọng tài trực tuyến một cách thực chất, cần có sự kết hợp giữa hạ tầng công nghệ, thiết bị, bảo mật dữ liệu, cơ chế dự phòng, nhân sự và quy trình vận hành.
4.6. Trọng tài trực tuyến tại Trung tâm Trọng tài thương mại quốc tế Bigboss (BBIAC)
Trong xu hướng số hóa hoạt động giải quyết tranh chấp, BBIAC sẽ có kế hoạch triển khai tổ chức các hoạt động tố tụng bằng phương thức trực tuyến phù hợp với tính chất vụ tranh chấp và thỏa thuận của các bên.
BBIAC đảm bảo các điều kiện về nền tảng công nghệ, thiết bị và đường truyền, bảo mật dữ liệu, lưu trữ hồ sơ điện tử và phương án xử lý sự cố kỹ thuật, đồng thời bảo đảm quyền trình bày, cung cấp chứng cứ và tham gia tố tụng bình đẳng của các bên.
Đối với tranh chấp thương mại có yếu tố nước ngoài, BBIAC tạo thuận lợi cho các bên khi tham gia tố tụng từ nhiều địa điểm khác nhau, đồng thời góp phần giảm thời gian và chi phí tổ chức phiên họp. Đây cũng là cơ sở để BBIAC từng bước phát triển hoạt động trọng tài phù hợp với yêu cầu của thương mại điện tử và giao dịch xuyên biên giới.
5. Giá trị pháp lý của hồ sơ, chứng cứ và thông tin điện tử
Một trong những vấn đề quan trọng của trọng tài trực tuyến là chứng minh tính xác thực và toàn vẹn của dữ liệu điện tử.
Trong tranh chấp thương mại điện tử, chứng cứ có thể tồn tại dưới nhiều dạng như hợp đồng điện tử, email, dữ liệu giao dịch, lịch sử trao đổi trên nền tảng, hóa đơn điện tử, dữ liệu thanh toán hoặc các bản ghi điện tử khác.
Vấn đề đặt ra không chỉ là “có chứng cứ điện tử hay không”, mà còn phải xác định chứng cứ đó có đủ khả năng chứng minh nguồn gốc, tính toàn vẹn và mối liên hệ với các bên tranh chấp hay không.
Đối với trọng tài trực tuyến, trung tâm và Hội đồng trọng tài vì vậy cần có quy trình tiếp nhận, lưu trữ, truy xuất và bảo vệ chứng cứ điện tử.
Việc này cũng cần gắn với các quy định pháp luật về thông điệp dữ liệu và chứng cứ để hạn chế tranh chấp về giá trị của tài liệu được cung cấp trong quá trình tố tụng.
6. Ưu điểm và những rủi ro pháp lý của trọng tài trực tuyến
Trọng tài trực tuyến có thể tạo điều kiện để các bên tham gia tố tụng mà không phải di chuyển đến cùng một địa điểm. Điều này đặc biệt có ý nghĩa đối với các tranh chấp có yếu tố nước ngoài, khi các bên, luật sư, trọng tài viên và chuyên gia có thể ở những quốc gia khác nhau.
Việc số hóa hồ sơ cũng có thể giảm việc sử dụng tài liệu giấy, hỗ trợ quản lý hồ sơ và tạo thuận lợi cho việc trao đổi tài liệu trong suốt quá trình tố tụng. VIAC xác định eCase là một bước hướng tới hoạt động trọng tài không dùng hồ sơ bản in và tăng hiệu quả về thời gian, chi phí.
Tuy nhiên, hình thức trực tuyến đồng thời đặt ra các vấn đề về an ninh mạng, bảo mật thông tin, xác thực danh tính, tính toàn vẹn của tài liệu, sự ổn định của hệ thống và quyền tiếp cận công bằng của các bên.
Đối với tranh chấp có giá trị lớn hoặc có tính chất phức tạp, việc lựa chọn hình thức trực tuyến cần được cân nhắc cùng với đặc điểm của chứng cứ, số lượng người tham gia và yêu cầu về bảo mật.
Các vấn đề này cũng phù hợp với cách tiếp cận của UNCITRAL. Technical Notes on ODR nhấn mạnh các nguyên tắc như công bằng, minh bạch, đúng trình tự, trách nhiệm giải trình và bảo mật trong quá trình giải quyết tranh chấp trực tuyến.
7. Trọng tài trực tuyến và tranh chấp thương mại xuyên biên giới
Trọng tài trực tuyến đặc biệt có ý nghĩa trong các giao dịch xuyên biên giới vì chính hoạt động thương mại quốc tế đã được số hóa ở nhiều khâu. Các bên có thể giao kết hợp đồng, trao đổi tài liệu và thanh toán thông qua phương tiện điện tử mà không cần gặp trực tiếp.
Ở cấp độ quốc tế, UNCITRAL đã xây dựng Technical Notes on Online Dispute Resolution từ năm 2016 và tiếp tục nghiên cứu các vấn đề phát sinh từ nền kinh tế số. Đáng chú ý, UNCITRAL hiện đang nghiên cứu vấn đề công nhận và thi hành phán quyết trọng tài điện tử.
Tại chương trình làm việc năm 2026, Working Group II UNCITRAL tiếp tục xem xét vấn đề này và mối quan hệ giữa các công cụ về thương mại điện tử với các công cụ về trọng tài quốc tế.
Đối với doanh nghiệp Việt Nam tham gia thương mại quốc tế, việc lựa chọn trọng tài trực tuyến vì vậy cần được xem xét đồng thời với địa điểm trọng tài, luật áp dụng, quy tắc tố tụng, thỏa thuận trọng tài và khả năng công nhận, thi hành phán quyết tại quốc gia nơi tài sản của bên phải thi hành được đặt.
Đặc biệt, doanh nghiệp không nên chỉ quan tâm đến việc trung tâm trọng tài có cung cấp phiên họp trực tuyến hay không, mà cần xem xét toàn bộ năng lực vận hành trực tuyến của trung tâm, bao gồm nền tảng quản lý hồ sơ, bảo mật, lưu trữ dữ liệu, hỗ trợ kỹ thuật và phương án xử lý sự cố.
8. Cách để giải quyết tranh chấp bằng Trung tâm trọng tài thương mại quốc tế Bigboss
Để giải quyết tranh chấp bằng phương pháp trọng tài thương mại tại BBIAC. Quý khách hàng có thể ghi vào hợp đồng 1 trong 2 nội dung sau:
8.1. Điều khoản trọng tài mẫu
“Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương mại Quốc tế BIGBOSS (BBIAC) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này”.
Ngoài ra, các bên có thể bổ sung:
(a) số lượng trọng tài viên là [một hoặc ba].
(b) địa điểm trọng tài là [thành phố và/hoặc quốc gia].
(c) luật áp dụng cho hợp đồng là [ ].*
(d) ngôn ngữ trọng tài là [ ].**
Ghi chú:
*Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài
**Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài hoặc tranh chấp có ít nhất một bên là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
8.2. Điều khoản trọng tài mẫu theo thủ tục rút gọn
“Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương mại Quốc tế BIGBOSS (BBIAC) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này. Các bên thỏa thuận rằng tố tụng trọng tài sẽ được tiến hành theo Thủ tục rút gọn quy định tại Điều 39 của Quy tắc tố tụng trọng tài của BBIAC.”
Ngoài ra, các bên có thể bổ sung:
(a) địa điểm trọng tài là [thành phố và/hoặc quốc gia].
(b) luật áp dụng cho hợp đồng là [ ].*
(c) ngôn ngữ trọng tài là [ ]. **
Ghi chú:
*Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài
**Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài hoặc tranh chấp có ít nhất một bên là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài
Liên hệ 0979 133 955 để được tư vấn!
9. Kết luận
Sự phát triển của thương mại điện tử và nền kinh tế số đang tạo ra nhu cầu mới đối với cơ chế giải quyết tranh chấp. Trọng tài trực tuyến không chỉ chuyển hoạt động tố tụng từ môi trường vật lý sang môi trường số mà còn đặt ra những vấn đề pháp lý mới về chứng cứ điện tử, bảo mật, xác thực, tính toàn vẹn của dữ liệu và hiệu lực của phán quyết điện tử.
Tuy nhiên, để trọng tài trực tuyến vận hành hiệu quả, cơ sở pháp lý chỉ là một điều kiện. Trung tâm trọng tài còn cần bảo đảm hệ thống quản lý vụ việc, thiết bị và phòng họp trực tuyến, an toàn dữ liệu, phương án dự phòng, nhân sự kỹ thuật và quy trình vận hành phù hợp.
Với xu hướng số hóa hoạt động thương mại, vấn đề đặt ra không còn đơn thuần là có thể tiến hành trọng tài trực tuyến hay không, mà là xây dựng một cơ chế trực tuyến bảo đảm đồng thời hiệu quả tố tụng, quyền của các bên, tính bảo mật và khả năng công nhận, thi hành phán quyết trọng tài.
