Trong tố tụng trọng tài, việc một bên không tham dự phiên họp giải quyết tranh chấp là tình huống có thể xảy ra vì nhiều nguyên nhân. Pháp luật về trọng tài thương mại đã thiết lập những hậu quả pháp lý khác nhau tùy thuộc vào việc bên vắng mặt là nguyên đơn hay bị đơn và việc họ vắng mặt có lý do chính đáng hay không.
Đáng chú ý, việc vắng mặt có thể ảnh hưởng trực tiếp đến cách Hội đồng trọng tài tiếp tục giải quyết vụ tranh chấp và phạm vi tài liệu, chứng cứ được xem xét. Vì vậy, các bên cần phân biệt rõ trường hợp vắng mặt của nguyên đơn, bị đơn, cũng như quyền yêu cầu hoãn phiên họp khi có lý do chính đáng.
1. Vắng mặt tại phiên họp trọng tài được hiểu như thế nào?
Trong quy trình tố tung trọng tài, sau khi kết thúc giai đoạn tiền tố tụng hai bên sẽ đi đến quy trình giải quyết tranh chấp bởi Hội đồng trọng tài.
Căn cứ vào thỏa thuận hoặc quy tắc tố tụng của Trung tâm thì Hội đồng trọng tài sẽ gửi giấy triệu tập tham dự phiên họp giải quyết tranh chấp cho hai bên.
Phiên họp không được công khai trừ khi các bên có thỏa thuận khác và các bên có thể trực tiếp hoặc ủy quyền cho người đại diện tham dự theo quy định tại Điều 55 Luật Trọng tài thương mại 2010, VBHN số 60/VBHN-VPQH 2025.
Như vậy, việc một bên không trực tiếp tham dự không nhất thiết đồng nghĩa với việc bên đó hoàn toàn vắng mặt nếu họ đã ủy quyền hợp lệ cho người đại diện tham gia tố tụng.
Trường hợp một bên không tham dự phiên họp, Hội đồng trọng tài cần xem xét đánh giá các yếu tố: bên vắng mặt đã được triệu tập hợp lệ hay chưa, có lý do chính đáng cho việc vắng mặt hay không và có yêu cầu hoãn phiên họp hay không.
Do đó, trước khi xử lý hậu quả của việc vắng mặt, vấn đề quan trọng là phải xác định việc triệu tập đã được thực hiện đúng quy định hay chưa.
2. Hệ quả khi nguyên đơn vắng mặt trong phiên họp
Đối với nguyên đơn, dựa vào khoản 1 Điều 56 Luật Trọng tài thương mại 2010, trường hợp nguyên đơn đã được triệu tập hợp lệ nhưng vắng mặt không có lý do chính đáng hoặc rời phiên họp mà không được Hội đồng trọng tài chấp thuận thì được coi là đã rút đơn khởi kiện.
Tuy nhiên, việc rút đơn khởi kiện này không phải lúc nào cũng dẫn đến việc chấm dứt thủ tục giải quyết tranh chấp của Hội đồng trọng tài. Nếu phía bị đơn có yêu cầu hoặc có đơn kiện lại, thì Hội đồng trọng tài vẫn tiếp tục giải quyết tranh chấp.
Quy định này cho thấy việc nguyên đơn vắng mặt trong phiên họp có thể dẫn đến hậu quả pháp lý đáng kể. Vì vậy, nếu không thể trực tiếp hoặc không thể ủy quyền tham dự phiên họp, nguyên đơn phải chủ động thông báo cho Hội đồng trọng tài và thực hiện các thủ tục yêu cầu hoãn và trình bày lý do chính đáng.
3. Bị đơn vắng mặt: Hội đồng trọng tài vẫn có thể tiếp tục giải quyết
Đối với bị đơn, pháp luật lại quy định hướng xử lý khác. Theo khoản 2 Điều 56, nếu bị đơn đã được triệu tập hợp lệ nhưng vắng mặt không có lý do chính đáng hoặc rời phiên họp mà không được Hội đồng trọng tài chấp thuận, Hội đồng trọng tài vẫn tiếp tục giải quyết tranh chấp căn cứ vào tài liệu và chứng cứ hiện có.
Điều này có nghĩa là bị đơn không thể mặc nhiên làm đình trệ quá trình tố tụng chỉ bằng việc không tham dự phiên họp. Hội đồng trọng tài vẫn có thể xem xét các tài liệu, chứng cứ đã được cung cấp để giải quyết tranh chấp. Việc bị đơn không tham dự hoặc rời đi có thể khiến cho họ gặp bất lợi trong quá trình cung cấp chứng cứ và kết quả của phán quyết.
Tuy nhiên, việc tiếp tục giải quyết trong trường hợp bị đơn vắng mặt không có nghĩa Hội đồng trọng tài mặc nhiên chấp nhận toàn bộ yêu cầu của nguyên đơn. Phán quyết vẫn phải được xây dựng trên cơ sở tài liệu, chứng cứ và các quy định pháp luật có liên quan.
4. Hoãn phiên họp giải quyết tranh chấp
Nguyên đơn và bị đơn có quyền yêu cầu hoãn phiên họp giải quyết tranh chấp theo trình tự quy định pháp luật. Điều 57 Luật Trọng tài thương mại 2010 cho phép một hoặc các bên yêu cầu hoãn phiên họp giải quyết tranh chấp khi có lý do chính đáng. Yêu cầu phải được lập bằng văn bản, nêu rõ lý do và kèm theo chứng cứ.
Theo quy định này, yêu cầu hoãn phải được gửi đến Hội đồng trọng tài chậm nhất 07 ngày làm việc trước ngày mở phiên họp. Hội đồng trọng tài sẽ xem xét và quyết định chấp nhận hoặc không chấp nhận yêu cầu hoãn, đồng thời thông báo kịp thời cho các bên.
Do đó, nếu một bên biết trước mình không thể tham dự, việc chủ động thông báo và gửi yêu cầu hoãn đúng thời hạn sẽ có ý nghĩa quan trọng hơn việc đơn phương không tham dự phiên họp.
5. Việc vắng mặt có ảnh hưởng đến phán quyết trọng tài không?
Việc thiếu sự tham dự của một trong các bên có thể làm ảnh hưởng đến quá trình giải quyết, nhưng không đương nhiên làm phán quyết trọng tài vô hiệu hoặc thay đổi kết quả vụ tranh chấp.
Đối với nguyên đơn, việc vắng mặt không có lý do chính đáng có thể dẫn đến việc được coi là rút đơn khởi kiện. Đối với bị đơn, Hội đồng trọng tài vẫn có thể tiếp tục giải quyết dựa trên tài liệu và chứng cứ hiện có.
Điểm quan trọng là Hội đồng trọng tài vẫn phải bảo đảm quyền và nghĩa vụ tố tụng của các bên. Điều 4 Luật Trọng tài thương mại 2010 quy định các bên tranh chấp bình đẳng về quyền và nghĩa vụ, đồng thời Hội đồng trọng tài có trách nhiệm tạo điều kiện để các bên thực hiện các quyền và nghĩa vụ đó.
Khi đó, nếu một bên cho rằng mình không được triệu tập hợp lệ hoặc việc giải quyết khi mình vắng mặt đã vi phạm nghiêm trọng quyền tố tụng, vấn đề này có thể trở thành căn cứ được xem xét trong quá trình kiểm tra tính hợp pháp của phán quyết theo cơ chế mà Luật Trọng tài thương mại quy định.
6. Một số lưu ý khi tham gia phiên họp trọng tài
Các bên cần theo dõi đầy đủ thông báo và giấy triệu tập của Hội đồng trọng tài, đồng thời chuẩn bị người đại diện tham gia phiên họp theo đúng thời gian, địa điểm đã được thông báo.
Nếu không thể tham dự, bên vắng mặt nên thông báo sớm, nêu rõ lý do và cung cấp tài liệu chứng minh, đồng thời thực hiện yêu cầu hoãn theo quy định. Trong trường hợp không thể trực tiếp tham dự, các bên có thể cân nhắc sử dụng quyền cho phép việc ủy quyền cho người đại diện tham gia phiên họp.
Đối với tranh chấp được giải quyết tại Trung tâm Trọng tài Thương mại Quốc tế Bigboss (BBIAC), Quy tắc của Trung tâm cũng yêu cầu các bên tuân thủ giấy triệu tập và các quy định pháp luật được áp dụng cho vụ tranh chấp. Việc chủ động tham gia tố tụng giúp bên tranh chấp bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình, đồng thời hạn chế những hậu quả bất lợi phát sinh từ việc vắng mặt.
7. Cách để giải quyết tranh chấp bằng Trung tâm trọng tài thương mại quốc tế Bigboss
Để giải quyết tranh chấp bằng phương pháp trọng tài thương mại tại BBIAC. Quý khách hàng có thể ghi vào hợp đồng 1 trong 2 nội dung sau:
7.1. Điều khoản trọng tài mẫu
“Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương mại Quốc tế BIGBOSS (BBIAC) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này”.
Ngoài ra, các bên có thể bổ sung:
(a) số lượng trọng tài viên là [một hoặc ba].
(b) địa điểm trọng tài là [thành phố và/hoặc quốc gia].
(c) luật áp dụng cho hợp đồng là [ ].*
(d) ngôn ngữ trọng tài là [ ].**
Ghi chú:
*Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài
**Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài hoặc tranh chấp có ít nhất một bên là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
7.2. Điều khoản trọng tài mẫu theo thủ tục rút gọn
“Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương mại Quốc tế BIGBOSS (BBIAC) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này. Các bên thỏa thuận rằng tố tụng trọng tài sẽ được tiến hành theo Thủ tục rút gọn quy định tại Điều 39 của Quy tắc tố tụng trọng tài của BBIAC.”
Ngoài ra, các bên có thể bổ sung:
(a) địa điểm trọng tài là [thành phố và/hoặc quốc gia].
(b) luật áp dụng cho hợp đồng là [ ].*
(c) ngôn ngữ trọng tài là [ ]. **
Ghi chú:
*Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài
**Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài hoặc tranh chấp có ít nhất một bên là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài
Liên hệ 0979 133 955 để được tư vấn!
8. Kết luận
Việc một bên vắng mặt tại phiên họp trọng tài không mặc nhiên khiến vụ tranh chấp bị đình chỉ hoặc phán quyết bị ảnh hưởng theo một cách cố định. Hậu quả pháp lý phụ thuộc vào tư cách của bên vắng mặt, việc triệu tập có hợp lệ hay không, lý do vắng mặt và các yêu cầu tố tụng của bên đó.
Đặc biệt, nguyên đơn và bị đơn chịu những hậu quả pháp lý khác nhau khi vắng mặt không có lý do chính đáng. Vì vậy, các bên cần chủ động tham gia phiên họp hoặc thực hiện đúng thủ tục yêu cầu hoãn, ủy quyền khi cần thiết để bảo đảm quyền và lợi ích của mình trong quá trình tố tụng trọng tài.
