Vắng mặt tại phiên họp giải quyết tranh chấp Trọng tài: Hậu quả pháp lý

Tháng 10 21, 2026

Vắng mặt tại phiên họp giải quyết tranh chấp trọng tài có thể dẫn đến những hậu quả khác nhau tùy thuộc vào tư cách tố tụng của bên vắng mặt, lý do vắng mặt và quy tắc tố tụng được áp dụng.

Theo Điều 56 Luật Trọng tài thương mại 2010, nguyên đơn có thể bị coi là đã rút đơn khởi kiện, trong khi Hội đồng trọng tài vẫn có thể tiếp tục giải quyết tranh chấp khi bị đơn vắng mặt. Vì vậy, doanh nghiệp cần phân biệt trường hợp vắng mặt, yêu cầu hoãn phiên họp và việc đề nghị giải quyết trên cơ sở hồ sơ.

1. Tổng quan về vắng mặt tại phiên họp giải quyết tranh chấp trọng tài

1.1. Khái niệm và mục đích

Vắng mặt tại phiên họp giải quyết tranh chấp trọng tài là trường hợp một bên không tham dự phiên họp đã được triệu tập hoặc rời phiên họp khi chưa được Hội đồng trọng tài chấp thuận. Hậu quả pháp lý không chỉ phụ thuộc vào việc có mặt hay không mà còn liên quan đến tư cách nguyên đơn hoặc bị đơn, tính hợp lệ của việc triệu tập và lý do vắng mặt.

Việc xử lý tình huống vắng mặt tại phiên họp giải quyết tranh chấp trọng tài cần được xem xét trên cơ sở quy định pháp luật và tình tiết cụ thể của từng vụ việc.

Theo khoản 1 và khoản 2 Điều 56 Luật Trọng tài thương mại 2010, pháp luật phân biệt rõ hậu quả đối với từng bên. Về nguyên đơn khi vắng mặt không có lý do chính đáng có thể bị coi là đã rút đơn khởi kiện.

Ngược lại, bị đơn khi vắng mặt trong cùng điều kiện thì Hội đồng trọng tài vẫn tiếp tục giải quyết dựa trên tài liệu, chứng cứ hiện có. Do đó, không thể mặc nhiên cho rằng bên vắng mặt sẽ thua kiện hoặc vụ tranh chấp đương nhiên bị đình chỉ.

Quy định này cho phép quá trình trọng tài được tiếp tục trong những trường hợp luật định, đồng thời đặt trách nhiệm lên các bên trong việc theo dõi thông báo, tham gia tố tụng và cung cấp chứng cứ.

Với những doanh nghiệp đang yêu cầu thanh toán công nợ hoặc đang bị yêu cầu bồi thường, việc bỏ qua phiên họp có thể làm mất cơ hội trình bày quan điểm, phản bác chứng cứ và làm rõ các tình tiết có lợi cho mình.

2. Các quy định pháp lý liên quan đến vắng mặt tại phiên họp giải quyết tranh chấp trọng tài

2.1. Quy định trong Luật Trọng tài thương mại 2010

Việc vắng mặt tại phiên họp giải quyết tranh chấp trọng tài được điều chỉnh bởi Luật Trọng tài thương mại số 54/2010/QH12 ngày 17/06/2010 (hợp nhất tại VBHN số 60/VBHN-VPQH ngày 15/08/2025 của Văn phòng Quốc hội). Cụ thể:

Điều 55 quy định về Thành phần, thủ tục phiên họp giải quyết tranh chấp
Điều 56 quy định về Việc vắng mặt của các bên
Điều 57 quy định về Hoãn phiên họp giải quyết tranh chấp

Trường hợp vắng mặt đối với nguyên đơn:

Theo khoản 1 Điều 56, nếu nguyên đơn đã được triệu tập hợp lệ nhưng vắng mặt không có lý do chính đáng hoặc rời phiên họp mà không được Hội đồng trọng tài chấp thuận, nguyên đơn bị coi là đã rút đơn khởi kiện.

Trong trường hợp đó, Hội đồng trọng tài tiếp tục giải quyết tranh chấp nếu bị đơn yêu cầu hoặc có đơn kiện lại. Nếu không thuộc trường hợp tiếp tục giải quyết theo quy định này, vụ tranh chấp có thể bị đình chỉ theo điểm c khoản 1 Điều 59.

Trường hợp bị đơn vắng mặt:

Theo khoản 2 Điều 56, nếu bị đơn đã được triệu tập hợp lệ nhưng vắng mặt không có lý do chính đáng hoặc tự ý rời phiên họp, Hội đồng trọng tài vẫn tiếp tục giải quyết tranh chấp trên cơ sở tài liệu và chứng cứ hiện có.

Vì vậy, bị đơn không nên cho rằng việc không tham dự sẽ khiến vụ việc dừng lại; ngược lại, nếu không gửi bản tự bảo vệ, chứng cứ hoặc lập luận phản bác, bị đơn có thể mất cơ hội làm rõ những vấn đề ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả giải quyết.

Trường hợp các bên đề nghị giải quyết vắng mặt:

Theo Khoản 3 Điều 56 cho phép Hội đồng trọng tài, theo yêu cầu của các bên, căn cứ vào hồ sơ để tiến hành phiên họp mà không cần sự có mặt của các bên. Đây là cơ chế khác với việc một bên tự ý không tham dự.

Như vậy, Doanh nghiệp nên thể hiện rõ đề nghị bằng văn bản và bảo đảm hồ sơ đã cung cấp đầy đủ quan điểm, chứng cứ cần thiết. Việc có chấp nhận và tiến hành theo cách thức này hay không sẽ còn thuộc thẩm quyền xem xét của Hội đồng trọng tài.

Nếu có lý do chính đáng khiến doanh nghiệp không thể tham dự, BBIAC khuyến nghị Doanh nghiệp trước tiên là xem xét những căn cứ để yêu cầu hoãn theo Điều 57, tránh việc im lặng hoặc chỉ đưa ra những thông báo không chính thức.

2.2. Quy định về vắng mặt tại phiên họp theo Quy tắc tố tụng trọng tài BBIAC

Quy định về việc vắng mặt tại phiên họp giải quyết tranh chấp được quy định tại Điều 32 Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm Trọng tài Thương mại Quốc tế BIGBOSS (BBIAC). Quy định này phân biệt hậu quả khi vắng mặt tại phiên họp đối với nguyên đơn, bị đơn và bên có đơn kiện lại, đồng thời cho phép Hội đồng Trọng tài tiếp tục giải quyết vụ tranh chấp trong những trường hợp được quy định.

Khi xem xét việc vắng mặt tại phiên họp giải quyết tranh chấp trọng tài theo Quy tắc BBIAC, các bên cần lưu ý hậu quả tố tụng tương ứng với tư cách của mình trong vụ tranh chấp.

Theo khoản 1 Điều 32 Quy tắc tố tụng trọng tài BBIAC, nguyên đơn đã được triệu tập hợp lệ nhưng vắng mặt không có lý do chính đáng hoặc rời phiên họp mà không được Hội đồng Trọng tài chấp thuận thì được xem là đã rút đơn khởi kiện.

Hội đồng Trọng tài chỉ tiếp tục giải quyết tranh chấp nếu bị đơn có yêu cầu hoặc có đơn kiện lại. Vì vậy, nguyên đơn không nên mặc định rằng việc vắng mặt chỉ làm chậm tiến độ giải quyết mà không ảnh hưởng đến yêu cầu khởi kiện.

Đối với bị đơn, khoản 2 Điều 32 quy định Hội đồng Trọng tài vẫn tiếp tục giải quyết tranh chấp trên cơ sở tài liệu và chứng cứ hiện có nếu bị đơn đã được triệu tập hợp lệ nhưng vắng mặt không có lý do chính đáng hoặc tự ý rời phiên họp.

Riêng trường hợp bị đơn có đơn kiện lại, khoản 3 Điều 32 quy định việc vắng mặt trong điều kiện nêu trên có thể khiến đơn kiện lại được xem là đã rút; Hội đồng Trọng tài chỉ tiếp tục giải quyết đơn kiện lại khi nguyên đơn có yêu cầu.

Ngoài ra, theo khoản 4 và khoản 5 Điều 32, Hội đồng Trọng tài có thể tiến hành phiên họp không cần sự có mặt của các bên theo yêu cầu hoặc trong trường hợp có yêu cầu vắng mặt của một bên.

Do đó, doanh nghiệp cần phân biệt giữa việc chủ động đề nghị giải quyết vắng mặt và việc không tham dự phiên họp mà không có lý do chính đáng. Đây là hai tình huống có cách xử lý tố tụng khác nhau.

3. Quy trình, thủ tục xử lý khi vắng mặt tại phiên họp giải quyết tranh chấp trọng tài

3.1. Các bước xử lý khi vắng mặt tại phiên họp giải quyết tranh chấp trọng tài

Nếu dự kiến vắng mặt tại phiên họp giải quyết tranh chấp trọng tài, doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị phương án xử lý trước ngày mở phiên họp để hạn chế ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của mình.

Bước 1: Kiểm tra thông báo và xác định lý do vắng mặt

Khi nhận được giấy triệu tập, doanh nghiệp cần kiểm tra ngày, giờ, địa điểm phiên họp, người nhận thông báo và các tài liệu kèm theo. Việc xác định thông báo đã được gửi theo đúng địa chỉ, phương thức và quy tắc áp dụng giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác tình trạng triệu tập cũng như chuẩn bị phương án xử lý nếu không thể tham dự.

Nếu có trở ngại thực tế như tình trạng sức khỏe, sự kiện bất khả kháng hoặc lý do khách quan khác, doanh nghiệp nên thu thập tài liệu chứng minh ngay khi phát sinh. Không nên mặc định rằng chỉ cần có lý do cá nhân là Hội đồng trọng tài sẽ chấp nhận việc vắng mặt; việc hoãn phiên họp cần được đề nghị đúng thủ tục và do Hội đồng trọng tài xem xét.

Việc chuẩn bị sớm giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro khi vắng mặt tại phiên họp giải quyết tranh chấp trọng tài và có cơ sở giải trình với Hội đồng trọng tài.

Bước 2: Gửi yêu cầu hoãn phiên họp hoặc đề nghị giải quyết trên cơ sở hồ sơ

Theo Điều 57 Luật Trọng tài thương mại 2010, yêu cầu hoãn phiên họp phải được lập bằng văn bản, nêu rõ lý do, kèm chứng cứ và gửi đến Hội đồng trọng tài chậm nhất 07 ngày làm việc trước ngày mở phiên họp.

Nếu yêu cầu không được gửi đúng thời hạn này, bên yêu cầu có thể phải chịu các chi phí phát sinh (nếu có). Hội đồng trọng tài thực hiện xem xét, quyết định chấp nhận hoặc không chấp nhận yêu cầu và thông báo kịp thời cho các bên.

Văn bản đề nghị nên trình bày rõ thông tin vụ tranh chấp, phiên họp được yêu cầu hoãn, lý do không thể tham dự, chứng cứ kèm theo và đề nghị cụ thể. Doanh nghiệp cần lưu lại bằng chứng gửi và nhận văn bản.

Nếu lý do phát sinh sát ngày họp hoặc không thể đáp ứng thời hạn 07 ngày làm việc, doanh nghiệp vẫn nên thông báo ngay, giải trình và gửi chứng cứ. Tuy nhiên, không thể mặc nhiên coi việc gửi muộn là đương nhiên được chấp nhận.

Nếu doanh nghiệp không thể tham dự nhưng mong muốn vụ việc tiếp tục được giải quyết, các bên có thể đề nghị Hội đồng trọng tài xem xét tiến hành phiên họp trên cơ sở hồ sơ theo khoản 3 Điều 56 LTTTM 2010.

Lưu ý: đề nghị này khác với yêu cầu hoãn và không đồng nghĩa Hội đồng trọng tài bắt buộc phải chấp thuận trong mọi trường hợp.

Bước 3: Chuẩn bị người đại diện hoặc hoàn thiện hồ sơ

Theo khoản 2 Điều 55 Luật Trọng tài thương mại 2010, các bên có thể trực tiếp hoặc ủy quyền cho người đại diện tham dự phiên họp. Vì vậy, nếu người đại diện theo pháp luật hoặc người phụ trách vụ việc không thể có mặt, doanh nghiệp nên kiểm tra khả năng cử người đại diện khác.

Đồng thời chuẩn bị giấy ủy quyền và tài liệu chứng minh tư cách đại diện phù hợp với yêu cầu của trung tâm trọng tài hoặc Hội đồng trọng tài.

Trong trường hợp không có người tham dự, doanh nghiệp cần rà soát bản tự bảo vệ, yêu cầu phản tố nếu có, tài liệu chứng minh, lập luận pháp lý và các văn bản đã gửi. Việc bổ sung hồ sơ phải tuân theo thời hạn và hướng dẫn tố tụng áp dụng cho vụ việc; không nên mặc định rằng mọi tài liệu gửi sau phiên họp đều sẽ được Hội đồng trọng tài chấp nhận.

3.2. Hồ sơ, tài liệu cần chuẩn bị

Hồ sơ cần chuẩn bị khi vắng mặt tại phiên họp giải quyết tranh chấp trọng tài phụ thuộc vào lý do vắng mặt và phương án mà doanh nghiệp lựa chọn. Tùy tình huống, Quý doanh nghiệp có thể cần chuẩn bị các tài liệu sau:

Văn bản đề nghị hoãn phiên họp: Nêu thông tin vụ tranh chấp, thời gian phiên họp, lý do và yêu cầu cụ thể.
Chứng cứ chứng minh lý do vắng mặt: Chẳng hạn giấy tờ y tế, tài liệu xác nhận sự kiện khách quan hoặc tài liệu khác phù hợp với lý do được trình bày.
Giấy ủy quyền và tài liệu về người đại diện: Sử dụng khi cử người khác tham dự thay mặt doanh nghiệp.
Bản tự bảo vệ, yêu cầu phản tố và chứng cứ: Rà soát để bảo đảm các lập luận và tài liệu quan trọng đã được gửi đúng thủ tục.
Giấy triệu tập và bằng chứng trao đổi: Lưu lại thông báo, thư điện tử, xác nhận gửi nhận và phản hồi của trung tâm trọng tài hoặc Hội đồng trọng tài.

Lưu ý: Đây chỉ là danh mục tham khảo theo từng tình huống, không phải bộ hồ sơ bắt buộc áp dụng giống nhau cho mọi vụ việc. Doanh nghiệp cần đối chiếu quy tắc tố tụng của trung tâm trọng tài, yêu cầu của Hội đồng trọng tài và tình trạng hồ sơ cụ thể trước khi gửi tài liệu.

4. Những vướng mắc thực tiễn và cách giải quyết

Những vướng mắc khi vắng mặt tại phiên họp giải quyết tranh chấp trọng tài thường liên quan đến hậu quả tố tụng, thủ tục yêu cầu hoãn và cách bảo vệ quyền lợi của các bên.

4.1. Không phân biệt hậu quả vắng mặt tại phiên họp đối với nguyên đơn và bị đơn

Một nhầm lẫn thường gặp là việc cho rằng cả nguyên đơn và bị đơn đều bị có hệ quả giống nhau khi không dự phiên họp giải quyết tranh chấp trọng tài. Trên thực tế, tại khoản 1 và khoản 2 Điều 56 Luật Trọng tài thương mại 2010 quy định hậu quả khác nhau.

Nguyên đơn có thể bị coi là đã rút đơn khởi kiện, còn Hội đồng trọng tài vẫn có thể tiếp tục giải quyết khi bị đơn vắng mặt không có lý do chính đáng.

Do đó, doanh nghiệp cần xác định chính xác tư cách tố tụng của mình và kiểm tra liệu vụ việc có yêu cầu phản tố hoặc đơn kiện lại hay không.

Nếu là nguyên đơn, cần đánh giá nguy cơ vụ việc bị đình chỉ và các điều kiện để Hội đồng trọng tài tiếp tục giải quyết. Nếu là bị đơn, cần ưu tiên bảo vệ quan điểm bằng văn bản và chứng cứ, thay vì dựa vào việc không tham dự để trì hoãn hoặc ngăn vụ việc được giải quyết.

4.2. Gửi yêu cầu hoãn không đúng thời hạn hoặc thiếu chứng cứ

Theo Điều 57 Luật Trọng tài thương mại 2010, yêu cầu hoãn phải được gửi bằng văn bản, kèm lý do và chứng cứ, chậm nhất 07 ngày làm việc trước ngày mở phiên họp. Nếu chỉ thông báo qua điện thoại hoặc gửi văn bản nhưng không nêu rõ lý do, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi chứng minh đã thực hiện đúng thủ tục.

Cách xử lý là lập văn bản rõ ràng, gửi đến đúng đầu mối theo hướng dẫn tố tụng và lưu bằng chứng gửi nhận. Nếu không thể gửi đúng hạn, doanh nghiệp nên thông báo ngay khi biết trở ngại, giải thích nguyên nhân và cung cấp chứng cứ sẵn có.

Đồng thời chuẩn bị phương án dự phòng như cử người đại diện hoặc đề nghị xem xét hồ sơ. Việc gửi yêu cầu không đồng nghĩa với việc phiên họp chắc chắn được hoãn. Quyết định vẫn phải phụ thuộc vào Hội đồng trọng tài.

4.3. Cho rằng vắng mặt sẽ làm dừng hoặc vô hiệu quá trình trọng tài

Việc một bên không tham dự không tự động khiến phiên họp không thể diễn ra. Theo Điều 56 Luật Trọng tài thương mại 2010, Hội đồng trọng tài có thể tiếp tục giải quyết theo các điều kiện luật định. Bên vắng mặt có nguy cơ không trực tiếp trình bày, giải thích hoặc phản bác các tài liệu được xem xét trong quá trình giải quyết tranh chấp.

Vì vậy, khi vắng mặt tại phiên họp giải quyết tranh chấp trọng tài, doanh nghiệp cần phân biệt giữa hậu quả do không tham dự và căn cứ pháp lý để phản đối thủ tục tố tụng nếu có.

Nếu doanh nghiệp cho rằng việc triệu tập không hợp lệ hoặc thủ tục tố tụng bị vi phạm, cần tập hợp thông báo, xác nhận gửi nhận và các văn bản trao đổi để xác định vấn đề cụ thể. Không nên kết luận ngay rằng phán quyết trọng tài sẽ đương nhiên vô hiệu chỉ vì mình vắng mặt. Việc đánh giá hậu quả pháp lý phải dựa trên tình tiết vụ việc, quy tắc áp dụng và căn cứ pháp luật tương ứng.

5. Cách để giải quyết tranh chấp bằng Trung tâm trọng tài thương mại quốc tế Bigboss

Để giải quyết tranh chấp bằng phương pháp trọng tài thương mại tại BBIAC. Quý khách hàng có thể ghi vào hợp đồng 1 trong 2 nội dung sau:

5.1. Điều khoản trọng tài mẫu

Ngoài ra, các bên có thể bổ sung:

(a) số lượng trọng tài viên là [một hoặc ba].

(b) địa điểm trọng tài là [thành phố và/hoặc quốc gia].

(d) ngôn ngữ trọng tài là [ ].**

Ghi chú:

*Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài

**Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài hoặc tranh chấp có ít nhất một bên là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

5.2. Điều khoản trọng tài mẫu theo thủ tục rút gọn

“Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương mại Quốc tế BIGBOSS (BBIAC) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này. Các bên thỏa thuận rằng tố tụng trọng tài sẽ được tiến hành theo Thủ tục rút gọn quy định tại Điều 39 của Quy tắc tố tụng trọng tài của BBIAC.”

Ngoài ra, các bên có thể bổ sung:

(a) địa điểm trọng tài là [thành phố và/hoặc quốc gia].

(b) luật áp dụng cho hợp đồng là [ ].*

Ghi chú:

*Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài

**Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài hoặc tranh chấp có ít nhất một bên là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài

Liên hệ 0979 133 955 để được tư vấn!

6. Kết luận

Khi vắng mặt tại phiên họp giải quyết tranh chấp trọng tài, Quý doanh nghiệp cần xác định tư cách tố tụng, lý do vắng mặt và quy tắc đang áp dụng để lựa chọn phương án phù hợp. BBIAC khuyến nghị các bên theo dõi sát thông báo tố tụng, gửi văn bản kèm chứng cứ đúng đầu mối và lưu lại bằng chứng trao đổi để hạn chế rủi ro phát sinh từ việc không tham dự phiên họp.