Thỏa thuận trọng tài trước khi phát sinh tranh chấp: Lợi ích & Mẫu chuẩn

Thỏa thuận trọng tài trước khi phát sinh tranh chấp giúp các bên xác định trước phương thức giải quyết tranh chấp ngay từ khi giao kết hợp đồng. Theo Luật Trọng tài thương mại 2010, các bên có thể lựa chọn trọng tài cho những tranh chấp có thể xảy ra trong tương lai, nhưng thỏa thuận phải đáp ứng các điều kiện pháp luật về hình thức, thẩm quyền và nội dung. Việc soạn thảo điều khoản rõ ràng giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi phát sinh tranh chấp và hạn chế những bất đồng về thẩm quyền giải quyết.

1. Hiểu đúng về thỏa thuận trọng tài trước khi phát sinh tranh chấp

1.1. Thỏa thuận trọng tài trước khi phát sinh tranh chấp là gì?

Theo khoản 2 Điều 3 Luật Trọng tài thương mại 2010, thỏa thuận trọng tài là thỏa thuận giữa các bên về việc giải quyết bằng trọng tài tranh chấp có thể phát sinh hoặc đã phát sinh. Từ quy định này, có thể hiểu thỏa thuận trọng tài trước khi phát sinh tranh chấp là sự thống nhất của các bên về việc lựa chọn trọng tài để giải quyết những tranh chấp có thể xảy ra trong tương lai.

Trong giao dịch thương mại, thỏa thuận này thường được thể hiện bằng điều khoản trọng tài trong hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng cung cấp dịch vụ hoặc hợp đồng hợp tác kinh doanh. Thay vì chờ đến khi có tranh chấp mới lựa chọn phương thức giải quyết, các bên thống nhất ngay từ đầu về việc đưa những tranh chấp thuộc phạm vi thỏa thuận ra trọng tài.

Việc thỏa thuận trước mang lại lợi ích ở chỗ các bên có thể chủ động lựa chọn trung tâm trọng tài, tìm hiểu quy tắc tố tụng áp dụng và dự liệu cách thức giải quyết khi phát sinh bất đồng. Tuy nhiên, điều khoản trọng tài chỉ phát huy tác dụng khi được xác lập hợp lệ và tranh chấp thuộc phạm vi giải quyết bằng trọng tài theo quy định pháp luật.

1.2. Các hình thức và thời điểm xác lập thỏa thuận trọng tài

Theo khoản 1 Điều 16 Luật Trọng tài thương mại 2010, thỏa thuận trọng tài có thể được xác lập dưới hình thức điều khoản trọng tài trong hợp đồng hoặc thỏa thuận riêng. Đây là sự phân biệt về hình thức thể hiện, trong khi việc xác lập trước hay sau khi tranh chấp phát sinh là sự phân biệt về thời điểm.

Thỏa thuận được xác lập trước khi tranh chấp xảy ra thường được đưa vào hợp đồng ngay khi các bên giao kết. Điều khoản này xác định trước phương thức giải quyết những tranh chấp có thể phát sinh từ hoặc liên quan đến quan hệ hợp đồng.

Thỏa thuận được xác lập sau khi tranh chấp xảy ra hình thành khi các bên đã có bất đồng và thống nhất lựa chọn trọng tài để giải quyết vụ việc. Trường hợp này vẫn được pháp luật thừa nhận, miễn là thỏa thuận đáp ứng các điều kiện có liên quan.

Như vậy, các bên có thể thỏa thuận lựa chọn trọng tài ngay khi ký hợp đồng, dù tranh chấp chưa xảy ra. Nếu sau này phát sinh tranh chấp thuộc phạm vi thỏa thuận, các bên có thể sử dụng điều khoản trọng tài đã thống nhất để giải quyết.

Vì vậy, việc thỏa thuận từ trước giúp doanh nghiệp chủ động lựa chọn phương thức giải quyết tranh chấp thay vì phải chờ đến khi có bất đồng mới thống nhất.

2. Quy định pháp luật về thỏa thuận trọng tài trước khi phát sinh tranh chấp

2.1. Căn cứ theo Luật Trọng tài thương mại 2010

Luật Trọng tài thương mại 2010 là căn cứ pháp lý chính điều chỉnh việc xác lập và thực hiện thỏa thuận trọng tài. Một số quy định cần được xem xét gồm:

• Khoản 2 Điều 3 và khoản 1 Điều 5: Xác định khái niệm thỏa thuận trọng tài và cho phép các bên xác lập thỏa thuận trước hoặc sau khi xảy ra tranh chấp.
• Điều 16: Quy định hình thức thỏa thuận trọng tài, bao gồm điều khoản trong hợp đồng và thỏa thuận riêng; đồng thời xác định các hình thức được coi là lập bằng văn bản.
• Điều 17: Bảo vệ quyền lựa chọn phương thức giải quyết tranh chấp của người tiêu dùng trong trường hợp điều khoản trọng tài được ghi nhận trong các điều kiện giao dịch chung do nhà cung cấp soạn sẵn.
• Điều 18: Quy định những trường hợp thỏa thuận trọng tài vô hiệu.
• Điều 19: Ghi nhận tính độc lập của thỏa thuận trọng tài với hợp đồng chính.

Các quy định này có chức năng khác nhau nhưng cần được xem xét trong cùng một hệ thống. Điều 3 và Điều 5 xác định khả năng lựa chọn trọng tài trước khi tranh chấp xảy ra; Điều 16 và Điều 18 đặt ra yêu cầu về hình thức và tính hợp lệ; còn Điều 19 bảo đảm rằng những thay đổi về tình trạng pháp lý của hợp đồng chính không tự động làm mất hiệu lực của thỏa thuận trọng tài.

Vì vậy, việc đưa điều khoản trọng tài vào hợp đồng không chỉ là lựa chọn phương thức giải quyết tranh chấp. Doanh nghiệp còn cần bảo đảm điều khoản được xác lập đúng hình thức, bởi người có thẩm quyền và không thuộc trường hợp vô hiệu theo luật.

2.2. Điều kiện để thỏa thuận trọng tài có hiệu lực

Để thỏa thuận trọng tài trước khi phát sinh tranh chấp có thể được sử dụng làm căn cứ giải quyết vụ việc, doanh nghiệp cần kiểm tra các vấn đề sau:

Thứ nhất, tranh chấp thuộc thẩm quyền giải quyết của trọng tài. Theo Điều 2 Luật Trọng tài thương mại 2010, trọng tài giải quyết các tranh chấp thuộc những nhóm được điều luật quy định. Vì vậy, các bên không thể chỉ dựa vào điều khoản hợp đồng để đưa mọi loại tranh chấp ra trọng tài nếu tranh chấp đó không thuộc phạm vi pháp luật cho phép.

Thứ hai, thỏa thuận đáp ứng yêu cầu về hình thức. Điều 16 yêu cầu thỏa thuận trọng tài được xác lập bằng văn bản, đồng thời công nhận một số hình thức thể hiện khác như trao đổi qua thư điện tử, trao đổi thông tin bằng văn bản hoặc dẫn chiếu đến tài liệu có chứa thỏa thuận trọng tài theo điều kiện luật định. Doanh nghiệp nên lưu giữ hợp đồng, phụ lục và các tài liệu thể hiện sự thống nhất của các bên.

Thứ ba, người xác lập thỏa thuận có thẩm quyền. Người ký điều khoản trọng tài phải có thẩm quyền đại diện hoặc được ủy quyền hợp lệ theo quy định áp dụng. Nếu người ký không có thẩm quyền, thỏa thuận có thể bị xem xét theo khoản 2 Điều 18 Luật Trọng tài thương mại 2010.

Thứ tư, thỏa thuận không thuộc trường hợp vô hiệu. Ngoài vấn đề thẩm quyền của người ký, Điều 18 còn quy định các trường hợp liên quan đến năng lực hành vi dân sự, hình thức thỏa thuận, việc bị lừa dối, đe dọa, cưỡng ép theo điều kiện luật định và việc vi phạm điều cấm của pháp luật.

Thứ năm, lưu ý quyền của người tiêu dùng. Theo Điều 17, đối với tranh chấp giữa nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ và người tiêu dùng, dù điều khoản trọng tài đã được ghi trong điều kiện giao dịch chung do nhà cung cấp soạn sẵn, người tiêu dùng vẫn có quyền lựa chọn trọng tài hoặc Tòa án. Nhà cung cấp chỉ được khởi kiện tại trọng tài nếu được người tiêu dùng chấp thuận.

Việc kiểm tra các điều kiện trên giúp doanh nghiệp hạn chế nguy cơ thỏa thuận bị vô hiệu hoặc phát sinh tranh cãi về thẩm quyền khi có tranh chấp.

3. Hướng dẫn soạn thảo và áp dụng thỏa thuận trọng tài trước khi phát sinh tranh chấp

3.1. Mẫu điều khoản trọng tài và cách soạn thảo

Khi đưa điều khoản trọng tài vào hợp đồng, doanh nghiệp nên xác định rõ phạm vi tranh chấp, tổ chức trọng tài được lựa chọn và quy tắc tố tụng áp dụng. Cách diễn đạt càng rõ ràng, các bên càng dễ xác định phương thức giải quyết khi có tranh chấp.

Quý doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu điều khoản giải quyết tranh chấp bằng trọng tài sau:

“Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến Hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương mại Quốc tế BIGBOSS (BBIAC) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này.”

Mẫu trên có tính tham khảo và cần được điều chỉnh theo giao dịch cụ thể. Trước khi sử dụng, các bên nên kiểm tra tên trung tâm trọng tài, quy tắc tố tụng đang áp dụng và thống nhất những nội dung cần thiết khác. Đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài, việc xác định pháp luật áp dụng và ngôn ngữ tố tụng cũng cần được cân nhắc phù hợp.

Khi soạn thảo, doanh nghiệp nên lưu ý ba vấn đề sau:

• Tránh sử dụng tên tổ chức trọng tài không chính xác hoặc chỉ ghi chung chung rằng tranh chấp sẽ được giải quyết bằng trọng tài mà không thể hiện rõ cơ chế lựa chọn.
• Kiểm tra thẩm quyền của người ký hợp đồng.
• Lưu giữ đầy đủ bản hợp đồng đã ký và các phụ lục, sửa đổi liên quan để chứng minh nội dung thỏa thuận khi cần thiết.

3.2. Hệ quả pháp lý khi các bên đã có thỏa thuận trọng tài

Khi một tranh chấp thuộc phạm vi của thỏa thuận trọng tài hợp lệ phát sinh, các bên phải xem xét giải quyết tranh chấp theo phương thức đã thống nhất. Theo Điều 6 Luật Trọng tài thương mại 2010, nếu một bên khởi kiện tại Tòa án trong khi các bên đã có thỏa thuận trọng tài, Tòa án phải từ chối thụ lý, trừ trường hợp thỏa thuận trọng tài vô hiệu hoặc không thể thực hiện được.

Quy định này góp phần bảo đảm giá trị của thỏa thuận đã được xác lập từ trước. Tuy nhiên, việc tồn tại điều khoản trọng tài không đồng nghĩa mọi tranh chấp giữa các bên đều tự động thuộc thẩm quyền trọng tài. Phạm vi điều khoản, lĩnh vực tranh chấp và tính hợp lệ của thỏa thuận vẫn cần được xem xét trong từng trường hợp.

Ngoài ra, Điều 19 quy định thỏa thuận trọng tài độc lập với hợp đồng chính. Vì vậy, việc hợp đồng bị thay đổi, gia hạn, hủy bỏ, vô hiệu hoặc không thể thực hiện được không tự động làm mất hiệu lực của thỏa thuận trọng tài. Ngược lại, nguyên tắc này cũng không khắc phục được các căn cứ làm cho chính thỏa thuận trọng tài vô hiệu.

4. Những rủi ro phổ biến khi soạn thảo điều khoản trọng tài

Điều khoản không xác định rõ phạm vi tranh chấp. Nếu điều khoản chỉ sử dụng cách diễn đạt chung chung hoặc không làm rõ mối liên hệ với hợp đồng, các bên có thể phát sinh bất đồng về việc tranh chấp cụ thể có thuộc phạm vi thỏa thuận hay không. Doanh nghiệp nên xác định rõ các tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng được đưa ra trọng tài, trong giới hạn pháp luật cho phép.

Người ký không có thẩm quyền phù hợp. Đây là rủi ro có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực thỏa thuận. Doanh nghiệp nên kiểm tra tư cách đại diện, văn bản ủy quyền và phạm vi ủy quyền trước khi ký, đồng thời lưu giữ các tài liệu liên quan.

Không chú ý đến quyền lựa chọn phương thức giải quyết tranh chấp của người tiêu dùng. Đối với giao dịch với người tiêu dùng, điều khoản trọng tài được soạn sẵn không thể tước bỏ quyền lựa chọn trọng tài hoặc Tòa án của người tiêu dùng theo Điều 17 Luật Trọng tài thương mại 2010. Doanh nghiệp cần xem xét đúng đối tượng giao dịch và cách thức xác lập thỏa thuận.

Cho rằng đã có điều khoản trọng tài thì mọi vấn đề đều được giải quyết tại trọng tài. Thỏa thuận trọng tài không loại bỏ yêu cầu về thẩm quyền giải quyết, hình thức và tính hợp lệ của thỏa thuận. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra điều khoản trước khi ký và rà soát lại nếu hợp đồng được sửa đổi, bổ sung.

5. Cách để giải quyết tranh chấp bằng Trung tâm trọng tài thương mại quốc tế Bigboss

Để giải quyết tranh chấp bằng phương pháp trọng tài thương mại tại BBIAC. Quý khách hàng có thể ghi vào hợp đồng 1 trong 2 nội dung sau:

5.1. Điều khoản trọng tài mẫu

“Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương mại Quốc tế BIGBOSS (BBIAC) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này”.

Ngoài ra, các bên có thể bổ sung:

(a) số lượng trọng tài viên là [một hoặc ba].

(b) địa điểm trọng tài là [thành phố và/hoặc quốc gia].

(c) luật áp dụng cho hợp đồng là [ ].*

(d) ngôn ngữ trọng tài là [ ].**

Ghi chú:

*Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài

**Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài hoặc tranh chấp có ít nhất một bên là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

5.2. Điều khoản trọng tài mẫu theo thủ tục rút gọn

“Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Thương mại Quốc tế BIGBOSS (BBIAC) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này. Các bên thỏa thuận rằng tố tụng trọng tài sẽ được tiến hành theo Thủ tục rút gọn quy định tại Điều 39 của Quy tắc tố tụng trọng tài của BBIAC.”

Ngoài ra, các bên có thể bổ sung:

(a) địa điểm trọng tài là [thành phố và/hoặc quốc gia].

(b) luật áp dụng cho hợp đồng là [ ].*

(c) ngôn ngữ trọng tài là [ ]. **

Ghi chú:

*Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài

**Chỉ áp dụng đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài hoặc tranh chấp có ít nhất một bên là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài

Liên hệ 0979 133 955 để được tư vấn!

6. Kết luận

Thỏa thuận trọng tài trước khi phát sinh tranh chấp giúp doanh nghiệp chủ động lựa chọn phương thức giải quyết khi xảy ra tranh chấp và xác định trước cơ chế xử lý khi quan hệ hợp đồng phát sinh vấn đề. Tuy nhiên, lợi ích này chỉ được bảo đảm khi điều khoản được soạn thảo rõ ràng, xác lập đúng hình thức, bởi người có thẩm quyền và phù hợp với quy định pháp luật.

Doanh nghiệp nên rà soát điều khoản trọng tài ngay từ giai đoạn giao kết hợp đồng để hạn chế tranh chấp về thẩm quyền và lựa chọn được cơ chế giải quyết phù hợp với giao dịch.